Benutzerdefinierte Mietbenachrichtigungen: Mietzahlungserinnerungen, Vertragsablauf, das System sendet zur richtigen Zeit an die richtige Person

Was können benutzerdefinierte Benachrichtigungen für Sie tun?

Das Mietmanagement erfordert viele zeitgesteuerte Benachrichtigungen an bestimmte Personen: Vertragserinnerungen zur Verlängerung, Benachrichtigungen an Mieter; Versicherungserinnerungen; jährliche Mietanpassungsbenachrichtigungen. Benutzerdefinierte Benachrichtigungen lassen Sie diese Aufgaben als Regeln festlegen: Wann senden (Auslöser), an wen senden (Empfänger und Filter), was senden (mit Variablenpersonalisierten Inhalt). Einmal eingerichtet, überwacht das System die Daten jeder Vereinbarung und sendet automatisch bei Fälligkeit.

Der Schlüssel liegt in der Personalisierung der Benachrichtigungen: Der Inhalt enthält Variablen (z. B. Name des Mieters, Objektname, Vertragsbeginn). Beim Versand ersetzt das System diese durch die jeweiligen Daten jedes Empfängers. Eine Regel kann an hundert Mieter senden und jeder erhält eine auf ihn zugeschnittene Nachricht, wie handgeschrieben, aber vollautomatisch.

Zugang: Klicken Sie im linken Menü auf 'Benachrichtigungen' und wählen Sie 'Benutzerdefinierte Benachrichtigungsregeln'. Sie können gängige, im System integrierte Regeln (Verlängerungserinnerungen, Auszugsbenachrichtigungen, Versicherungserinnerungen, Mietanpassungserinnerungen usw.) sehen und einfach aktivieren; erstellen Sie eigene Regeln über das '+' in der oberen rechten Ecke.

Wofür kann es verwendet werden? Fünf praktische Szenarien

Dies sind integrierte Regeln oder solche, die in wenigen Minuten eingerichtet werden können:

Vier Schritte zur Erstellung einer Regel

Schritt 1: Grundeinstellungen

Aktivierungsschalter einschalten, Regel einen gut erkennbaren Namen geben und Benachrichtigungsempfänger wählen: Mieter (an Mieter mit passenden Verträgen senden) oder Mitarbeiter (nur an Mitarbeiter, die sich für das Objekt interessieren, senden, um unnötige Benachrichtigungen zu vermeiden).

Schritt 2: Benachrichtigungsbedingungen

• Auslöse-Art: Ereignisgesteuert (ausgelöst durch das Vertragsdatum, am häufigsten verwendet) oder festgelegter Zyklus (regelmäßiger Versand).
• Referenzdatum: Wählen Sie das Datum als Referenz: Vertragsbeginn, Mietvertragsende, Auszugsdatum, Versicherungsbeginn, Versicherungsende.
• Zeitplanung: Einmaliger Versand oder jährliche Benachrichtigung (basierend auf dem Referenzdatum, jedes Jahr am selben Tag, geeignet für jährlich wiederkehrende Mitteilungen wie Mietanpassungen).
• Versandzeitpunkt: Vor dem Ereignis (vorherige Benachrichtigung), nach dem Ereignis (nachträgliche Benachrichtigung) oder am Ereignistag, und wie lange im Voraus oder im Nachhinein in Jahren, Monaten, Tagen.
• Filterkriterien: Begrenzen Sie weiter, auf welche Verträge diese Regel angewendet wird, z.B. Vertragsstatus ist 'aktiv'. Es können mehrere Kriterien hinzugefügt werden. Verträge, die nicht den Kriterien entsprechen, erhalten keine Benachrichtigung.

Schritt 3: Benachrichtigungsinhalt

Verfassen Sie einen Benachrichtigungstitel und -inhalt. Links finden Sie eine Liste der verfügbaren Datenfelder (kategorisiert nach Vertrag, Objekt, etc.). Klicken Sie auf ein Feld, um eine Variable einzufügen (angezeigt als doppelte geschweifte Klammern, z.B. Mietername, Objektname, Vertragsbeginn). Variablen werden beim Senden durch die persönlichen Daten des Empfängers ersetzt. Titel und Inhalt können Variablen verwenden.

Benachrichtigungsbericht: Wählen Sie einige Felder aus, und das System erstellt automatisch eine Tabelle am Ende der Benachrichtigung, die diese Daten zusammenfasst, z.B. Objektname, Zimmer, Vertragsbeginn in einer Reihe, damit der Empfänger keine Informationen im Text suchen muss.

Schritt 4: Vorschau und Speichern

Die Vorschauseite zeigt die vollständige Benachrichtigung: Titel, Inhalt und automatisch generierte Tabelle, mit Variablen in doppelten Klammern. Nach Bestätigung klicken Sie auf Speichern.

Nach dem Speichern erscheint die Regel in der Liste mit dem Status 'Aktiviert'. Jede Regel in der Liste zeigt eine Zusammenfassung der Auslösekriterien, Benachrichtigungsempfänger und Status. Sie können diese jederzeit deaktivieren, bearbeiten oder löschen.

Benachrichtigungsverlauf für gesendete Mitteilungen an Mieter abrufen

Nach dem Versenden der Benachrichtigungen können Sie jederzeit deren Versandstatus überprüfen. Gehen Sie im linken Menü zu [ Benachrichtigungen ] → [ Mieterbenachrichtigungsverlauf ].

Die Seite listet jede versendete Benachrichtigung nach Zeit auf, einschließlich Versandzeit, Regelzusammenfassung (Häufigkeit, Empfänger, Bedingungen und Regelstatus) sowie die entsprechende Immobilien- und Einheitennamen sowie Mieter. Klicken Sie auf [ Nachrichteninhalt anzeigen ], um die vollständige Nachricht zu sehen, die der Mieter erhalten hat.

Bei vielen Einträgen können Sie den Bereich mit dem [ Filter ] oben eingrenzen, um schnell einen bestimmten Eintrag oder Mieter-Postverlauf zu finden.

Wie sehen die versendeten E-Mails aus? Jeder erhält seine eigene Version.

Wenn die Regel ausgelöst wird, überprüft das System jeden Vertrag: Für passende Daten und Filterbedingungen ersetzt es alle Variablen im Inhalt mit den Vertragsdaten und sendet sie an die entsprechenden Empfänger. Der Empfänger bestimmt den Inhalt der E-Mail.

Beispiel einer Regel 'Dankesbenachrichtigung zu fünf Jahren Miete': Mieter Billy erhält 'Hi, Billy, vielen Dank für fünf Jahre Miete im Sunny Heights Apartment - Zimmer 301', ein anderer Mieter erhält seinen eigenen Namen, Objekt und Zimmer. Eine Regel, aber jede Nachricht ist auf den Mieter zugeschnitten, und Sie haben dies nur einmal eingestellt.

Häufig gestellte Fragen

Was unterscheidet integrierte Regeln von benutzerdefinierten Regeln?

Es gibt keinen grundlegenden Unterschied. Integrierte Regeln sind voreingestellte, häufige Szenarien (Verlängerungserinnerungen, Auszugsbenachrichtigungen, Versicherung Ablauf, Mietanpassungserinnerungen), die direkt aktiviert oder bearbeitet werden können. Benutzerdefinierte Regeln bieten die gleiche Flexibilität, indem sie Bedingungen, Empfänger und Inhalte von Grund auf kombinieren.

Was ist der Unterschied zwischen ereignisgesteuert und festem Zyklus?

Ereignisgesteuert basiert auf den eigenen Daten jedes Vertrags, z.B. 60 Tage vor Ablauf jeder individuellen Miete. Der Zeitpunkt variiert je nach Vertrag und ist der am häufigsten genutzte Modus für Vermietungsbenachrichtigungen. Fester Zyklus ist eine regelmäßige Zustellung, die nicht an Vertragsdaten gebunden ist.

Was sind doppelte geschweifte Klammern Variablen im Inhalt?

Es sind Platzhalter, die beim Senden ersetzt werden. Das System ersetzt sie durch die jeweiligen Vertragsdaten jedes Empfängers: Der Name des Mieters wird durch den Namen des Empfängers ersetzt, Objekte und Daten durch die Vertragsinformationen. So ist jede gesendete E-Mail der gleichen Regel individuell auf den Empfänger abgestimmt.

Wird die Benachrichtigung an alle Mitarbeiter gesendet, wenn Mitarbeiter als Empfänger ausgewählt sind?

Nein, nur an Mitarbeiter, die die betreffenden Objekte betreuen. Nur die Verantwortlichen erhalten Benachrichtigungen; unbeteiligte Kollegen werden nicht belästigt. Zuständigkeiten können in den Objekteinstellungen angepasst werden.

Kann man Regeln noch ändern, nachdem sie eingerichtet wurden? Was tun, wenn ich vorübergehend keine Benachrichtigungen senden möchte?

Ja, das ist möglich. Gehen Sie zur Regelnliste, um den Inhalt über das Mehr-Menü jeder Regel zu ändern oder zu löschen. Stellen Sie den Status auf Inaktiv, um keine Benachrichtigungen zu senden. Die Einstellungen bleiben erhalten und können jederzeit wieder aktiviert werden.

Was tun, wenn der Mieter sagt, er habe die Benachrichtigung nicht erhalten?

Bitte unter "Benachrichtigungen"→ "Mietermitteilungen" nachsehen. Die Aufzeichnung zeigt die Versandzeiten der Mitteilungen an. Durch Klicken auf "Inhalt anzeigen" kann der vollständige Nachrichtentext eingesehen werden. Bei bestätigtem Versand bitte den Mieter bitten, den Spam-Ordner zu prüfen oder die Richtigkeit der E-Mail im Mieterprofil zu überprüfen.