การแจ้งเตือนการเช่าที่กำหนดเอง: การเตือนการจ่ายค่าเช่า, การหมดอายุของสัญญา, ระบบส่งให้กับคนที่ถูกต้องในเวลาที่เหมาะสม

การแจ้งเตือนเฉพาะบุคคลมีประโยชน์อย่างไร?

การจัดการการเช่ามีงานที่ต้องแจ้งเตือนหลายอย่าง: การแจ้งเตือนต่อสัญญาเมื่อใกล้หมดอายุเพื่อพูดคุยกับพนักงานหรือลูกบ้าน; การแจ้งเตือนต่ออายุประกัน; การจดหมายแจ้งการปรับค่าเช่าประจำปี การแจ้งเตือนเฉพาะบุคคลให้ท่านสร้างกฎ: เมื่อไรจะแจ้ง (เงื่อนไขการเรียกใช้), แจ้งใคร (ผู้รับและเงื่อนไขการคัดเลือก), แจ้งอะไร (เนื้อหาพร้อมตัวแปร) ตั้งเพียงครั้งเดียว ระบบจะติดตามวันหมดอายุ สัญญาและส่งออกอัตโนมัติ

กุญแจสำคัญคือเนื้อหาการแจ้งเตือนที่เป็นส่วนตัว: เนื้อหามีตัวแปร (เช่น ชื่อลูกบ้าน, ชื่อทรัพย์สิน, วันที่เริ่มสัญญา) เมื่อส่งออก ระบบแทนที่ด้วยข้อมูลจากสัญญาของผู้รับ แต่ละกฎใช้เพื่อส่งให้ลูกบ้านร้อยคน แต่ละคนได้รับข้อความที่มีชื่อ, ห้อง, วันที่ ของตนเองเหมือนเขียนเอง แต่เป็นระบบอัตโนมัติทั้งหมด

ทางเข้า: คลิกที่เมนูด้านซ้ายเลือกการแจ้งเตือนและเลือกกฎการแจ้งเตือนเฉพาะบุคคล ในรายการจะเห็นกฎที่มีอยู่แล้ว (แจ้งเตือนต่อสัญญา, แจ้งย้ายออก, แจ้งเตือนหมดอายุประกัน, แจ้งเตือนปรับค่าเช่า) เริ่มใช้ได้ทันที หรือกดเพิ่มที่มุมบนขวาเพื่อสร้างกฎของตนเอง

จะทำอะไรได้บ้าง? ห้าสถานการณ์จริง

เหล่านี้เป็นกฎที่มีอยู่ในระบบหรือสามารถตั้งค่าได้ในไม่กี่นาที:

สี่ขั้นตอนในการสร้างกฎ

ขั้นตอนที่ 1: การตั้งค่าพื้นฐาน

เปิดการใช้งาน, ตั้งชื่อกฎให้จดจำง่าย แล้วเลือกผู้รับการแจ้งเตือน: ผู้เช่า (ส่งให้ผู้เช่าที่ตรงตามเงื่อนไขในสัญญา) หรือพนักงาน (ส่งเฉพาะพนักงานที่ดูแลทรัพย์สินนั้นเพื่อหลีกเลี่ยงการแจ้งเตือนที่ไม่เกี่ยวข้อง)

ขั้นตอนที่ 2: เงื่อนไขการแจ้งเตือน

• ประเภทการกระตุ้น: ตามเหตุการณ์ (อิงตามวันที่ในสัญญา ใช้บ่อยที่สุด) หรือรอบระยะเวลาคงที่ (ส่งเป็นประจำ)
• วันที่อ้างอิงในการกระตุ้น: เลือกวันที่อ้างอิง: วันที่เริ่มสัญญา, วันที่สิ้นสุดสัญญา, วันที่ย้ายออก, วันที่เริ่มกรมธรรม์, วันที่สิ้นสุดกรมธรรม์
• การตั้งเวลา: ส่งครั้งเดียว หรือแจ้งประจำปี (ตามวันฐาน ส่งวันเดียวกันทุกปี เหมาะสำหรับการแจ้งปรับค่าเช่ารายปี)
• เวลาในการส่ง: ก่อนเกิดเหตุการณ์ (แจ้งล่วงหน้า) หลังเกิดเหตุการณ์ (แจ้งภายหลัง) หรือในวันเกิดเหตุการณ์ สามารถตั้งค่าเป็นปี เดือน วัน ว่าจะล่วงหน้าหรือภายหลังเท่าไร
• เงื่อนไขการกรอง: กำหนดเงื่อนไขเพิ่มเติมสำหรับสัญญาที่ใช้กฎนี้ เช่น สถานะของสัญญาเท่ากับกำลังใช้งาน สามารถเพิ่มหลายเงื่อนไข สัญญาที่ไม่ตรงเงื่อนไขจะไม่ได้รับการแจ้งเตือน

ขั้นตอนที่สาม: เนื้อหาการแจ้งเตือน

เขียนหัวข้อและเนื้อหาการแจ้งเตือน ด้านซ้ายคือรายการฟิลด์ข้อมูลที่ใช้ได้ (ให้ตามสัญญา, อสังหาริมทรัพย์ ฯลฯ) คลิกที่ฟิลด์เพื่อแทรกตัวแปร (แสดงเป็นวงเล็บคู่ เช่น ชื่อผู้เช่า, ชื่อทรัพย์สิน, วันเริ่มต้นสัญญา) ตัวแปรจะถูกแทนที่ด้วยข้อมูลของผู้รับแต่ละรายเมื่อส่ง สามารถใช้ตัวแปรได้ทั้งในหัวข้อและเนื้อหา

รายงานการแจ้งเตือน: เลือกช่องข้อมูลบางช่อง ระบบจะสร้างตารางที่ท้ายการแจ้งเตือนโดยอัตโนมัติ เพื่อแสดงข้อมูลเหล่านี้ เช่น ชื่อทรัพย์สิน, ห้อง, วันเริ่มต้นสัญญา ผู้รับไม่ต้องค้นหาข้อมูลในเนื้อหา

ขั้นตอนที่สี่: ดูตัวอย่างและบันทึก

หน้าดูตัวอย่างจะแสดงรูปแบบการแจ้งเตือนทั้งหมด: ชื่อ, เนื้อหาและตารางรายงานที่สร้างอัตโนมัติ, ตัวแปรจะแสดงในปีกกาคู่ ตรวจสอบให้ถูกต้องก่อนคลิกบันทึก

หลังจากบันทึกแล้ว กฎจะปรากฏในรายการโดยสถานะแสดงเป็นเปิดใช้งาน ทุกกฎในรายการจะแสดงสรุปเงื่อนไขการทริกเกอร์, ผู้รับการแจ้งเตือน และสถานะ สามารถปิด, แก้ไข หรือ ลบได้ทุกเวลา

ตรวจสอบบันทึกการแจ้งเตือนที่ส่งให้ผู้เช่า

หลังจากส่งการแจ้งเตือนแล้ว คุณสามารถตรวจสอบสถานะของการแจ้งเตือนได้ตลอดเวลา ไปที่เมนูด้านซ้ายและเลือก [ การแจ้งเตือน ] → [ บันทึกการแจ้งเตือนผู้เช่า ]

หน้าจอจะแสดงรายการแจ้งเตือนที่ส่งไปแล้วตามเวลา รวมถึงเวลาส่ง สรุปกฎที่ถูกกระตุ้น (ความถี่ ผู้รับ เงื่อนไข และสถานะกฎ) และชื่อทรัพย์สิน ห้อง และผู้เช่า คลิก [ ดูเนื้อหาอีเมล ] เพื่อขยายดูเนื้อหาข้อความทั้งหมดที่ผู้เช่าได้รับ

หากมีบันทึกจำนวนมาก ใช้ [ กรอง ] ด้านบนเพื่อจำกัดขอบเขต ให้คุณหาบันทึกการส่งของอสังหาหรือผู้เช่าเฉพาะได้อย่างรวดเร็ว.

อีเมลที่ส่งออกไปมีลักษณะอย่างไร? แต่ละคนจะได้รับเวอร์ชันของตนเอง

เมื่อกฎถูกทริกเกอร์ ระบบจะตรวจสอบแต่ละสัญญา: ถ้าตรงกับวันที่และตรงกับเงื่อนไขการกรอง ก็จะแทนที่ตัวแปรในเนื้อหาด้วยข้อมูลของสัญญานั้นๆ และส่งให้กับผู้รับที่ตรงกัน กล่าวคือ ใครเป็นผู้รับก็จะเป็นผู้กำหนดเนื้อหาของอีเมลนั้นๆ

ตัวอย่างเช่น กฎ "การแจ้งเตือนการขอบคุณการเช่าเต็ม 5 ปี": ผู้เช่า Billy จะได้รับอีเมลเป็น "Hi, Billy ขอบคุณที่คุณเช่า Sunny Heights Apartment - Room 301 เต็ม 5 ปี", ส่วนผู้เช่าคนอื่นจะได้รับชื่อของตนเอง, อพาร์ตเมนต์และห้องของตน กฎเดียวแต่ผู้เช่าแต่ละคนจะได้รับอีเมลพิเศษเฉพาะของตน และคุณได้ตั้งค่าเพียงครั้งเดียว

คำถามที่พบบ่อย

กฎที่มีอยู่แล้วแตกต่างจากกฎที่สร้างเองอย่างไร?

ไม่มีความแตกต่างในสาระสำคัญ กฎที่มีอยู่แล้วถูกตั้งค่าสำหรับสถานการณ์ทั่วไป (การเตือนต่อสัญญา, การแจ้งย้ายออก, หมดอายุประกัน, การเตือนปรับค่าเช่า) สามารถเปิดใช้งานได้ทันทีหรือแก้ไขเพิ่มเติมได้; ส่วนกฎที่สร้างเองจะเริ่มจากศูนย์ แต่เสรีภาพในการรวมเงื่อนไขการทริกเกอร์, ตัวรับ และเนื้อหาเหมือนกันทั้งหมด

ความแตกต่างระหว่างเหตุการณ์และรอบระยะเวลาคืออะไร?

การขับเคลื่อนด้วยเหตุการณ์จะอ้างอิงวันที่ตามสัญญาเอง เช่น ก่อน 60 วันจากวันสิ้นสุดของการเช่าของแต่ละสัญญา จึงแตกต่างตามแต่ละสัญญา ซึ่งเป็นรูปแบบที่ใช้บ่อยที่สุดสำหรับการแจ้งเตือนการเช่า ส่วนรอบระยะเวลาจะส่งเป็นประจำโดยไม่ผูกกับวันที่ในสัญญา

ตัวแปรในวงเล็บปีกกา {{}} คืออะไร?

เป็นตัวแทนข้อมูลที่จะแทนที่เมื่อส่งออก ระบบจะแทนที่ตามข้อมูลสัญญาของผู้รับแต่ละราย: ชื่อผู้เช่าจะถูกแทนด้วยชื่อของผู้รับ อาคารและวันที่จะถูกแทนที่ด้วยข้อมูลของสัญญานั้น ดังนั้นในกฎเดียวกัน เมลที่ส่งจะมีเนื้อหาเฉพาะสำหรับผู้รับแต่ละคน

เมื่อเลือกแจ้งเตือนพนักงาน จะส่งถึงพนักงานทุกคนหรือไม่?

ไม่ใช่ จะส่งถึงเฉพาะพนักงานที่เกี่ยวข้องกับอาคารนั้นเท่านั้น ใครดูแลอาคารใดก็จะได้รับการแจ้งเตือนนั้น พนักงานที่ไม่เกี่ยวข้องจะไม่โดนรบกวน สามารถปรับเปลี่ยนผู้ที่เกี่ยวข้องในตั้งค่าอาคาร

สามารถแก้ไขกฎหลังตั้งค่าได้หรือไม่? หากไม่ต้องการส่งชั่วคราวทำอย่างไร?

ทั้งหมดสามารถทำได้ กลับไปที่รายการกฎ และใช้เมนูเพิ่มเติมของแต่ละกฎเพื่อแก้ไขหรือลบ หากไม่ต้องการส่งชั่วคราวให้เปลี่ยนสถานะเป็นปิดใช้งาน การตั้งค่ายังจะถูกเก็บไว้และสามารถเปิดใช้งานได้เมื่อต้องการ

ผู้เช่าบอกว่าไม่ได้รับแจ้งเตือน ฉันจะตรวจสอบได้อย่างไร?

โปรดไปที่ "แจ้งเตือน" → "บันทึกการแจ้งเตือนผู้เช่า" เพื่อค้นหา บันทึกจะแสดงเวลาการส่งแต่ละรายการสำหรับผู้เช่ารายนั้น คลิก "ดูเนื้อหา" เพื่อดูเนื้อหาการส่งจริง หากพบว่ามีการส่ง โปรดขอให้ผู้เช่าตรวจสอบกล่องจดหมายขยะ หรือยืนยันว่าที่อยู่อีเมลในข้อมูลผู้เช่าถูกต้อง.