RentPackage การจัดการพนักงาน: ทีมนายหน้าและผู้บริหารอสังหาฯ ทำงานร่วมกัน

สารบัญ

ทำไมต้องใช้การจัดการพนักงาน
1. การจัดการพนักงานทำอะไรได้บ้าง
2. เพิ่มพนักงาน
3. อสังหาฯ ที่ติดตาม
4. บทบาทและสิทธิ์
5. แก้ไขพนักงาน
6. ลบพนักงาน
7. สถานะพนักงาน
8. คำถามที่พบบ่อย

พนักงานของบริษัทนายหน้าและบริษัทบริหารอสังหาฯ มักอยู่ข้างนอกเพื่อพาลูกค้าดูห้องหรือจัดการงานซ่อม แต่ข้อมูลอยู่ใน Excel หรือเอกสารกระดาษที่ออฟฟิศ ลูกค้าถามอะไรก็ต้องโทรกลับไปถามออฟฟิศ การจัดการพนักงานของ RentPackage ช่วยให้ทั้งทีมทำงานในระบบเดียว: หลังเพิ่มพนักงานที่ [การตั้งค่า] > [การจัดการพนักงาน] พนักงานแต่ละคนจะเห็นเฉพาะอสังหาฯ ที่ตนรับผิดชอบ และใช้ได้เฉพาะฟีเจอร์ที่บทบาทของตนอนุญาต

ทำไมต้องใช้การจัดการพนักงาน

ขั้นตอนงานง่ายขึ้น พนักงานทำงานได้มากขึ้น
พนักงานแต่ละคนเปิดระบบแล้วเห็นเฉพาะอสังหาฯ ที่ตนดูแล และบทบาทเปิดให้ใช้เฉพาะฟีเจอร์ที่จำเป็น ไม่ต้องค้นหาในข้อมูลจำนวนมาก และผิดพลาดน้อยลง
ออฟฟิศเคลื่อนที่เสมือนจริง
ข้อมูลทั้งหมดอยู่บนคลาวด์ พนักงานเข้าสู่ระบบด้วยมือถือหรือคอมพิวเตอร์ก็ดูบัญชีและสัญญาได้ ไม่ต้องกลับออฟฟิศไปเปิดเอกสารหรือ Excel
เชื่อมทีมที่ทำงานนอกสถานที่เข้าด้วยกัน
เซลส์ที่ออกไปพาลูกค้าดูห้องกับฝ่ายบัญชีที่ออฟฟิศดูข้อมูลชุดเดียวกัน เมื่อเปลี่ยนผู้รับผิดชอบใบแจ้งซ่อม ระบบจะแจ้งพนักงานที่ติดตามอสังหาฯ นั้น
ตอบลูกค้าได้ทุกเมื่อ เพิ่มความเป็นมืออาชีพและความน่าเชื่อถือ
เมื่อลูกค้าแจ้งซ่อมหรือสอบถามตอนกลางคืน พนักงานที่รับผิดชอบเปิดมือถือก็เห็นอสังหาฯ สัญญา และรอบบิล ตอบกลับได้ทันที

1. การจัดการพนักงานทำอะไรได้บ้าง

สิ่งที่พนักงานทำได้ ถูกกำหนดโดยการตั้งค่าสองอย่าง:

[ทรัพย์สินที่ติดตาม]: กำหนดว่าพนักงานจัดการอสังหาฯ ไหนได้บ้าง
[บทบาท]: กำหนดว่าพนักงานใช้ฟีเจอร์ใดได้บ้าง เช่น บัญชี สัญญา รายงาน

ด้านบนของหน้ามีสองแท็บ: [พนักงาน] แสดงบทบาท จำนวนอสังหาฯ ที่รับผิดชอบ และสถานะของพนักงานแต่ละคน; [บทบาท] แสดงบทบาทที่บริษัทสร้างไว้และจำนวนคนที่ใช้แต่ละบทบาท

2. เพิ่มพนักงาน

ขั้นตอนที่ 1: กรอกอีเมลของพนักงาน

คลิก [เพิ่มพนักงาน] ที่มุมขวาบน แล้วกรอกอีเมลของพนักงาน ระบบจะส่งอีเมลคำเชิญไปยังที่อยู่นี้

ขั้นตอนที่ 2: เลือกอสังหาฯ ที่ติดตาม

เลือกอสังหาฯ ที่พนักงานคนนี้จะรับผิดชอบ หากเลือก [ทรัพย์สินทั้งหมด] อสังหาฯ ที่มีอยู่และที่เพิ่มในภายหลังจะถูกรวมเข้าโดยอัตโนมัติ

ขั้นตอนที่ 3: เลือกบทบาท

เลือกบทบาทของพนักงาน ด้านล่างจะแสดงฟีเจอร์ที่บทบาทนี้ใช้ได้ หากยังไม่มีบทบาทที่เหมาะสม ให้คลิก [ดูบทบาท] เพื่อไปเพิ่มในแท็บ [บทบาท]

ขั้นตอนที่ 4: ส่งคำเชิญ

คลิก [ส่งคำเชิญ] พนักงานจะปรากฏในรายชื่อพนักงานทันทีด้วยสถานะ [กำลังเชิญ] เมื่อพนักงานเข้าสู่ระบบจากอีเมลคำเชิญและยอมรับแล้ว สถานะจะเปลี่ยนเป็น [กำลังใช้งาน]

เมื่อพนักงานเข้าสู่ระบบครั้งแรก ระบบจะแสดงวิดีโอสอนการใช้งานตามบทบาทที่เลือก เพื่อช่วยให้คุ้นเคยกับการใช้งานได้เร็วขึ้น

3. อสังหาฯ ที่ติดตาม

เฉพาะพนักงานที่อยู่ในรายการติดตามของอสังหาฯ เท่านั้นที่ร่วมจัดการอสังหาฯ นั้นได้ พนักงานจะไม่เห็นอสังหาฯ ที่ตนไม่ได้ติดตาม

หากมีอสังหาฯ จำนวนมาก สามารถแบ่งตามพื้นที่หรือตามหน้าที่งานได้ พนักงานเปิดระบบแล้วจะเห็นเฉพาะอสังหาฯ ที่ตนดูแล ช่วยลดความผิดพลาด

4. บทบาทและสิทธิ์

ในแท็บ [บทบาท] คลิก [เพิ่มบทบาท] กรอก [ชื่อบทบาท] แล้วเลือกฟีเจอร์ที่บทบาทนี้ใช้ได้ เช่น สร้างบทบาท "ฝ่ายขาย" "ฝ่ายบัญชี" "หัวหน้าซ่อมบำรุง" แล้วกำหนดให้พนักงานแต่ละคนหนึ่งบทบาท

นอกจากบทบาทที่คุณสร้างเอง ยังมีอีกสองตัวเลือก:

[ผู้บริหารสูงสุด]: ใช้ได้ทุกฟีเจอร์
[ไม่มี]: ไม่ใช้บทบาทใด พนักงานใช้ได้เฉพาะฟีเจอร์พื้นฐานที่ไม่ต้องใช้สิทธิ์

หากต้องการเปลี่ยนฟีเจอร์ของบทบาท ให้คลิก "⋯" > [แก้ไขสิทธิ์] ของบทบาทนั้น พนักงานทุกคนที่ใช้บทบาทนี้จะได้รับการตั้งค่าใหม่ด้วย

บทบาทที่ยังมีพนักงานใช้อยู่ไม่สามารถลบได้ กรุณาเปลี่ยนพนักงานเหล่านั้นไปใช้บทบาทอื่นก่อน

5. แก้ไขพนักงาน

ในรายชื่อพนักงาน คลิก "⋯" > [แก้ไขบทบาท] ของพนักงานคนนั้น เพื่อแก้ไขอสังหาฯ ที่ติดตามและบทบาท

สิทธิ์ของ [ผู้ซื้อ] (บัญชีที่ซื้อแพ็กเกจ) ไม่สามารถแก้ไขได้

6. ลบพนักงาน

ในรายชื่อพนักงาน คลิก "⋯" > [ลบ] ของพนักงานคนนั้น หน้าต่างจะแสดงผลกระทบหลังการลบก่อน:

พนักงานคนนี้จะไม่สามารถจัดการอสังหาฯ ของบริษัทได้อีก
แม่แบบสัญญาที่พนักงานคนนี้สร้างไว้จะถูกลบไปด้วย
หากพนักงานคนนี้เป็นผู้เช่าหรือเจ้าของด้วย สถานะนั้นจะไม่ได้รับผลกระทบ
สามารถเชิญใหม่ได้ในภายหลัง

หากพนักงานคนนี้เป็นผู้รับผิดชอบโฆษณาหรือใบแจ้งซ่อม ต้องเลือกผู้รับผิดชอบคนใหม่ก่อนลบ ค่าเริ่มต้นคือ [ผู้ซื้อ] หลังเปลี่ยนผู้รับผิดชอบใบแจ้งซ่อม ระบบจะส่งการแจ้งเตือนและอีเมลถึงพนักงานที่ติดตามอสังหาฯ นั้น

พนักงานที่ยังมีสัญญาที่จองไว้หรือกำลังเซ็นสัญญาและยังไม่สิ้นสุด จะไม่สามารถลบได้ กรุณารอให้สัญญาเหล่านั้นเสร็จสิ้นก่อนแล้วจึงลบ

7. สถานะพนักงาน

สถานะในรายชื่อพนักงานมีสามแบบ:

[กำลังเชิญ]: ส่งคำเชิญแล้ว แต่พนักงานยังไม่ได้เข้าสู่ระบบเพื่อยอมรับ
[กำลังใช้งาน]: พนักงานเข้าร่วมแล้ว และเริ่มจัดการอสังหาฯ ได้
[ถูกลบแล้ว]: พนักงานถูกลบแล้ว

ด้านบนรายชื่อสามารถกรองแสดง [กำลังใช้งาน] หรือ [ถูกลบแล้ว] ได้ พนักงานที่อยู่ในสถานะ [กำลังเชิญ] จะแสดงอยู่ใน [กำลังใช้งาน] และยังกรองตามบทบาทได้ด้วย

8. คำถามที่พบบ่อย

พนักงานไม่ได้รับอีเมลคำเชิญ ต้องทำอย่างไร?

ให้พนักงานตรวจสอบโฟลเดอร์สแปมก่อน หากยังไม่พบ ให้คลิก "⋯" > [ส่งคำเชิญอีกครั้ง] ของพนักงานคนนั้นในรายชื่อ

กรอกอีเมลแล้วขึ้นข้อความ "เจ้าของอีเมลนี้เป็นพนักงานแล้วหรือถูกเชิญแล้ว"?

อีเมลนี้อยู่ในรายชื่อพนักงานแล้ว หากอีกฝ่ายยังไม่ได้ยอมรับคำเชิญ ให้ใช้ [ส่งคำเชิญอีกครั้ง] เพื่อส่งอีกครั้ง

พนักงานที่ถูกลบแล้วเพิ่มกลับมาได้ไหม?

ได้ เพิ่มพนักงานใหม่อีกครั้งด้วยอีเมลเดิม

คนคนเดียวเป็นทั้งพนักงานและผู้เช่าพร้อมกันได้ไหม?

ได้ การลบพนักงานไม่มีผลต่อสถานะผู้เช่าหรือเจ้าของของคนนั้น

สรุป

ถ้ายังใช้วิธีเดิม เดือนหน้าพนักงานก็ยังต้องโทรกลับออฟฟิศเพื่อหาข้อมูลระหว่างพาลูกค้าดูห้องหรือจัดการงานซ่อม และใครดูแลห้องไหนก็ยังต้องบอกกันปากต่อปาก เมื่อตั้งค่าพนักงาน อสังหาฯ ที่ติดตาม และบทบาทใน RentPackage แล้ว พนักงานแต่ละคนดูอสังหาฯ สัญญา และรอบบิลที่ตนดูแลได้จากมือถือ และเพิ่มพนักงานใหม่ได้ด้วยคำเชิญเพียงฉบับเดียว

ลองเชิญเพื่อนร่วมงานหนึ่งคน แล้วมอบอสังหาฯ หนึ่งแห่งให้ดูแลดู

ทดลองใช้ RentPackage ฟรี