Орендодавець налаштовує сповіщення: нагадування про оренду, закінчення договору – система відправляє у потрібний час потрібній людині

Що вам можуть надати користувацькі сповіщення?

У керуванні орендою безліч завдань "повідомити когось у разі настання часу": потрібно нагадати колегам про продовження договору, повідомити орендарів; про продовження страховки; щороку надсилати повідомлення про зміну орендної плати. Користувацькі сповіщення дозволяють вам встановити ці завдання у вигляді правил: коли надсилати (умови тригера), кому (отримувачі та критерії), що саме (контент з змінними). Встановлюєте один раз, і система автоматично слідкує за датами кожного договору та надсилає повідомлення вчасно.

Ключ в персоналізованому контенті сповіщень: вміст містить змінні (наприклад, ім'я орендаря, назва об'єкта, дата початку договору), які система замінює на дані з конкретного договору отримувача. Одне правило може бути відправлено сотні орендарів, але кожен отримує лист з власним ім'ям, кімнатою та датами, як наче написаний вручну, але автоматично.

Вхід: натисніть "Сповіщення" у лівому меню, виберіть "Користувацькі сповіщення". У списку ви побачите вбудовані правила (нагадування про продовження, повідомлення про виселення, нагадування про закінчення страховки, повідомлення про зміну орендної плати), просто активуйте, щоб використовувати; натисніть "Додати" у верхньому правому куті, щоб створити своє правило.

Що можна зробити? П'ять реальних сценаріїв

Нижче наведені вбудовані правила чи правила, які можна налаштувати за кілька хвилин:

Чотири кроки для створення правила

Крок 1: Основні налаштування

Увімкніть перемикач, дайте правило розпізнану назву, виберіть одержувачів: орендарів (для орендарів з відповідними умовами контракту) або співробітників (лише для співробітників, які відповідають за об'єкт, щоб уникнути зайвих повідомлень).

Крок 2: Умови повідомлення

• Тип тригера: Залежно від події (активується за датою в контракті, найчастіше використовується) або регулярні інтервали (періодичні відправлення).
• Базова дата тригера: Виберіть базову дату: дата початку контракту, дата завершення оренди, дата виїзду, дата початку полісу, дата завершення полісу.
• Налаштування часу: Одноразове чи щорічне повідомлення (за базовою датою, щорічно того ж дня, підходить для щорічних нагадувань про зміну оренди).
• Час відправки: До події (завчасне повідомлення), після події (запізніле повідомлення) або в день події, із налаштуванням завчасного чи запізнілого часу в роках, місяцях, днях.
• Фільтри: Додаткові умови для застосування правила, наприклад, статус договору є активним. Можна додати кілька умов. Договори, що не відповідають умовам, не отримають повідомлення.

Крок 3: Зміст повідомлення

Напишіть заголовок та текст повідомлення. Зліва - список доступних полів даних (по категоріям, таким як договори, об'єкти). Клацніть на полі, щоб вставити змінну (відображається як подвійні дужки, наприклад, ім'я орендаря, назва об'єкта, початкова дата договору), змінні будуть замінені на особисті дані отримувача при відправці. Змінні можуть бути використані в заголовку та тексті.

Звіт по повідомленню: обравши декілька полів, система автоматично створить таблицю в кінці повідомлення, включаючи ці дані, наприклад, назва об'єкта, кімната, початкова дата договору в одному рядку, щоб отримувачу не доводилося шукати інформацію в тексті.

Крок 4: Попередній перегляд і збереження

На сторінці попереднього перегляду видно повний вигляд повідомлення: заголовок, текст та автоматично згенеровану таблицю звіту, змінні показані в подвійних фігурних дужках. Переконайтеся, що все вірно, та натисніть зберегти.

Після збереження правило з'явиться у списку, зі статусом 'активовано'. У списку показані тригери, адресати та статус кожного правила, які можна в будь-який момент відключити, змінити або видалити.

Перевірка історії надісланих повідомлень до орендарів

Після відправки повідомлення ви можете будь-коли перевірити стан кожного відправлення. Перейдіть до меню зліва і оберіть [ Повідомлення ] → [ Історія повідомлень орендарям ].

Сторінка показує кожне відправлене повідомлення за часом, включаючи час відправлення, короткий опис тригер-правила (частота, адресат, умови та статус правила), а також назва об'єкта, найменування юніту та орендар. Натисніть [ Переглянути вміст листа ], щоб розгорнути повний вміст листа, отриманого орендарем.

Коли записів багато, скористайтесь [ Фільтр ] для звуження діапазону, щоб швидко знайти записи про надсилання для певної нерухомості або орендаря.

Як виглядає надісланий лист? Кожен отримує свою версію

При запуску правила система перевіряє кожен договір: якщо дати та фільтри відповідають, дані з цього договору замінюють усі змінні в змісті, і лист відправляється відповідному адресату. Тобто, від того, хто отримувач, залежить зміст листа.

Наприклад, правило 'Повідомлення про п'ятирічну оренду': орендар Billy отримає 'Hi, Billy, дякуємо, що орендуєте Sunny Heights Apartment - Room 301 вже п'ять років', інший орендар отримає повідомлення зі своїм ім'ям, об'єктом та кімнатою. Одне правило, а кожен орендар отримує персоналізований лист, і ви налаштовуєте це лише раз.

Часті питання

Чим відрізняються вбудовані правила від самостійно створених?

По суті, не відрізняються. Вбудовані правила – це готові налаштування для поширених сценаріїв (нагадування про продовження, повідомлення про виселення, закінчення страховки, нагадування про коригування оренди), які можна одразу активувати або змінити; власні правила створюються з нуля, налаштовуються тригери, одержувачі та зміст з однаковою свободою.

Чим відрізняються події та регулярні терміни?

Події прив'язані до дати кожного контракту, наприклад, за 60 днів до закінчення кожної оренди. Це найпоширеніший режим для орендних сповіщень. Регулярні терміни не залежать від дати контракту.

Що таке змінні у подвійних дужках у змісті?

Це заповнювачі даних, які замінюються під час відправлення. Система змінює їх на основі даних кожного одержувача: ім'я орендаря на ім'я одержувача, об'єкт і дати на дані цього контракту. Тож кожен лист, надісланий за однією правилом, є унікальним для кожного одержувача.

Чи надіслано всім співробітникам, якщо обрано цільових одержувачів працівників?

Ні, лише тим співробітникам, які відповідають за цей об'єкт. Хто відповідальний за який об'єкт, той і отримує сповіщення. Непов'язані співробітники не будуть турбуватися. Це можна налаштувати в налаштуваннях об'єкта.

Чи можна змінити правило після його налаштування? Що робити, якщо тимчасово не хочу надсилати?

Так. Поверніться до списку правил, через меню можна змінити або видалити правило; якщо не хочете тимчасово надсилати, змініть статус на неактивний. Налаштування зберігаються і можуть бути активовані в будь-який момент.

Орендар каже, що не отримав повідомлення. Як перевірити?

Перейдіть до "Повідомлення" → "Записи повідомлень орендарів". Записи покажуть кожне відправлене повідомлення з часом відправлення. Натисніть «Перегляд змісту листа», щоб побачити текст повідомлення. Якщо запис про надсилання є, попросіть орендаря перевірити папку зі спамом або переконатися, що Email в даних орендаря вірний.