Опис функції передплачених рахунків

Чому орендодавцю варто збирати передплачені рахунки за електроенергію з орендарів?

Щоб заощадити час на щомісячному зборі орендної плати та знятті показників лічильника, багато орендодавців обирають збирати орендну плату за півроку чи рік одноразово, знімати показники раз на півроку/рік. Але це призводить до необхідності виплачувати за електроенергію за свій рахунок орендодавцем.

Наприклад, якщо щомісячний рахунок за електроенергію для одного орендаря складає 500 грн, то для 20 орендарів за півроку потрібно покрити 60,000 грн, що створює грошовий тиск на орендодавця. Щоб уникнути цього, орендодавець заздалегідь збирає [передплачені рахунки за електроенергію].

Характеристика передплачених рахунків

Передплачені рахунки не є орендною платою, і вони відрізняються від депозиту. Хоча це також стаття зобов'язань орендодавця, зазвичай вона поступово використовується для покриття витрат на комунальні послуги. Для управління цими сумами наша система має функцію [облікової книги передплачених рахунків].

Облікова книга передплачених рахунків: як система дрібної каси у бухгалтерії

Для зручного управління, облікова книга передплачених рахунків в нашій системі розроблена на зразок [системи дрібної каси]:

• Кожен передплачений рахунок поміщається в одну і ту ж книгу
• Коли сума в книзі закінчується або потрібне закриття книги, можна виконати [виплату книги] в системі
• Після завершення можна вибрати повернення залишку орендарю або автоматичне відкриття нової книги для продовження обліку нових авансових платежів і відрахувань.

Цей механізм надає ясність у рахунках, спрощує бухгалтерський облік та звірку, забезпечує правильне відрахування електроенергії з передплачених сум кожного орендаря.

Інструкції з використання системи

1️⃣ Налаштування авансових платежів при додаванні контракту

Можна вибрати «Перший період» або «Фіксована плата за кожен період».

2️⃣ Запит та завершення авансових книг

Після завершення контракту перейдіть до «Період орендаря» → вкладка «Депозит та Авансові платежі» для перегляду книги. Натисніть «Завершення книги», щоб вказати, на яку книгу завершити, та призначити використання книги для оплати певних витрат, залишок буде переведено в нову книгу авансових платежів.

3️⃣ Додати дохід до книги

Також можна вручну додати дохід у період орендаря, зберігаючи додаткові суми до книги.

4️⃣ Позначити як отримано: використання авансових платежів для погашення електроенергії

У функції «Період орендаря → Позначити як отримано» оберіть «Авансові платежі» як спосіб оплати, виберіть суму для відрахування (наприклад, фіксована плата за електрику), система автоматично спише з авансових платежів.

Резюме

З функцією передоплати орендодавці більше не повинні авансувати комунальні платежі. Зрозумілі розрахунки, гнучка робота, зручність звіряння — найкраще рішення для довгострокової оренди з кількома мешканцями!