Bilanz: Wie viel des Bankguthabens gehört eigentlich den Mietern? Kautionen und Vorauszahlungen auf einen Blick.

Was kann die Bilanz für Sie tun?

Die Bilanz zeigt die finanzielle Lage an einem bestimmten Datum: Wie viele Vermögenswerte (Bankguthaben, noch nicht erhaltene Forderungen) sind vorhanden und wie viele Verbindlichkeiten (Mietkautionen, vorausbezahlte Stromrechnungen, Verbindlichkeiten) bestehen, sowie das daraus resultierende Eigenkapital. Es ist keine Summierung über einen Zeitraum, sondern ein Bestands-Snapshot des ausgewählten Datums.

Nützlichstes Szenario: Jederzeit wissen, wie viel Geld der Mieter gebunden ist. Kautionen und Vorauszahlungen sind Gelder, die irgendwann zurückgezahlt werden müssen; wenn sie im Bankguthaben vermischt werden, könnte man sie leicht als eigenes Geld ausgeben. Die Bilanz listet sie klar als Verbindlichkeiten auf, damit sofort sichtbar ist, welche Gelder unberührt bleiben müssen.

Anleitung

Schritt 1: Berichtskonditionen festlegen

Öffnen Sie die Berichtsseite in der Funktionsliste (klicken Sie im linken Menü auf Berichte und dann auf Bericht) und legen Sie folgende Bedingungen in der Reihenfolge fest:

• Berichtsart: Bilanz auswählen.
• Objekt/Eigentümer/Firma auswählen: Bestimmen Sie den Berichtsbereich: Ein einzelnes Objekt, alle Objekte eines Eigentümers oder die gesamte Firma.
• Berichtsdatum: Wählen Sie ein einzelnes Datum. Die Bilanz stellt den Status an diesem Tag dar, daher wird nur ein Datum, keine Start- und Endzeitspanne benötigt. Dies ist der Hauptunterschied zur Gewinn- und Verlustrechnung.
• Buchführungsgrundlage: Wählen Sie Kassenbasis (basierend auf Zahlungseingang) oder Abgrenzungsbasis (basierend auf Fälligkeit). Unterschiede finden Sie in den FAQs.

Schritt 2: Bericht erstellen

Klicken Sie auf Bericht erstellen, um die Bilanz für das angegebene Datum zu generieren. Der Inhalt ist in drei Abschnitte unterteilt:

• Vermögenswerte: Ihre Ressourcen wie das Guthaben auf Treuhandkonten und ausstehende Forderungen, summiert als Gesamtvermögen.
• Verbindlichkeiten: Ihre Verbindlichkeiten, hauptsächlich an Mieter: Kautionen (zurückzuzahlen bei Auszug), Vorauszahlungen (noch nicht aufgebrauchte Beträge wie Stromvorauszahlungen), Verbindlichkeiten, summiert als Gesamtverbindlichkeiten.
• Eigenkapital des Eigentümers: Der Teil, der nach Abzug der Verbindlichkeiten tatsächlich Ihnen gehört, einschließlich des in dieser Periode angesammelten Nettogewinns.

Klicken Sie auf das Drucksymbol oben rechts im Bericht, um direkt zu drucken oder als PDF zu speichern, damit Sie es einem Buchhalter oder Eigentümer geben können.

Häufige Fragen

Warum unterscheiden sich die Beträge in den Bilanzen von Ist- und Sollbasis?

Das ist normal. Diese beiden Grundlagen beziehen sich auf unterschiedliche Periodisierungen für dieselbe Buchung: Die Ist-Basis betrachtet das tatsächliche Empfangsdatum, die Soll-Basis das zugehörige Datum. Solange es periodenübergreifende Zahlungen (z.B. verspätete Mieten, im Voraus erhaltene Beträge) gibt, unterscheiden sich die Beträge der beiden Berichte, aber über einen längeren Zeitraum wird die Gesamtsumme konsistent sein.

Wie unterscheidet sich die Gewinn- und Verlustrechnung von der Bilanz?

Der Zeitbegriff ist unterschiedlich. Die Gewinn- und Verlustrechnung misst die Geschäftsergebnisse über einen Zeitraum, z.B. was vom 1. Januar bis zum 30. Juni eingenommen, ausgegeben und netto verdient wurde, ähnlich einem Film. Die Bilanz zeigt die finanzielle Lage zu einem bestimmten Zeitpunkt, z.B. am 30. Juni, wie viele Vermögenswerte man hat, welche Verbindlichkeiten gegenüber den Mietern bestehen, ähnlich einem Foto. Wenn Sie wissen möchten, ob man in diesem Halbjahr Geld verdient hat, sehen Sie sich die Gewinn- und Verlustrechnung an; wenn Sie wissen möchten, wie viel Mieterkaution Sie derzeit in der Hand haben und wie die Vermögensstruktur aussieht, sehen Sie sich die Bilanz an.

Warum erscheinen Kautionen und im Voraus gezahlte Stromgebühren in den Verbindlichkeiten?

Weil diese Beträge den Mietern gehören und nicht Ihr Einkommen sind. Die Kaution muss bei Auszug zurückerstattet werden; die im Voraus gezahlten Stromgebühren sind eine Vorauszahlung der Mieter, um die laufenden Stromkosten zu verrechnen und das monatliche Ablesen zu vermeiden. Bei Auszug wird der Restbetrag ebenfalls geklärt und zurückerstattet. Zum Zeitpunkt des Eingangs gehören diese Beträge zu den Verbindlichkeiten und erscheinen in der Passivseite der Bilanz, nicht in der Gewinn- und Verlustrechnung. Erst bei der tatsächlichen Verrechnung der Stromkosten wird der verrechnete Betrag als Stromkosteneinnahme erfasst und erscheint in der Gewinn- und Verlustrechnung der entsprechenden Periode.