Операції з орендарськими рахунками: облік платежів, часткові платежі, зняття показань лічильників та депозити, повсякденне стягнення оплати на цій сторінці

Що таке орендарський рахунок?

Після вселення/укладення угоди система автоматично створює всі рахунки для цього орендаря (орендна плата, депозит, комунальні послуги). Сторінка орендних рахунків - це пульт управління для цих рахунків: тут фіксуються платежі, знімаються показання лічильників, обробляються часткові платежі та перевіряються залишки депозитів і передплат.

Повсякденна робота з орендою зводиться до двох речей: надходження грошей та позначення рахунків як сплачені; введення показань лічильника при потребі. Усе інше, зокрема створення рахунків, розрахунок сум, позначення прострочень, відправка сповіщень, система обробляє автоматично.

Огляд інтерфейсу: чотири вкладки та функціональне меню

Натисніть будь-яку кімнату в списку об'єктів ліворуч, щоб увійти. Верхні чотири вкладки поділяють стани та типи рахунків: неузгоджені (рахунки, за які ще не отримано оплату, зона щоденних робіт), узгоджені (історія отриманих платежів), депозити та авансові платежі, періодичні витрати. У режимі управління можна перемикатися між рахунками орендаря та агентської компанії.

Більше меню (значок з трьома крапками) праворуч від кожного рахунку є входом для всіх операцій: позначення як сплачене, звільнення від платежу, зняття показань, додавання/редагування, відкладення орендних платежів, повідомлення про оплату тощо, у цій статті розглядаються деякі з найчастіше вживаних.

Часто використовувані дії

Обробка платежів: позначення як сплачене

Після оплати орендарем знайдіть рахунок на вкладці неузгоджених, натисніть позначити як сплачене в меню більше. У вікні буде зазначено дату отримання, спосіб оплати (готівка, переказ тощо) та суму, сума за замовчуванням дорівнює загальній сумі, що необхідна до отримання за цей період.

Переконавшись у правильності суми, за бажанням заповніть примітку, відзначте надсилання квитанції орендарю, натисніть підтвердити для завершення обробки платежу. Цей рахунок одразу переміститься на вкладку узгоджених, позначення прострочення зникає, у режимі управління плата за адміністрування та комісії за цей період також автоматично позначаються як отримані.

Орендар сплатив лише частину: частковий платіж та доплата за період

У вікні позначення отримання платежу, якщо введена сума менша за загальну до отримання, система відкриє екран розподілу: розподілити фактично отриману суму по витратним позиціям, а залишок автоматично створить період дооплати з можливістю встановити дату платіжного терміну. При відправці можна відмітити для відправки чеків та рахунків-фактур на дооплату орендарю.

Зняття показників: введіть дані, сума розрахується автоматично

Витрати за зняттями показників залишатимуться відміченими як не зняті до завершення процесу. Натисніть зняття в меню «Більше» та введіть показання поточного періоду, система автоматично розрахує споживання і суму (наприклад, попереднє показання 1000, ціна за одиницю 5 грн), і після збереження сума буде включена до рахунку цього періоду, повідомлення про оплату також буде відправлено. Якщо є літній тариф або розбиття на секції, можна змінити вартість за одиницю тут.

Відмічено: історія отриманих платежів хвилина в хвилину

Закриті рахунки знаходяться на закладці відміченого, кожен з них відображає період, деталі, дату отримання та суму, зі статусом «Сплачено». Щоб дізнатися, скільки отримано в певному місяці чи на який день орендар сплатив, тут є повний запис.

Депозити та передоплати: заборгованість перед орендарем, баланс доступний будь-коли

Зона депозиту показує записи по депозитах цього договору та поточний баланс, відмічає зберігача депозиту (наприклад, обліковий запис довіри власника), який звіряється при переоцінці суми для повернення при виїзді.

Зона передоплати реєструє кошти, які орендар заздалегідь поклав (наприклад, передоплата за електроенергію), і наступні витрати на комунальні послуги вираховуються звідти в кожному періоді, залишок повертається при виїзді. Натисніть «Новий рахунок», щоб створити запис передоплати.

Регулярні витрати: що стягується за цим договором кожен період

Вкладка регулярних витрат містить всі налаштовані періодичні групи платежів за цим договором: назва, період, частота, деталізація витрат та суми. Окремо позначається, якщо стягується разом з орендною платою. Щоб змінити суму або додати групу витрат (наприклад, розпочати інтернет-плату), натисніть Редагувати або Додати регулярні витрати, і наступні періоди будуть створені на основі нових налаштувань.

Інші функції в меню

• Звільнення від сплати: Використовується для домовленості зі співвласником про відміну певної суми, ця сума більше не рахуватиметься як очікувана.
• Відтермінування орендної плати: При домовленості з орендарем про відтермінування платежу змініть дату стягнення на цей період, щоб уникнути помилкового позначення як простроченої.
• Сповіщення про оплату: Повторно надіслати вручну сповіщення про оплату цього рахунку орендареві, без очікування системного розкладу.
• Додати/Редагувати: Налаштуйте цей рахунок або створіть тимчасовий рахунок, як-от витрати на ремонт, за допомогою кнопки 'Новий рахунок' у верхньому правому куті.

Часті запитання

Що робити, якщо орендар сплатив лише частину оренди?

Позначайте як оплачено, вказуючи фактично отриману суму. Система дозволить розподілити отриману суму по статтям, автоматично згенерує рахунок на різницю з можливістю встановити дату доплати, та відзначити відправку рахунку орендарю. Без ручного розподілу і ризику пропустити різницю.

Куди дівається рахунок після помітки як оплачено?

Переміщається на вкладку 'Звірено', зберігаючи інформацію про період, деталі, дату та суму оплати. Вкладка 'Незвірено' завжди показує лише неоплачені рахунки, функціонуючи як щоденний контрольний список: очистіть її, і збір орендної плати на сьогодні завершено.

Чи отримає орендар повідомлення про оплату за рахунком без зчитаних показань?

Ні. Рахунки з фіксацією показань не відправляються до завершення зчитування і підтвердження суми, щоб уникнути надсилання неповних рахунків орендарям. Після зчитування система автоматично надішле рахунок. Отже, якщо бачите мітку 'Без зчитаних показань', спочатку проведіть зчитування.

Чи буде рахунок враховано як прострочений, якщо орендар вимагає перенести оплату на кілька днів?

Використовуйте опцію 'Відстрочити збір оренди' в меню, щоб змінити дату отримання для цього періоду. Прострочені дні рахуються з нової дати, тож помилок немає.