Як використовувати календар для повідомлення орендарів: приклад повідомлення про відключення електроенергії

Що таке календар?

Уявіть, що енергетична компанія попередила вас про відключення електроенергії через 15 днів через ремонт ліній. Ви зайняті, коли отримуєте сповіщення, і можливо забудете нагадати мешканцям через 15 днів. Використовуючи календар, ви просто додаєте подію, налаштовуєте дату, і система автоматично повідомить мешканців у потрібний час. Вам не потрібно це запам'ятовувати чи дзвонити/писати кожному окремо. Те саме стосується відключення води, пожежних перевірок, перевірок при виселенні тощо.

Як відкрити календар

Клацніть на значок календаря у верхньому правому куті екрана (як позначено червоним на малюнку), щоб перейти до сторінки календаря.

Календар можна переглядати в режимах місяць, тиждень, день, а місяці можна перемикати стрілками. Праворуч буде виведено всі події місяця, щоб ви могли легко дізнатися, що потрібно обробити найближчим часом.

Як додати подію

Клацніть кнопку «Додати календар» у верхньому правому куті або натисніть на дату в календарі, щоб відкрити вікно додавання (як на малюнку).

Тема є обов'язковим полем. Введіть зміст події, наприклад: «7/22 з 9 до 12 через ремонт ліній відключення електроенергії». Тема відображатиметься в календарі та буде відправлена мешканцям як сповіщення. Тому рекомендується чітко вказувати час і причину, щоб мешканці розуміли без додаткових запитань.

Чи слід зробити подію публічною для мешканців

У блоці об'єкта ви можете вирішити, чи зробити цю подію публічною:

• Відкрити: Орендарі обраної будівлі (або кімнати) можуть бачити подію та отримувати сповіщення в порталі орендаря. Для важливих повідомлень, як-от вимкнення електроенергії, виберіть 'Відкрити', і система повідомить всіх орендарів, яких це стосується.
• Не відкрити: Бачать тільки адміністратори; підходить для внутрішніх завдань, таких як організація ремонту або внутрішній аудит.

Потім оберіть назву будівлі та кімнати для події. Наприклад, для вимкнення електроенергії зазвичай впливає на всю будівлю, оберіть тільки будівлю. Якщо це стосується окремої кімнати (наприклад, ремонт водогону), оберіть кімнату, і повідомлення отримає тільки орендар цієї кімнати.

Налаштуйте дату та спосіб сповіщення

Дата є обов'язковим полем, будь ласка, виберіть дату та час події. Наприклад, для сповіщення про вимкнення електроенергії зазначте дату через 15 днів.

Є три способи сповіщення, система автоматично відправить відповідно до вашого вибору, і вам не потрібно буде про це турбуватися:

• Сповіщення у визначений час: Виберіть час сповіщення з випадаючого меню (наприклад, в той самий день), і система автоматично відправить повідомлення. Наприклад, для вимкнення електроенергії оберіть відправлення в той самий день, щоб орендарі мали свіжу інформацію і не забули.
• Негайно відправити сповіщення: Після збереження система негайно відправить повідомлення, що підходить для завчасного інформування орендарів про плани, наприклад, повідомлення про вимкнення електроенергії за 15 днів.
• Не сповіщати: Просто записати в календар, не відправляти жодних сповіщень.

Сповістити інших одержувачів

Якщо потрібно повідомити когось крім орендарів та адміністрації (наприклад, власника, підрядників), увімкніть інші одержувачі сповіщень, щоб додати до списку для синхронного отримання повідомлень.

Регулярні сповіщення

Якщо подія повторювана (наприклад, щомісячна пожежна перевірка, квартальне чищення резервуару), увімкніть регулярні сповіщення, щоб автоматично повторювати нагадування без повторного створення події.

Завантажити зображення-вкладення

Ви можете завантажити зображення (до 2) в блок вкладень. Наприклад, для повідомлення про відключення електрики можна завантажити фото офіційного повідомлення, щоб орендарі бачили оригінал. Завершивши налаштування, натисніть 'Зберегти'.

Перегляд і друк календаря

Додані події відображаються в календарі і списку праворуч, де можна переглянути або редагувати. Для друку паперового оголошення (наприклад, для розміщення на дошці оголошень) натисніть 'Друк' для поточного виду календаря.