การเปิดบัญชีคืออะไร? ตัวแทนอสังหาริมทรัพย์ควรดู!
สารบัญอธิบายฟังก์ชันการเปิดบัญชี
- การเปิดบัญชีคืออะไร? สรุปสั้น ๆ จากมุมมองของการบัญชี
- ทำไมถึงต้องเปิดบัญชี?
- ใครที่ต้องการการเปิดบัญชี?
- จะตั้งค่าการเปิดบัญชีได้อย่างไร?
- ค้นหา / แก้ไข / ลบ ข้อมูลการเปิดบัญชี
- การเปิดบัญชีกับเงินประกันแตกต่างกันอย่างไร?
- สามารถกรอกจำนวนเงินเปิดบัญชีเป็นตัวเลขติดลบได้หรือไม่?
- สามารถไม่เปิดบัญชีได้หรือไม่?
การเปิดบัญชีคืออะไร? มาดูคำจำกัดความจากทางบัญชี
ในการจัดการบัญชีและการเงิน การเปิดบัญชี (Opening Balance) หมายถึง [ยอดเงินคงเหลือต้น] ของบัญชีหนึ่ง ณ เวลาที่กำหนด ซึ่งก็คือสถานะเงินก่อนที่ระบบจะเริ่มบันทึกบัญชี
ยกตัวอย่างเช่น หากก่อนที่คุณจะใช้ระบบนี้ บัญชีของเจ้าของทรัพย์สินมีเงินคงเหลืออยู่ (เช่น ที่เคยบันทึกไว้ใน Excel หรือระบบอื่นๆ แต่ยังไม่โอนให้เจ้าของทรัพย์สิน) เงินจำนวนนี้ต้องถูกป้อนเข้ามาผ่านฟังก์ชัน [การเปิดบัญชี] เพื่อให้ระบบดำเนินการจากจำนวนที่ถูกต้อง.
การมีการเปิดบัญชีช่วยให้ระบบสามารถคำนวณรายรับ รายจ่าย การปิดบัญชี และใบแจ้งหนี้ได้อย่างถูกต้องจากยอดเงินคงเหลือต้น และมั่นใจว่าบัญชีตรงกันไม่มีข้อผิดพลาด
นายหน้าหลายคนพบปัญหาเมื่อเริ่มใช้ระบบจัดการทรัพย์สินของเรา:
การเปิดบัญชีคืออะไร? ทำไมถึงจำเป็น?
ฟังก์ชั่นการเปิดบัญชี (Opening Balance) ช่วยให้คุณสร้าง [จุดเริ่มต้นทางบัญชี] ในระบบสำหรับแต่ละทรัพย์สิน เช่น บัญชีทรัสต์ของอสังหาแห่งหนึ่งมีเงินเจ้าของอยู่แล้ว คุณสามารถใช้ฟังก์ชั่นเปิดบัญชีเพื่อป้อนจำนวนเงินนี้ได้
จำนวนเงินนี้ไม่รวมเงินฝากและค่าเช่าล่วงหน้า เพราะควรสร้างจากสัญญาเช่าในภายหลังจากสัญญาผู้เช่า
ผู้ที่เหมาะสมในการใช้ฟังก์ชั่นเปิดบัญชี
- เหมาะสม：ฟังก์ชั่นจัดการโดยนายหน้า (ฟังก์ชั่นบัญชีการเงิน)
- ไม่สามารถใช้ได้：สำหรับเจ้าของที่พัก การจัดการด้วยตนเอง หรือโหมดตัวแทนผู้เช่า
จะตั้งค่าการเปิดบัญชีได้อย่างไร?
ขณะเพิ่มทรัพย์สิน กรุณาเปิดใช้งานตัวเลือก [ต้องการให้เจ้าของฝากเงินเข้าบัญชีทรัสต์หรือไม่] คุณจะเห็นฟิลด์ดังนี้:
- วันที่เปิดบัญชี：ระบบจะเริ่มคำนวณบัญชีจากวันนี้
- ยอดคงเหลือเริ่มต้นบัญชีทรัสต์：จำนวนเงินที่เจ้าของที่พักฝากจริง
หลังจากเพิ่มสำเร็จ ตรวจสอบ/แก้ไข/ลบได้ที่ไหน?
ไปที่:
[การจัดการบัญชี] → [การปิดบัญชีเจ้าของ] → [ปิดบัญชีแล้ว]
คุณสามารถดูข้อมูลการเปิดบัญชีทั้งหมด รวมถึงแก้ไขหรือลบได้ที่นี่
ความแตกต่างระหว่างการเปิดบัญชีและเงินประกัน
- จำนวนเงินเปิดบัญชี：จากเจ้าของทรัพย์สิน เป็นยอดเริ่มต้นในบัญชี คล้ายกับการมีส่วนร่วมของเจ้าของ
- เงินประกัน, เงินรับล่วงหน้า：จากผู้เช่า ควรสร้างเมื่อเพิ่มสัญญาใหม่
สามารถกรอกจำนวนเงินเปิดบัญชีเป็นตัวเลขติดลบได้หรือไม่?
ได้ ระบบรองรับการกรอกจำนวนเงินเปิดบัญชีเป็นตัวเลขติดลบ
จำนวนเงินเปิดบัญชีที่เป็นลบนี้จะถูกมองว่าเป็นยอดที่เจ้าของยังต้อง 'คืน' ให้บริษัทตัวแทน จะถูกหักจากใบแจ้งยอดที่สร้างในอนาคต ช่วยให้คุณจัดการเครดิตและยอดเจ้าของได้ชัดเจน
โปรดตรวจสอบให้แน่ใจว่าข้อมูลที่กรอกถูกต้อง เพื่อหลีกเลี่ยงความผิดพลาดทางบัญชี
สามารถไม่เปิดบัญชีได้หรือไม่?
ได้การเปิดบัญชีเป็นฟังก์ชันเพิ่มเติม，หากคุณต้องการบันทึกบัญชีจากสัญญาแรก สามารถข้ามการตั้งค่าเปิดบัญชีได้ ระบบจะเริ่มบันทึกอัตโนมัติจากวันที่เริ่มต้นสัญญาเช่า