Wie man Mieter über den Kalender benachrichtigt: Beispiel Stromausfall

Was ist der Kalender?

Angenommen, das Elektrizitätsunternehmen teilt Ihnen mit, dass in 15 Tagen wegen Wartungsarbeiten der Strom ausfällt. Wenn Sie diese Benachrichtigung erhalten, sind Sie beschäftigt und könnten in 15 Tagen vergessen, die Mieter zu erinnern. Mit dem Kalender können Sie einfach zum Zeitpunkt der Benachrichtigung einen Termin erstellen, das Datum festlegen, und das System benachrichtigt die Mieter automatisch. Sie müssen es sich nicht merken oder jeden einzeln anrufen oder schreiben. Wasserabschaltungen, Feuerinspektionen, Auszugs-Checks und ähnliche Angelegenheiten können auf die gleiche Weise gehandhabt werden.

Wie man den Kalender öffnet

Klicken Sie auf das Kalendersymbol oben rechts auf dem Bildschirm (rot markiert im Bild), um zum Kalender zu gelangen.

Der Kalender kann in den Ansichten Monat, Woche oder Tag angezeigt werden, und Sie können mit den rechten und linken Pfeilen zwischen den Monaten wechseln. Auf der rechten Seite werden alle Termine des aktuellen Monats nach Datum gelistet, um Ihnen einen schnellen Überblick über anstehende Aufgaben zu geben.

Wie man einen Termin hinzufügt

Klicken Sie auf die Schaltfläche ‚Kalender hinzufügen‘ oben rechts oder öffnen Sie das Hinzufügen-Fenster, indem Sie auf ein Datum im Kalender klicken (siehe Bild).

Der Betreff ist ein Pflichtfeld. Bitte geben Sie den Inhalt dieses Termins ein, z.B.: Stromausfall wegen Leitungswartung am 22.7. von 9:00 bis 12:00 Uhr. Der Betreff wird im Kalender angezeigt und auch als Benachrichtigung an die Mieter gesendet. Deshalb sollten Zeit und Grund klar formuliert sein, damit die Mieter ihn verstehen, ohne zurückfragen zu müssen.

Diesen Termin für Mieter freigeben

Im Objektblock können Sie entscheiden, ob dieser Termin öffentlich ist:

• Öffentlich: Mieter der ausgewählten Objekte (oder Räume) können diesen Termin im Mieterportal sehen und werden benachrichtigt. Bei wichtigen Informationen wie Stromausfällen ist es ratsam, den Termin öffentlich zu machen, damit alle betroffenen Mieter benachrichtigt werden.
• Nicht öffentlich: Nur im Admin-Portal sichtbar, geeignet für interne Vorgänge, z.B. die Koordination von Reparaturdienstleistern oder interne Audits.

Wählen Sie dann den Namen des zugehörigen Objekts und Raums aus. Bei Stromausfällen ist normalerweise das ganze Gebäude betroffen, wählen Sie daher einfach das Objekt aus. Bei Arbeiten, die nur ein spezifisches Zimmer betreffen (z.B. Rohrreparaturen), wählen Sie das entsprechende Zimmer aus, um nur die Mieter dieses Zimmers zu benachrichtigen.

Datum und Benachrichtigungsart festlegen

Das Datum ist ein Pflichtfeld. Bitte wählen Sie das Datum und die Uhrzeit des Ereignisses aus. Bei einer Stromabschaltung z.B. das Datum in 15 Tagen.

Es stehen drei Benachrichtigungsarten zur Verfügung. Das System versendet die Benachrichtigungen automatisch basierend auf Ihrer Wahl, sodass Sie sich nach der Einstellung nicht mehr darum kümmern müssen:

• Benachrichtigung zu festgelegtem Zeitpunkt: Sie können den Benachrichtigungszeitpunkt im Dropdown-Menü wählen (z.B. am Tag selbst). Das System sendet die Benachrichtigung automatisch. Bei Stromausfall z.B. am Tag des Ereignisses, damit die Mieter es nicht zu früh und dann vergessen.
• Benachrichtigung sofort senden: Nach dem Speichern wird die Benachrichtigung sofort gesendet. Geeignet für frühzeitige Mitteilungen, wie z.B. Stromausfall 15 Tage im Voraus.
• Keine Benachrichtigung: Nur im Kalender eintragen, keine Benachrichtigung senden.

Andere Empfänger benachrichtigen

Falls Personen außerhalb von Mietern und Verwaltung (z.B. Eigentümer, Reparaturdienste) benachrichtigt werden sollen, können zusätzliche Empfänger aktiviert und zur Benachrichtigungsliste hinzugefügt werden. So erhalten alle relevanten Personen die Nachricht gleichzeitig.

Wiederkehrende Benachrichtigung

Wenn der Termin regelmäßig stattfindet (z.B. monatliche Brandschutzüberprüfung, vierteljährliche Wasserturmreinigung), kann eine wiederkehrende Benachrichtigung aktiviert werden. Einmal eingestellt, erinnert das System automatisch gemäß dem Zyklus, ohne dass der Termin jedes Mal neu erstellt werden muss.

Bildanhang hochladen

Sie können im Anhangsbereich Bilder hochladen (maximal 2). Im Falle einer Stromausfallbenachrichtigung können Sie direkt das Benachrichtigungsblatt des Energielieferanten fotografieren und hochladen. Die Mieter sehen bei der Benachrichtigung die Originalankündigung, was die Informationen komplettiert und Ihnen die Zeit für das erneute Tippen spart. Nachdem Sie alles eingestellt haben, klicken Sie auf Speichern, um die Hinzufügung abzuschließen.

Kalender anzeigen und drucken

Die hinzugefügten Termine werden im Kalender und in der Terminübersicht rechts angezeigt. Klicken Sie, um zu sehen oder zu bearbeiten. Wenn Sie gedruckte Ankündigungen benötigen (z.B. für ein schwarzes Brett), klicken Sie auf die Drucktaste, um den aktuellen Kalenderbildschirm direkt zu drucken.