So erstellen Sie ein Hauptbuch in RentPackage, automatisch zusammengefasste Mieten und Immobilienabrechnungen

Tragen Sie Mieteinzahlungen noch manuell in Excel ein? RentPackage verfügt über eine integrierte doppelte Buchhaltungs-Engine. Sie müssen lediglich Miete einziehen und Buchungen vornehmen. Das System erstellt automatisch Buchungseinträge. Wenn Sie einen Bericht sehen möchten, wählen Sie den Zeitraum aus und drücken Sie einen Knopf. Ein ausgeglichenes Hauptbuch wird sofort erstellt – ohne Buchhaltungskenntnisse oder manuelle Summierung.

1. Was ist ein Hauptbuch?

Das Hauptbuch (General Ledger) fasst alle Transaktionen in einem Zeitraum nach Konten (Aktiva, Passiva, Eigenkapital, Erträge, Aufwendungen) zusammen und zeigt die Soll- und Haben-Summen sowie den Saldo jedes Kontos. Es bildet die Grundlage für die Gewinn- und Verlustrechnung sowie die Bilanz und ist der Bericht, der bei Prüfungen am häufigsten angefordert wird. Wenn Sie die Bücher gegenüber Buchhaltern, Vermietern oder Steuerbehörden darlegen müssen, ist dieser Bericht Ihr Ausgangspunkt.

2. Datenquelle des Berichts

Die Zahlen des Hauptbuchs stammen aus zwei Quellen, die automatisch zusammengeführt werden:

• Automatisch erstellte Periodenbuchungen: Nach Erstellung eines Vertrags generiert das System automatisch Einträge für Miete, Kaution, Verwaltungskosten etc. Bei Zahlungseingängen werden die entsprechenden Einträge ebenfalls automatisch abgeschlossen, ohne manuelle Buchhaltung.
• Manuelle Buchung: Ein- und Auszahlungen außerhalb der Abrechnungsperiode (z. B. Reparaturkosten, Anfangssaldo, Eigentümerzuweisungen) können mit der Funktion für manuelle Buchungen eingegeben werden. Weitere Informationen finden Sie unter: Manuelle Buchung Anleitung

3. Hauptbuch erstellen

Schritt 1: Auf die Berichtseite gehen

Wählen Sie im Menü links „Berichte“ → „Berichte“.

Schritt 2: Berichtskriterien festlegen

• Berichtstyp: Wählen Sie „Hauptbuch“.
• Immobilie/Eigentümer/Firma: Wählen Sie das Objekt, das Sie abfragen möchten. Ein Konto kann separat für verschiedene Eigentümer abrechnen, ohne die Finanzen der anderen zu vermischen, was besonders für Verwaltungsfirmen wichtig ist.
• Berichtszeitraum: Wählen Sie das Anfangs- und Enddatum der Abfrage, z.B. 01.01.2026 – 24.07.2026.
• Buchhaltungsgrundlage:
  • Einnahmenüberschussrechnung: Erfassen anhand des tatsächlichen Zahlungseingangsdatums. Einnahmen werden erst als solche verbucht, wenn das Geld eingegangen ist. Geeignet für private Vermieter und kleinere Meldungen.
  • Periodenabgrenzung: Erfassen anhand des Fälligkeitsdatums der Forderungen. Mietzahlungen werden bei Fälligkeit als Einnahmen verbucht, unabhängig davon, ob sie bereits eingegangen sind. Geeignet für Unternehmen, die formelle Finanzberichte benötigen.

Nach Fertigstellung der Einstellungen klicken Sie auf „Bericht erstellen“.

Schritt 3: Bericht anzeigen

4. Wie man diesen Bericht liest

Der Bericht ist in fünf Hauptbereiche nach Kontotyp kategorisiert, mit Beispielzahlen erläutert:

• Vermögen: "Treuhandkonto"-Saldo 443.579, zeigt das tatsächliche Guthaben im Zeitraum; "Forderungen"-Saldo 402.695, zeigt fällige, aber noch nicht eingezogene Beträge; weitere Konten wie "Kautionsbankkonto" zeigen separat die Mittel im Kautionskonto.
• Verbindlichkeiten: "Kaution"-Saldo 577.332, "Vorauszahlungen"-Saldo 13.685. Kautionen und Vorauszahlungen sind keine Einnahmen, sondern Rückzahlungen an Mieter oder Beträge für zukünftige Perioden. Das System klassifiziert sie automatisch korrekt, um den häufigen Fehler zu vermeiden, Kautionen als Einnahmen zu zählen.
• Eigenkapital: "Anfangssaldo" Haben 4.523, das bei der Kontoanlage als Anfangskapital erfasst wurde; "Eigentümerausschüttung" bezeichnet im Zeitraum an Eigentümer verteilte Beträge und wird als Abzug vom Eigenkapital in Rot angezeigt. Im täglichen Miet- und Zahlungsverkehr entstehen selten Eigenkapitaleinträge; dieser Abschnitt kommt meist von Anfangssaldo, Einzahlungen oder Ausschüttungen an Eigentümer. Ohne solche Buchungen wird nichts angezeigt.
• Einnahmen: Neben "Mieteinnahmen" 222.818 werden alle Arten von Einnahmen wie Reinigungsgebühren, Wassergebühren, Internetgebühren, Kautionsguthaben etc. nach Konten separat aufgeführt, Einnahmen Zwischensumme 243.849, jede Einnahmequelle klar ersichtlich.
• Ausgaben: "Verwaltungskosten" Ausgaben, "Mietausgaben", "Gebührenausgaben" etc., angefallene Ausgaben, Sollsumme 30.015.

5. Drucken und Speichern

Das Drucksymbol oben rechts im Bericht ermöglicht direktes Drucken oder Speichern als PDF, ohne dass bei der Übergabe an Buchhalter oder Eigentümer eine Neugestaltung erforderlich ist.

6. Häufig gestellte Fragen

Warum unterscheiden sich die Zahlen zwischen Kassen- und Abgrenzungsbasis?

Der Unterschied liegt im Erfassungszeitpunkt. Bei der Abgrenzungsbasis erfolgt die Erfassung am "Forderungsdatum", Miete zählt als Einkommen, wenn sie fällig ist. Bei der Kassenbasis erfolgt die Erfassung am "Zahlungseingangsdatum", Geld wird erst bei Eingang erfasst. Wenn ein Mieter verspätet zahlt, unterscheiden sich die Einnahmen der beiden Methoden, was normal ist.

Werden manuelle Buchungen im Hauptbuch angezeigt?

Ja. Manuelle Buchungen werden mit automatisch generierten Buchungen zusammengefasst, ohne dass zusätzliche Einstellungen erforderlich sind.

Kann ich nur die Buchhaltung für eine einzelne Immobilie sehen?

Ja. Wählen Sie einfach die spezifische Immobilie im Dropdown-Menü „Immobilie/Eigentümer/Firma“ aus. Das System fasst dann nur die Buchungen dieser Immobilie zusammen.