วิธีใช้ปฏิทินจัดตารางเพื่อแจ้งเตือนผู้เช่า: ตัวอย่างการแจ้งเตือนไฟดับ

ปฏิทินคืออะไร?

สมมติว่าได้รับแจ้งจากบริษัทไฟฟ้าว่าไฟฟ้าจะดับใน 15 วันข้างหน้าเนื่องจากซ่อมแซมสายไฟ ขณะที่ได้รับแจ้งคุณอาจกำลังยุ่ง และอาจลืมเตือนผู้เช่าหลังจากนั้น 15 วัน ใช้ปฏิทินเพื่อเพิ่มเหตุการณ์เมื่อได้รับแจ้ง ตั้งค่าวันที่ ระบบจะส่งการแจ้งเตือนให้ผู้เช่าโดยอัตโนมัติ คุณไม่ต้องจำเองหรือติดต่อทุกคนทีละคน ใช้วิธีเดียวกันกับเหตุการณ์อื่นๆ เช่น น้ำประปาดับ, การตรวจสอบไฟไหม้, การตรวจรับคืนทรัพย์สิน เป็นต้น

วิธีเปิดปฏิทิน

คลิกไอคอนปฏิทินที่มุมขวาบนของหน้าจอ (ตามภาพด้านล่างในกรอบสีแดง) เพื่อเข้าสู่หน้าปฏิทิน

ปฏิทินสามารถสลับวิธีการดูเป็นเดือน, สัปดาห์, วัน และเปลี่ยนเดือนได้ด้วยลูกศรซ้ายขวา ด้านขวาของหน้าจอจะแสดงเหตุการณ์ทั้งหมดในเดือนตามวันที่ เพื่อให้คุณเห็นสิ่งที่ต้องจัดการได้อย่างรวดเร็ว

วิธีเพิ่มเหตุการณ์

คลิกปุ่มเพิ่มปฏิทินที่มุมขวาบน หรือคลิกที่วันที่ในปฏิทินเพื่อเปิดหน้าต่างเพิ่ม (ตามภาพด้านล่าง)

หัวเรื่องเป็นช่องบังคับ กรุณาใส่เนื้อหาของเหตุการณ์นี้ เช่น: 22/7 เวลา 9 โมงเช้าถึงเที่ยง ไฟดับเพราะซ่อมแซมสายไฟ หัวเรื่องจะแสดงในปฏิทินและเป็นเนื้อหาในการแจ้งเตือนผู้เช่า แนะนำให้เขียนเวลาพร้อมเหตุผลอย่างชัดเจน เพื่อที่ผู้เช่าจะได้เข้าใจทันทีและไม่ต้องถามย้อนกลับ

เปิดเผยเหตุการณ์นี้ให้ผู้เช่าหรือไม่

ในส่วนของทรัพย์สิน คุณสามารถตัดสินใจได้ว่าเหตุการณ์นี้จะเปิดเผยหรือไม่:

• เผยแพร่: ผู้เช่าของทรัพย์สิน (หรือห้อง) ที่เลือกจะเห็นกิจกรรมนี้ในหน้าผู้เช่าและจะได้รับการแจ้งเตือน สำหรับการแจ้งเตือนเช่นไฟดับที่ผู้เช่าจำเป็นต้องทราบ ให้เลือก 'เผยแพร่' ระบบจะแจ้งเตือนผู้เช่าที่ได้รับผลกระทบทั้งหมดแทนคุณ
• ไม่เผยแพร่: มองเห็นได้เฉพาะในแอดมิน เหมาะสำหรับงานภายใน เช่น การจัดตารางช่างซ่อมบำรุง การตรวจสอบภายใน

จากนั้นเลือกชื่อทรัพย์สินและชื่อห้องสำหรับกิจกรรมนี้ เช่น ในกรณีไฟดับ ปกติจะส่งผลต่อทั้งอาคาร คุณเพียงต้องเลือกทรัพย์สิน หากส่งผลเฉพาะห้องบางห้อง เช่น การซ่อมท่อน้ำในห้องเดียว ให้เลือกห้องเพิ่มเติม แจ้งเตือนจะส่งถึงผู้เช่าห้องนั้นเท่านั้น

ตั้งค่าวันที่และวิธีแจ้งเตือน

วันที่เป็นช่องบังคับ กรุณาเลือกวันที่และเวลาที่กิจกรรมจะเกิดขึ้น เช่น การแจ้งเตือนการไฟดับ ให้กรอกวันที่ที่จะเกิดเหตุใน 15 วันถัดไป

มีสามวิธีในการแจ้งเตือน ระบบจะส่งอัตโนมัติตามที่เลือก หลังตั้งค่าเสร็จ คุณไม่ต้องจำเรื่องนี้อีก

• แจ้งเตือนตามเวลาที่กำหนด: เลือกเวลาจากเมนูดรอปดาวน์ (เช่น วันเดียวกัน) ระบบจะส่งอัตโนมัติเมื่อถึงเวลา เช่น กรณีไฟดับ เลือกให้ส่งในวันที่มีการดับไฟ ผู้เช่าจะจำได้ดี ไม่ลืมเพราะได้รับแจ้งก่อนนานเกินไป
• ส่งการแจ้งเตือนทันที: ระบบจะส่งการแจ้งเตือนทันทีหลังบันทึก เหมาะสำหรับเรื่องที่ต้องการให้ผู้เช่ารู้ล่วงหน้า เพื่อจัดการ เช่น การแจ้งแผนไฟดับล่วงหน้า 15 วัน
• ไม่แจ้งเตือน: บันทึกลงในปฏิทินเท่านั้น ไม่ส่งการแจ้งเตือนใดๆ

แจ้งเตือนผู้รับอื่น ๆ

หากจำเป็นต้องแจ้งผู้ที่ไม่ใช่ผู้เช่าและสมาชิกจัดการ (เช่น เจ้าของ, ผู้ผลิตการซ่อมแซม) สามารถเปิดการแจ้งเตือนผู้รับอื่น ๆ และเพิ่มในรายการจะได้รับการแจ้งเตือนไปพร้อมกัน ไม่จำเป็นต้องส่งต่อแยกต่างหาก

การแจ้งเตือนตามรอบ

หากกำหนดการเกิดขึ้นอย่างสม่ำเสมอ (เช่น การตรวจสอบไฟเดือนละครั้ง, การทำความสะอาดถังน้ำทุกฤดู) สามารถเปิดใช้งานการแจ้งเตือนตามรอบ ระบบจะทำการเตือนซ้ำตามรอบโดยอัตโนมัติ ไม่จำเป็นต้องสร้างกำหนดการใหม่ทุกครั้ง

อัปโหลดภาพแนบ

คุณสามารถอัปโหลดภาพ (สูงสุด 2 รูป) ในส่วนแนบ ไฟล์ต้นฉบับจะช่วยให้ผู้รับเห็นข้อมูลครบถ้วนอย่างเช่นการขึ้นประกาศไฟดับ คุณสามารถถ่ายภาพประกาศไฟฟ้าดับแล้วอัปโหลดได้ทันที ผู้เช่าจะเห็นประกาศเดิมและไม่ต้องพิมพ์ซ้ำ เมื่อชุดการตั้งค่าเสร็จแล้ว คลิกบันทึกเพื่อทำการเพิ่มต่อไป

ดูและพิมพ์ปฏิทิน

กำหนดการที่เพิ่มเสร็จจะปรากฏในปฏิทินและรายการกำหนดการด้านขวา คลิกเพื่อดูหรือแก้ไขได้ หากต้องการประกาศเป็นเอกสาร (ตัวอย่างเช่น ในกระดานประกาศของอาคาร) ให้คลิกที่ปุ่มพิมพ์เพื่อพิมพ์หน้าปฏิทินปัจจุบันออกมา