Як згенерувати загальний бухгалтерський журнал у RentPackage, автоматично підсумовуючи орендні та майнові рахунки

Ще записуєте орендні транзакції в Excel для звірки? RentPackage має вбудований двигун подвійного запису, ви лише реєструєте оренду та транзакції, а система автоматично накопичує бухгалтерські записи. Коли потрібно переглянути звіт, вибираєте період, натискаєте одну кнопку, й отримаєте збалансований загальний журнал - без потреби в бухгалтерських знаннях чи ручних підсумках.

1. Що таке загальний бухгалтерський журнал?

Загальний бухгалтерський журнал (General Ledger) класифікує всі транзакції за певний період за рахунками (активи, зобов'язання, власний капітал, дохід, витрати), показуючи дебеті, кредити та залишки по кожному рахунку. Це основа для звіту про прибутки та збитки і балансу, а також найбільш затребуваний звіт при аудиторських перевірках. Коли потрібно відзвітувати перед бухгалтером, орендодавцем чи податковою службою, цей звіт стане вашим основним документом.

2. Джерела даних для звіту

Цифри у загальному журналі надходять з двох джерел, які автоматично об'єднуються:

• Записи, автоматично створені для облікових періодів: Після створення договору система автоматично генерує записи орендної плати, депозитів, комунальних платежів тощо по облікових періодах. Коли платіж зараховується, відповідний запис також автоматично оновлюється, без потреби в ручній роботі.
• Ручний запис: Доходи та витрати за межами облікового періоду (наприклад, витрати на ремонт, початкове перенесення, виплати власникам) можуть вводитись вручну за допомогою функції ручного запису, див. інструкцію: Інструкція з ручного запису

3. Створення загального бухгалтерського журналу

Крок 1: Перейдіть до сторінки звіту

У лівому меню виберіть «Звіт» → «Звіт».

Крок 2: Налаштуйте параметри звіту

• Тип звіту: Оберіть «Генеральний журнал».
• Об'єкт/Власник/Компанія: Оберіть об'єкт запиту. Один і той самий обліковий запис може створювати звіти для різних власників окремо, що особливо важливо для компаній з управління нерухомістю.
• Період звіту: Виберіть початкову та кінцеву дати запиту, наприклад, 2026/01/01 – 2026/07/24.
• Базис обліку:
  • Касовий метод: Визнання за «датою отримання коштів», доходи враховуються при фактичному надходженні коштів. Підходить для приватних орендодавців та малого декларування.
  • Нарахувальний метод: Визнання за «датою рахунків до отримання», орендна плата визнається як дохід у момент її нарахування, незалежно від фактичного отримання. Підходить для компаній, що потребують офіційної звітності.

Після налаштувань натисніть «створити звіт».

Крок 3: перегляд звіту

4. Як читати цей звіт

Звіт поділяється на п'ять основних блоків за категоріями рахунків, ілюстрованих прикладами чисел:

• Активи: Залишок «довірчого банківського рахунку» 443,579, що представляє фактичний залишок коштів за період; залишок «дебіторської заборгованості» 402,695, що представляє прострочені, але не отримані суми; також є рахунки, як-от «депозитний банківський рахунок», які виділяють кошти з депозитного рахунку окремо.
• Зобов'язання: Залишок «депозитів» 577,332, залишок «авансу» 13,685. Депозити та аванси не є доходом, це суми, які потрібно повернути орендарям пізніше або які стосуються майбутніх періодів, система автоматично класифікує їх правильно, щоб уникнути поширеної помилки включення депозитів у дохід.
• Капітал власника: «Початкове перенесення» по кредиту 4,523, це початковий капітал, перенесений під час створення обліку; «Розподіл власникові» — це суми, розподілені власникові протягом періоду, вони є зниженням капіталу та позначаються червоним. Зазвичай у щоденному прийомі орендної плати мало відбуваються записи на капітал, цей розділ зазвичай походить від початкового перенесення, капіталовкладення або розподілу власникові, якщо таких записів немає в періоді, він не відображається.
• Доходи: Окрім «орендної плати» 222,818, доходи від прибирання, води, інтернету, депозиту на зберігання та інші типи доходів будуть вказуватися окремо за статтями, загальна сума доходів 243,849, джерело кожного типу доходу чітко зазначено.
• Витрати: «Витрати на управління компанією», «орендна плата», «операційні витрати» та інші витрати, здійснені протягом періоду, дебет сумарний 30,015.

5. Друк та збереження

Іконка друку в правому верхньому куті звіту дозволяє безпосередньо роздрукувати або зберегти у форматі PDF, без необхідності змінювати форматування для передачі бухгалтеру чи власнику.

6. Часті запитання

Чому цифри на грошовій та нарахувальній основі різняться?

Різниця у моменті визнання. Нарахувальна основа рятує за принципом «дата нарахування», оренда вважається доходом, коли є нарахування; грошова основа дотримується принципу «дата надходження», кошти вважаються доходом тільки після надходження. Якщо орендар запізнюється з оплатою, доходи за період будуть різними на обох основах, що є нормальним.

Чи з'являться ручні записи в головній книзі?

Так. Ручні записи та автоматичні записи комбінуються й підсумовуються без додаткових налаштувань.

Чи можна переглянути облік лише для одного об'єкта?

Так. Оберіть в меню «Об'єкти/Власники/Компанії» конкретний об'єкт, система підсумує записи лише для цього об'єкта.