Einzug und Vertragsabschluss: Mietzeitraum, Kaution, Nebenkosten auf einmal einstellen, Abrechnungszyklus automatisch generieren.

Was kann dieser Prozess für Sie tun?

Bei Einzug des Mieters klicken Sie auf ‚Einzug/Vertrag‘ im Zimmer, um alles in einem Prozess einzurichten: Mieterdaten, Mietvertragsart und -dauer, Zahlungsrhythmus und Mahnungen, Kaution, Nebenkosten, Vorauszahlungen - das System erstellt automatisch den kompletten Mieterabrechnungszyklus, alles ohne manuelle Eingaben.

Im Verwaltungsmodus gibt es zusätzlich den Eigentümerabrechnungszyklus: Provisionen und Verwaltungsgebühren werden automatisch entsprechend den Einstellungen erzeugt, und die erhaltene Miete wird automatisch abgezogen. Schließlich kann der Vertrag mit dem Mieter online abgeschlossen werden, wobei die Vertragsdaten automatisch übernommen werden, bis zur Versendung des Vertrags.

Vorgehensweise

Schritt 1: Zimmer auswählen und Mieterdaten eingeben

Finden Sie die Einheit im Zimmerverzeichnis links, in die eingezogen werden soll, klicken Sie auf das Drei-Punkte-Menü des Zimmers und wählen Sie ‚Einzug/Vertrag‘.

Objektadresse wird automatisch ausgefüllt, Mietername und E-Mail eintragen. Wenn zusätzliche Unterzeichner erforderlich sind (z.B. Bürge), klicken Sie auf 'Zusätzlichen Unterzeichner hinzufügen'; ansonsten überspringen.

Schritt 2: Mietbedingungen festlegen

Mietvertragstyp (eine von drei Optionen)

• Feste Laufzeit: Standardvertrag mit festgelegtem Start- und Enddatum. Daten manuell wählen oder 1 Jahr, 2 Jahre vorgeben.
• Monatsmiete: Flexible Laufzeit ohne Endpunkt, das System erstellt fortlaufend Rechnungszeiträume gemäß dem ursprünglichen Zahlungszyklus. Kündigung durch Vorankündigung durch beide Parteien.
• Feste Laufzeit, danach monatlich (Systemempfehlung): Nach Vertragsablauf kein Neuabschluss nötig, System erstellt automatisch Abrechnungszeiträume. Geeignet, wenn Mieter voraussichtlich bleiben; verhindert Vertragserneuerungslücken.

Mietvertrag und Verlängerungserinnerung

Richten Sie Benachrichtigungstermine für Verlängerungen ein, nachdem Sie Start- und Enddatum des Mietvertrags festgelegt haben (z.B. 30 Tage vor Ablauf): Bei Fälligkeit sendet das System eine E-Mail-Benachrichtigung an die Mitglieder mit Interesse an dieser Immobilie, um rechtzeitig mit Verlängerung oder Vermietung zu beginnen, damit Leerstandszeiten vermieden werden.

Zahlungszyklus und Fälligkeitsdatum

Es gibt acht Zahlungsfrequenzen: wöchentlich, zweiwöchentlich, monatlich, zweimonatlich, vierteljährlich, alle vier Monate, halbjährlich, jährlich. Das System erstellt die entsprechenden Abrechnungsperioden basierend auf der Frequenz.

Zwei Regeln für das Fälligkeitsdatum zur Auswahl: An einem bestimmten Tag des laufenden Monats (z.B. am ersten Tag des Monats) oder eine bestimmte Anzahl von Tagen vor Beginn der Abrechnungsperiode. Dieses Datum dient als Basis für Mahnungen und die Feststellung von Verzögerungen.

Zahlungserinnerungs-E-Mail

Sie können wählen, Zahlungserinnerungen gleichzeitig an Mieter zu senden, und einstellen, wie viele Tage im Voraus diese gesendet werden (z.B. 5 Tage vor dem Fälligkeitsdatum). Rechnungen basierend auf Zählerständen werden nicht gesendet, bevor die Ablesung abgeschlossen ist; das System sendet automatisch nach Abschluss der Ablesung. Das System sendet auch 5 Tage vor Erinnerungstermin eine Ableseerinnerung an interessierte Mitglieder, um sicherzustellen, dass die Ablesung vor Benachrichtigung erfolgt.

Schritt 3: Miete, Kaution und Nebenkosten

Miete und Kaution

Geben Sie den Mietbetrag ein. Die Steuer ist optional (entweder fester Betrag oder Prozentsatz, z.B. 500 oder 5%). Wählen Sie die Anzahl der Kautionsmonate (schnelle Eingabe über 1 oder 2 Monate). Zusätzliche Einträge möglich. Die Vertragsstrafe für vorzeitige Kündigung ist optional.

Kautionsverwalter, eine von zwei Optionen: Wählen Sie das Verwaltungsunternehmen, um die Kaution im Firmenkonto zu erfassen; oder wählen Sie den Eigentümer, und das System erfasst die Kaution automatisch im Treuhandkonto des Eigentümers. Das Treuhandkonto ist ein vom System für jeden Eigentümer eingerichtetes virtuelles Konto, in dem alle empfangenen Gelder des Eigentümers erfasst werden. Dies kann wie das Bankkonto des Eigentümers betrachtet werden.

Periodische Nebenkosten

Einmalige Einrichtung von regelmäßig erhobenen Gebühren (z.B. Strom, Parkplatz, Internet), die danach automatisch in jedem Zeitraum erzeugt werden. Drei Berechnungsmethoden:

• Feste Gebühr: Automatische Erzeugung eines festen Betrags pro Zeitraum, z.B. monatliche Wassergebühr 100 €, Aufzugskosten, Internetkosten.
• Nach Zählerstand: Preis pro Einheit festlegen (z.B. 5 €/Einheit) und Anfangsstand (optional, kann später hinzugefügt werden); Eingabe des Anfangs- und Endstands je Periode, der Betrag wird anhand des Verbrauchs berechnet.
• Manuelle Eingabe: Eingabe des tatsächlich erhaltenen Rechnungsbetrags, z.B. monatliche Gasrechnung; bei mehreren Mietern kann der Betrag entweder gleichmäßig oder anteilig aufgeteilt werden.

Der Schalter oben im Dialog bestimmt die Zugehörigkeit der Rechnungsperiode dieser Gebühr, d.h. zwei Abrechnungsmethoden für Nebenkosten: Bei 'Ein' werden die Gebühren mit der Mietperiode (laut Mietvertrag) zusammen auf einer Rechnung erhoben; bei 'Aus' erzeugt das System eine separate Nebenkostenabrechnungsperiode (unabhängig von der Miete) mit einem eigenen Abrechnungszyklus.

Vorauszahlungen (optional)

Wenn Sie die Nebenkosten nicht jeden Monat für die Mieter auslegen möchten, können Sie Vorauszahlungen aktivieren: Wählen Sie das Konto und legen Sie den monatlichen Vorauszahlungsbetrag fest (z.B. monatlich 500 Euro für Strom). Die tatsächlichen Kosten werden aus der Vorauszahlung abgezogen und am Ende des vereinbarten Zeitraums abgerechnet. Diese Vorauszahlung wird als Verbindlichkeit gegenüber dem Mieter verbucht und erst bei Abzug als Einnahme erfasst, der verbleibende Betrag wird bei Auszug zurückerstattet. Einfach deaktiviert lassen, wenn nicht benötigt.

Mieterrechnungen erstellen

Klicken Sie auf ‚Mieterrechnungen erstellen‘, um die bisherigen Einstellungen in einer Rechnungsübersicht zu sehen: Kaution (kann als bezahlt markiert werden), monatliche Mietabrechnungen inklusive Nebenkosten. In der Vorschau können Sie das Fälligkeitsdatum anpassen, einzelne Kostenpositionen löschen, mit der nächsten Periode zusammenführen oder eine einzelne Zahlung hinzufügen.

Schritt 4: Eigentümerabrechnung (Provision und Verwaltungsgebühren)

Provision

Vermittlungsgebühr, die beiden Seiten bei der Vermietung des Hauses berechnet wird: Provision vom Eigentümer (monatlich abrufbar) und vom Mieter (Halbmonat oder monatlich abrufbar), Beträge sind frei eintragbar.

Verwaltungsgebühr

Aktivieren Sie das Generieren der Verwaltungsgebühren. Das System berechnet automatisch den Betrag pro Zeitraum anhand des eingestellten Modells (z.B. 15.000 Euro Miete, 10% Verwaltungsgebühr ergibt 1.500 Euro), Beträge und Prozentsätze sind editierbar. Bestätigen Sie und klicken Sie auf ‚Eigentümerabrechnung erstellen‘.

Nach der Erstellung können Sie die vollständige Eigentümerabrechnungsliste anzeigen. Der Betrag jeder Verwaltungsgebühr kann individuell über das Stiftsymbol bearbeitet werden.

Schritt 5: Zustandsprüfung und Anhänge

Dokumentieren Sie den Zustand vor dem Einzug klar, um bei der Übergabe Nachweise zu haben:

• Fotos von Haus und Zimmern, Anmerkungen: Laden Sie Hausfotos (max. 5) und Zimmerfotos (max. 10) hoch und fügen Sie Anmerkungen hinzu. Schalten Sie ein, um Fotos und Anmerkungen in den Vertrag aufzunehmen. Diese Inhalte werden direkt im Mietvertrag als Zustandsnachweis enthalten sein.
• Inventarliste der Mietobjekte: Schalten Sie die Aufnahme in den Vertrag ein, und wählen Sie die Anzahl für jedes Element: Möbel (Bettgestell, Kleiderschrank, Schreibtisch etc.), Geräte (Klimaanlage, Waschmaschine, Kühlschrank etc.), Schlüssel (Haupttür, Zimmertür, Fernbedienung). Nicht in der Liste aufgeführte Artikel können manuell hinzugefügt werden. Überprüfen Sie bei der Übergabe jedes Element, um sicherzustellen, dass kein Item fehlt.
• Informationen zur Versicherungsgesellschaft: Wenn diese Mietvereinbarung durch eine Mietzinsversicherung abgedeckt ist, aktivieren Sie den Schalter und geben Sie die Wartezeit, Versicherungsgesellschaft, Versicherungsbeginn und -ende, Versicherungssumme und Versicherungsperiode an. Der Versicherungsstatus kann später zusammen mit dem Mietvertrag eingesehen werden. Weitere Details zur Ausfüllung finden Sie unter: Erläuterung der Mietzinsversicherungsfunktion

Online-Vertragsunterzeichnung mit Mieter

Nach Klicken auf „Vertrag ändern“ wählen Sie eine Signaturmethode für den elektronischen Vertrag. Sobald alle unterschrieben haben, erstellt und sendet das System automatisch ein Vertrags-PDF oder stellt es zum Download bereit. Vier Optionen:

• Mieter signiert via E-Mail: Das System sendet die Signaturbenachrichtigung an die E-Mail des Mieters, der sie öffnet und online unterschreibt.
• Mieter signiert über Link: Das System generiert einen Signaturlink, den Sie kopieren und über eine Messaging-App an den Mieter senden.
• Mieter signiert vor Ort: Verwenden Sie dies, wenn der Mieter vor Ort ist, und helfen Sie ihm, direkt auf Ihrem Gerät zu unterschreiben.
• Keine Vertragsunterzeichnung, nur Einzugsdaten erfassen: Wählen Sie dies, wenn Sie nur Vertragsinformationen erfassen müssen und keine elektronische Signatur erforderlich ist, z.B. bei einem bereits unterschriebenen Papiervertrag.

Vertragsvorlage auswählen

Wählen Sie eine Vorlage aus dem Dropdown-Menü: System-eigene Standardmietvorlagen oder Ihre benutzerdefinierten Vorlagen (z.B. Kurzzeitmietvertrag, Langzeitmietvertrag, Vertrag für ausländische Mieter). Sie können auch eine neue Vorlage erstellen oder durch Klicken auf die Bearbeitung der Vertragsvorlage die Bedingungen anpassen.

Nach Auswahl der Vorlage werden zuvor eingegebene Daten automatisch in die Vertragsvariablenfelder eingefügt: Name von Mieter und Vermieter, Adresse, Zimmer, Unterschriftsfelder und Datum der Unterzeichnung. Persönliche Daten des Mieters werden beim Unterzeichnen durch den Mieter selbst ausgefüllt.

Wenn Sie an der Reihe sind, zu unterschreiben, können Sie handschriftlich zeichnen, eine Unterschriftsdatei hochladen oder eine zuvor gespeicherte Unterschrift verwenden. Vor der Unterzeichnung müssen Sie bestätigen, dass Sie den Vertrag gelesen haben und freiwillig unterschreiben. Nach Fertigstellung klicken Sie, um die Unterschrift dem Vertrag hinzuzufügen.

Nachdem Sie den Vertrag überprüft und als korrekt bestätigt haben, klicken Sie, um ihn an den Mieter zu senden. Sobald der Mieter unterschrieben hat, erstellt das System automatisch ein vollständiges PDF des Vertrags für beide Parteien zum Aufbewahren.

Nach Abschluss: Abrechnungsperiode ist bereits automatisch generiert, erneute Eingabe nicht erforderlich.

Nach Abschluss des Einzugs können Sie im Bewohner-Abrechnungsbereich, auf dem Tab Mieterabrechnung, alle vom System automatisch erstellten Abrechnungszeiträume für diesen Mieter sehen: Mietperioden (basierend auf dem Mietvertrag, inklusive konsolidierter Nebenkosten) und separate Nebenkostenzeiträume (für Gebühren, die sich von der Miete unterscheiden). Diese werden anschließend automatisch fortlaufend erstellt, manuelles Eingeben ist nicht nötig. Bei verbrauchsabhängigen Posten wird vor der Ablesung 'nicht abgelesen' angezeigt. Nach der Ablesung fließt der Betrag automatisch in die jeweilige Abrechnung ein.

Wechseln Sie zum Tab Agenturabrechnung, um die periodisch erstellte Verwaltungskostenabrechnung für diesen Vertrag zu sehen. Betrag und Fälligkeitstermin sind bereits festgelegt, und auch diese Abrechnungen werden automatisch fortlaufend erstellt, sodass kein manuelles Eingeben nötig ist. Warten Sie einfach auf die Zahlung und stimmen Sie ab.

Vertrag ansehen/bearbeiten: Miete, Zahlungszyklus, Kaution ändern

Nach Vertragsabschluss: Um Miete, Zahlungszyklus, Kaution oder periodische Zahlungen zu ändern, klicken Sie auf das Mehr-Menü des Raumeinheitssymbols (das Symbol mit den drei Punkten) und wählen 'Vertrag ansehen'. Mietbedingungen, Zahlungszyklen, Kaution und periodische Nebenkosten können direkt in diesem Bildschirm geändert werden, ohne den Vertrag neu zu erstellen. Hinweis: Unterschriebene elektronische Verträge werden vorübergehend gesperrt und können erst nach der Unterschrift angepasst werden.

Häufig gestellte Fragen

Wie wählt man unter den drei Mietvertragsarten?

Für klare Start- und Enddaten und nach Ablauf anders verlängerbare reguläre Mietverträge wählen Sie 'Festmietvertrag'. Für gänzlich flexible Verträge ohne feste Laufzeit, die jederzeit mit Vorankündigung gekündigt werden können, wählen Sie 'Monatsmietvertrag'. Wenn erwartet wird, dass der Mieter nach Ablauf bleibt, wählen Sie 'Festmietvertrag mit automatischer Verlängerung als Monatsmietvertrag' (vom System empfohlen): Es ist keine erneute Unterzeichnung erforderlich, Abrechnungen werden nahtlos fortgesetzt, es gibt keine Versäumnisse.

Ist die E-Mail-Adresse des Mieters zwingend erforderlich?

Es wird stark empfohlen, die E-Mail auszufüllen. Ohne E-Mail sendet das System keine Zahlungserinnerungen an Mieter und es können keine E-Mail-Benachrichtigungen für den Online-Vertragsabschluss zugestellt werden. Wenn wirklich keine E-Mail vorhanden ist, können Sie stattdessen einen Link zur Vertragsunterzeichnung oder eine persönliche Unterzeichnung verwenden.

Was ist der Unterschied, ob die Kaution von der Verwaltungsgesellschaft oder dem Eigentümer gehalten wird?

Der Unterschied liegt darin, auf wessen Konto das Geld gebucht wird. Wählen Sie den Eigentümer, wird die Kaution automatisch auf das Treuhandkonto des Eigentümers gebucht (ein virtuelles Konto, das das System für jeden Eigentümer einrichtet, um erhaltene Gelder zu verwalten). Bei der Abrechnung wird sie zusammen mit anderen Beträgen ausgeglichen. Bei Auswahl der Verwaltungsgesellschaft erfolgt die Buchung auf deren Konto. Wählen Sie gemäß Ihrem Vertrag mit dem Eigentümer.

Was sind Vorauszahlungen? Sind sie wie Kautionen?

Nein, sie sind unterschiedlich. Eine Kaution ist eine Vertragssicherheit und wird bei Auszug grundsätzlich vollständig zurückerstattet; Vorauszahlungen sind Gelder, die vorab eingezogen und periodisch gegen tatsächliche Ausgaben verrechnet werden, z.B. jeden Monat 500 Euro vorausbezahlte Stromkosten. Die tatsächlichen Kosten werden abgezogen, was den Vermieter von der monatlichen Vorauszahlung und Abrechnung befreit. Nicht genutzte Beträge werden bei Auszug abgerechnet und zurückerstattet. Beide sind in der Buchhaltung als Verbindlichkeiten gegenüber dem Mieter, nicht als Einkommen, aufgeführt.

Kann der Abrechnungszeitraum nach seiner Erstellung noch geändert werden?

Ja. Der bei der Erstellung angezeigte Bildschirm ist nur eine Vorschau. Sie können Zahlungstermine sofort anpassen, einzelne Kosten löschen, mit dem nächsten Abrechnungszeitraum zusammenfassen oder eine Einzelzahlung hinzufügen. Nach der Erstellung des Abrechnungszeitraums können Sie Änderungen im Bereich 'Einheiten' der Objektverwaltung unter dem Mieterkonto vornehmen.

Wann werden die Eigentümerprovision und die Verwaltungsgebühr als bezahlt markiert?

Zeitgleich mit der Miete. Sobald ein Mietabrechnungszeitraum als bezahlt markiert ist, werden automatisch die Verwaltungskosten und die Eigentümerprovision dieses Zeitraums verrechnet und als bezahlt markiert. Es ist keine manuelle Einzelverifizierung erforderlich.

Muss der Vertrag online unterschrieben werden?

Nein. Die letzte Option bei der Vertragsunterzeichnung ist keine Vertragsunterzeichnung, sondern nur die Aufzeichnung der Einzugsdaten, geeignet in Fällen, in denen bereits ein Papiervertrag abgeschlossen ist. Abrechnungs- und Verwaltungsfunktionen bleiben vollständig unberührt.