การดำเนินการบัญชีผู้เช่า: การตรวจสอบการชำระเงิน รับชำระบางส่วน การอ่านมิเตอร์และมัดจำ ทุกวันเช่าเช็คที่หน้านี้

บัญชีผู้เช่าคืออะไร?

หลังจากการเข้าอยู่/เซ็นสัญญา ระบบจะสร้างรอบบัญชีของผู้เช่ารายนี้ (ค่าเช่า มัดจำ ค่าบริการสาธารณะ) อัตโนมัติ หน้าเช่าผู้เช่าคือที่สำหรับการทำงานบัญชีทุกวัน: คำนวณการชำระเงิน การอ่านมิเตอร์ การจัดการส่วนที่ยังไม่ได้ชำระ มัดจำและยอดที่ได้รับล่วงหน้า

การจัดเก็บค่าเช่าเหลือเพียงสองขั้นตอน: เงินเข้ามา, ทำเครื่องหมายว่าชำระเงินแล้ว; ถึงเวลาจดมิเตอร์, ป้อนตัวเลขการอ่าน ระบบจะจัดการเรื่องอื่นๆ โดยอัตโนมัติ เช่น การสร้างใบแจ้งหนี้, คำนวณยอดเงิน, การตั้งค่าสถานะเกินกำหนด, การส่งการแจ้งเตือน

ภาพรวมอินเทอร์เฟซ: แท็บสี่อันและเมนูฟังก์ชันหนึ่งอัน

คลิกที่ห้องใดๆ ในรายการทรัพย์สินทางด้านซ้ายเพื่อเข้าสู่หน้าห้อง แท็บทั้งสี่ด้านบนแบ่งสถานะและประเภทใบแจ้งหนี้: ค้างชำระ (ใบแจ้งหนี้ที่ยังไม่ได้รับเงิน, พื้นที่ทำงานประจำวัน), ชำระแล้ว (ประวัติที่ได้รับเงินแล้ว), เงินประกันและเงินที่ได้รับล่วงหน้า, ค่าใช้จ่ายประจำ สามารถสลับระหว่างการเงินของผู้เช่าและบริษัทนายหน้าได้ในโหมดบริหารจัดการ

เมนูเพิ่มเติมด้านขวาของแต่ละใบแจ้งหนี้ (ไอคอนสามจุด) เป็นทางเข้าของการดำเนินการทั้งหมด: ทำเครื่องหมายว่าชำระแล้ว, ยกเว้น, จดมิเตอร์, เพิ่ม/แก้ไข, เลื่อนการเรียกเก็บเงิน, การแจ้งเตือนการชำระ ในบทความนี้จะอธิบายถึงการใช้งานที่พบได้บ่อย

การใช้งานที่พบบ่อย

การยืนยันการรับเงิน: ทำเครื่องหมายว่าชำระแล้ว

หลังจากที่ผู้เช่าชำระเงินแล้ว ให้ค้นหาใบแจ้งหนี้ในแท็บค้างชำระและคลิกเลือกทำเครื่องหมายว่าชำระแล้วจากเมนูเพิ่มเติม หน้าต่างจะเรียกร้องวันที่รับเงิน, วิธีการชำระ (เงินสด, โอนเงิน เป็นต้น) และจำนวนเงิน โดยที่จำนวนเงินตั้งค่าเริ่มต้นคือยอดที่คาดว่าจะได้รับทั้งหมดในงวดนั้น

หลังจากตรวจสอบจำนวนเงินว่าไม่มีข้อผิดพลาด สามารถกรอกหมายเหตุตามที่ต้องการ, เลือกที่จะส่งใบเสร็จให้ผู้เช่า และคลิกยืนยันก็ถือว่าเสร็จสิ้นการยืนยัน ใบแจ้งหนี้นั้นจะย้ายไปที่แท็บชำระแล้วทันที, สถานะเกินกำหนดจะหายไป และในโหมดบริหารจัดการ ค่าธรรมเนียมการจัดการและค่าธรรมเนียมในงวดนั้นจะถูกทำเครื่องหมายว่าได้รับเงินแล้วโดยอัตโนมัติ

ผู้เช่าชำระเพียงบางส่วน: ชำระบางส่วนและชำระค่าช่วงเวลาที่ขาด

ในหน้าต่างระบุการรับเงิน หากจำนวนเงินที่ป้อนน้อยกว่ายอดที่ต้องรับ ระบบจะแสดงหน้าจอการจัดสรร: จัดสรรเงินที่รับจริงให้กับแต่ละรายการค่าใช้จ่าย ส่วนต่างที่เหลือจะสร้างรอบบิลเพิ่มโดยอัตโนมัติ และสามารถกำหนดวันที่มีกำหนดชำระได้ เมื่อส่งสามารถเลือกส่งใบเสร็จและบิลเพิ่มให้ผู้เช่าได้

การอ่านมิเตอร์: ป้อนการอ่าน ระบบคำนวณจำนวนเงินอัตโนมัติ

ค่าใช้จ่ายที่คำนวณจากมิเตอร์จะถูกระบุว่าไม่ได้อ่านจนกว่าจะทำการอ่านคลิกปุ่มอ่านมิเตอร์ในเมนูเพิ่มเติม ป้อนการอ่านครั้งนี้ ระบบจะคำนวณการใช้งานและจำนวนเงินจากการอ่านครั้งก่อนและราคาต่อหน่วยอัตโนมัติ (เช่น การอ่านครั้งก่อน 1000 หน่วย, หน่วยละ 5 บาท) หลังจากบันทึกจะเพิ่มจำนวนเงินในใบแจ้งหนี้ และการแจ้งเตือนการชำระเงินจะถูกส่งออกไป หากมีอัตราฤดูร้อนหรือการคิดราคาตามขั้นสามารถปรับราคาต่อหน่วยได้ที่นี่

ปรับปรุงยอดแล้ว: ประวัติการรับเงินชัดเจน

บิลที่ผ่านการปรับปรุงยอดทั้งหมดอยู่ในแท็บปรับปรุงยอดแล้ว แต่ละรายการจะแสดงบิล ช่วงเวลา รายละเอียด วันรับเงิน และจำนวนเงิน สถานะจะถูกตั้งว่า 'ชำระแล้ว' หากต้องการตรวจสอบว่าเดือนใดรับเงินเท่าใด หรือผู้เช่าชำระเงินวันใด สามารถดูจากบันทึกที่นี่ได้

เงินประกันและเงินที่รับล่วงหน้า: เงินที่เป็นหนี้ผู้เช่า ตรวจสอบยอดคงเหลือได้ตลอดเวลา

ส่วนเงินประกันจะแสดงบันทึกเงินประกันของสัญญาเช่านี้และยอดคงเหลือปัจจุบัน โดยระบุผู้เก็บเงินประกัน (เช่น บัญชีทรัสต์ของเจ้าของ) เมื่อสิ้นสัญญาจะใช้ส่วนนี้ตรวจสอบยอดเงินที่ต้องคืน

ส่วนเงินที่รับล่วงหน้าบันทึกเงินที่ผู้เช่านำมาจ่ายล่วงหน้า (เช่น ค่าไฟฟ้าที่รับล่วงหน้า) และใช้ยอดนี้หักค่าใช้จ่ายหลักของแต่ละงวด ในกรณีที่สิ้นสัญญาจะสรุปยอดที่เหลือและคืนเงินกลับ กดสร้างบิลใหม่เพื่อบันทึกการรับเงินล่วงหน้า

ค่าใช้จ่ายตามงวด: ค่าใช้จ่ายแต่ละงวดของสัญญาเช่านี้

แท็บค่าใช้จ่ายตามงวดแสดงกลุ่มรอบบิลตามงวดทั้งหมดที่ตั้งค่าสำหรับสัญญาเช่านี้: ชื่อ, ระยะเวลา, ความถี่, รายละเอียดค่าใช้จ่ายและจำนวนเงิน ค่าใช้จ่ายที่นำไปรวมกับบิลค่าเช่าจะมีการระบุพิเศษ ต้องการปรับจำนวนเงินหรือเพิ่มค่าใช้จ่ายใหม่ (เช่น เริ่มเก็บค่าอินเตอร์เน็ตกลางสัญญา) ให้คลิกแก้ไขหรือเพิ่มค่าใช้จ่ายตามงวดที่นี่ รอบบิลต่อไปจะสร้างตามการตั้งค่าใหม่นี้

ฟังก์ชันอื่นๆ ในเมนู

• ยกเว้นการเก็บ: ใช้เมื่อทำข้อตกลงกับผู้เช่าเพื่อลดหรือยกเว้นค่าบางรายการ รายการนั้นจะไม่ถูกระบุเป็นยอดค้างรับอีกต่อไป
• เลื่อนการเก็บค่าเช่า: เมื่อทำข้อตกลงกับผู้เช่าเพื่อเลื่อนการชำระ จะปรับวันครบกำหนดในงวดนั้นเพื่อหลีกเลี่ยงการมาร์คเป็นค้างชำระ
• แจ้งเตือนการชำระเงิน: ส่งแจ้งเตือนการชำระเงินสำหรับบิลนั้นให้ผู้เช่าอีกครั้งโดยไม่ต้องรอการจัดลำดับจากระบบ
• เพิ่ม/แก้ไข: ปรับเนื้อหาของใบแจ้งหนี้นี้ หรือใช้เพิ่มใบแจ้งหนี้ที่มุมขวาบนเพื่อสร้างใบเรียกเก็บเงินชั่วคราว (เช่น ค่าแชร์ซ่อมแซม)

คำถามที่พบบ่อย

ทำอย่างไรถ้าผู้เช่าจ่ายค่าเช่าแค่บางส่วน?

ทำเครื่องหมายว่ารับแล้ว จำนวนเงินที่เติมคือยอดที่ได้รับจริง ระบบจะเปิดหน้าจอการจัดสรรให้คุณจัดสรรจำนวนเงินที่ได้รับไปในแต่ละรายการ ความแตกต่างจะสร้างใบแจ้งหนี้เพิ่มเติมและสามารถตั้งค่ากำหนดวันชำระได้ที่ตามที่เหลือไว้ และยังสามารถเลือกที่จะส่งใบแจ้งหนี้เพิ่มเติมให้ผู้เช่า ไม่ต้องแยกใบแจ้งหนี้เอง และไม่มีการพลาดการไล่ตามส่วนที่เหลือ

เมื่อทำเครื่องหมายว่ารับเงินแล้ว ใบแจ้งหนี้ไปไหน?

ย้ายไปที่แท็บที่ตรวจสอบแล้ว เก็บข้อมูลงวด ใบแจ้งหนี้ รายละเอียด วันที่ได้รับ และจำนวนเงินอย่างครบถ้วน แท็บที่ยังไม่ตรวจสอบจะแสดงเฉพาะใบแจ้งหนี้ที่ยังไม่ได้รับเสมอ ซึ่งนี่คือลักษณะการใช้งานเป็นรายการสิ่งที่ต้องทำในแต่ละวัน: ล้างมันให้ว่าง ก็จบการจัดเก็บค่าเช่าของวันนี้

ใบแจ้งหนี้ที่ยังไม่ได้อ่านมาตรวัดจะส่งการแจ้งเตือนการชำระให้ผู้เช่าหรือไม่?

ไม่ส่ง ใบแจ้งหนี้ที่ใช้มาตรวัดจะไม่ส่งออกก่อนดำเนินการอ่านมาตรวัดและยืนยันยอดเงิน เพื่อป้องกันไม่ให้ผู้เช่าได้รับใบแจ้งหนี้ที่ยอดยังไม่ครบ กรณีอ่านมาตรวัดเสร็จแล้วระบบจะทำการส่งซ้ำอัตโนมัติ ดังนั้นเมื่อเห็นป้ายยังไม่ได้อ่านมาตรวัดก็ควรดำเนินการอ่านมาตรวัดก่อน

ถ้าผู้เช่าขอชำระล่าช้าไปสองสามวัน จะถูกนับเป็นค้างจ่ายหรือไม่?

ใช้เมนูเพิ่มเติมเพื่อปรับการรับค่าเช่าช้าสำหรับงวดนั้น วันรับเงินใหม่จะนับจากวันที่กำหนดใหม่ และจะไม่ถูกทำเครื่องหมายผิด