วิธีจัดการอัตราแลกเปลี่ยนเมื่อกำหนดราคาเช่าด้วยยูโรอย่างถูกต้อง?

ทำไมต้องกำหนดราคาเช่าด้วยยูโร แต่ใบเสร็จในสกุลเงินท้องถิ่น?

ในประเทศที่มีการผันผวนของอัตราแลกเปลี่ยนสูง เช่น ฮังการี โรมาเนีย เซอร์เบีย อาร์เจนตินา หรือที่นิยมใช้สกุลเงินต่างประเทศเป็นเกณฑ์ราคา สัญญาเช่ามักตั้งราคาด้วยยูโร (EUR) ดอลลาร์สหรัฐ (USD) แต่การรับชำระ การออกใบแจ้งหนี้ และการเสียภาษี ยังคงต้องใช้［สกุลเงินท้องถิ่น］ในการดำเนินการ

ปัญหาที่พบบ่อยในการปฏิบัติแบบดั้งเดิม

【เมื่อใช้ Excel หรือวิธีแมนนวล ปัญหาที่พบบ่อย ได้แก่:】

• ต้องค้นหาอัตราแลกเปลี่ยนและคำนวณใหม่ทุกงวด
• ต้องยืนยันซ้ำหลายครั้งว่าได้คำนวณถูกต้องก่อนออกใบแจ้งหนี้
• หลายคนจัดการ การคำนวณและการบันทึกไม่สม่ำเสมอ
• พบข้อผิดพลาดหลังส่งใบแจ้งหนี้ ค่าใช้จ่ายในการแก้ไขสูง

นี่คือเหตุผลที่หลายคนคิดว่า【ค่าเช่าสกุลเงินต่างประเทศไม่ใช่คำนวณไม่ได้ แต่จัดการยาก】

วิธีจัดการของ RentPackage

【ใน RentPackage:】

• สัญญาสามารถใช้ยูโรเป็นเกณฑ์ราคาตั้งต้น
• บิลจะประมวลผลเฉพาะ【ยอดเงินสุดท้ายในสกุลเงินท้องถิ่น】เท่านั้น
• ระบบกำหนดให้ยืนยันจำนวนเงินก่อนออกบิล
• รอบบิลที่ยังไม่ได้ยืนยัน จะไม่แสดงให้ผู้เช่าเห็น

อะไรคือ【การปรับอัตราแลกเปลี่ยน (ต้องใส่ 0)】?

【การปรับอัตราแลกเปลี่ยน】เป็นขั้นตอนใน【การยืนยัน】บ่งบอกว่า ได้ยืนยันยอดตามอัตราแลกเปลี่ยนปัจจุบันแล้ว

• รายการนี้【ไม่รวมในการคำนวณจำนวนเงิน】
• สามารถกรอก 0 ได้
• การกรอกข้อมูลแสดงว่ารอบนั้นผ่านการยืนยันแล้ว

ทำไมต้องมีขั้นตอน【การยืนยันอัตราแลกเปลี่ยน】?

อัตราแลกเปลี่ยนอาจเปลี่ยนแปลงทุกวัน จึงจำเป็นต้องยืนยันยอดสุดท้ายของค่าเช่าทุกงวดก่อนออกบิลโดยผู้ใช้

ใน RentPackage การยืนยันนี้สำเร็จได้ผ่านฟิลด์: 【การยืนยันอัตราแลกเปลี่ยน（ต้องกรอก 0）】

• ฟิลด์นี้【ไม่รวมในการคำนวณจำนวนเงิน】
• เฉพาะตัวแทน【ยืนยันยอดชำระแล้ว】
• ใส่ 0 เพื่อยืนยัน

ขั้นตอนการตั้งค่าจริง (รวมคำอธิบายหน้าจอ)

1️⃣ ขั้นตอนที่ 1: เพิ่ม【ค่าไฟฟ้ารายงวด】เมื่อ【ย้ายเข้า/เซ็นสัญญา】

เพิ่ม【ค่าไฟฟ้ารายงวด】ใน【ขั้นตอนย้ายเข้าหรือเซ็นสัญญา】ของผู้เช่า เป็นการตั้งค่าพื้นฐานสำหรับใบแจ้งหนี้ในอนาคตแต่ละงวด

2️⃣ ขั้นตอนที่ 2: เลือกประเภทการอ่านมิเตอร์เป็น【ป้อนด้วยตนเอง】

เมื่อเพิ่มค่าไฟฟ้ารายงวด ให้เลือก【ป้อนด้วยตนเอง】ใน【ประเภทการอ่านมิเตอร์】เพื่อปรับเปลี่ยนจำนวนเงินได้เอง

3️⃣ ขั้นตอนที่ 3: เลือกรายการอ่านมิเตอร์เป็น【ปรับค่าอัตราแลกเปลี่ยน】

ใน【รายการอ่านมิเตอร์】เลือก【ปรับค่าอัตราแลกเปลี่ยน】เป็นรายการยืนยัน

คำอธิบายกระบวนการดำเนินการใบแจ้งหนี้แต่ละใบ

1️⃣ ขั้นตอนที่ 1: คำนวณยอดเรียกเก็บสำหรับงวด (สกุลเงินท้องถิ่น)

ตามแหล่งที่มาของอัตราแลกเปลี่ยนที่คุณใช้ (ธนาคาร, ธนาคารกลาง หรือกฎภายในบริษัท) คำนวณยอดเรียกเก็บในสกุลเงินท้องถิ่นสำหรับงวดนี้ก่อน

2️⃣ ขั้นตอนที่ 2: ปรับยอดค่าเช่าโดยตรง

ในรอบบิลค่าเช่า ให้ปรับค่าเช่าเป็นยอดที่ถูกต้องและสุดท้ายโดยตรง

3️⃣ ขั้นตอนที่ 3: กรอก 【ยืนยันอัตราแลกเปลี่ยน (ต้องกรอก 0)】

หลังจากทำการปรับยอดเงินในรอบบิลค่าเช่าแล้ว บิลนี้ยังอยู่ในสถานะ 'ยังไม่ได้จดมิเตอร์' ในช่อง 'การจดมิเตอร์' > 'ยืนยันอัตราแลกเปลี่ยน' ให้กรอกค่า (ต้องกรอก 0) เพื่อระบุว่าได้ยืนยันเรียบร้อยแล้วในรอบนี้

ตัวอย่างจริง

【สถานการณ์:】
ค่าเช่าสัญญา：500 EUR
อัตราแลกเปลี่ยนปัจจุบัน：1 EUR = 5.1

• คำนวณยอดเรียกเก็บสำหรับงวดนี้：500 × 5.1 = 2,550
• ปรับยอดค่าเช่าในรอบบิลเป็น 2,550
• 【ปรับอัตราแลกเปลี่ยน】กรอก 0
• （แนะนำ）กรอกหมายเหตุ：500 EUR，อัตราแลกเปลี่ยน 5.1

แนะนำให้กรอก: วิธีบันทึกหมายเหตุอัตราแลกเปลี่ยน (สะดวกในการตรวจสอบบัญชี)

รูปแบบหมายเหตุที่แนะนำ (เลือกอย่างใดอย่างหนึ่ง)：

• ค่าเช่าสัญญา 500 EUR; อัตราแลกเปลี่ยน 1 EUR = 5.1; ใบแจ้งหนี้รอบนี้ 2,550
• EUR 500 × 5.1 = 2,550

คำถามที่พบบ่อยเพิ่มเติม

Q1: จำเป็นต้องกรอกช่องยืนยันอัตราแลกเปลี่ยนหรือไม่?

หากท่านต้องการให้ผู้เช่ายืนยันอัตราแลกเปลี่ยนก่อนจึงจะเห็นใบแจ้งค่าเช่ารอบนั้น จำเป็นต้องกรอก 【ยืนยันอัตราแลกเปลี่ยน (ต้องกรอก 0)】ก่อน ซึ่งหากยังไม่กรอก ผู้เช่าจะไม่เห็นรอบบิลและจะไม่ได้รับการแจ้งชำระเงิน

Q2: การกรอกอัตราแลกเปลี่ยนที่ 0 จะส่งผลต่อยอดเงินหรือไม่?

ไม่ส่งผล ช่องนี้ใช้เพื่อเป็นการยืนยันขั้นตอนเท่านั้น ไม่ได้ใช้ในการคำนวณยอดเงิน โปรดปรับยอดค่าเช่ารายงวดให้ถูกต้องตามอัตราแลกเปลี่ยนก่อน แล้วจึงกรอก 0 เพื่อยืนยัน

Q3: ฉันสามารถใช้ค่าอัตราแลกเปลี่ยนที่แตกต่างกันในแต่ละช่วงได้หรือไม่?

ได้ คุณสามารถตัดสินใจเองได้ตามนโยบายบริษัทหรือค่าอัตราแลกเปลี่ยน ณ ช่วงเวลานั้น และบันทึกค่าอัตราที่ใช้ในหมายเหตุ

Q4: กระบวนการนี้ใช้ได้กับทุกประเทศหรือไม่?

กระบวนการนี้เหมาะสำหรับสถานการณ์ที่สัญญาหรือการตั้งราคาอ้างอิงเป็นสกุลเงินต่างประเทศ แต่การเรียกเก็บเงินหรือบัญชีต้องใช้สกุลเงินท้องถิ่น เป็นที่พบบ่อยในประเทศฮังการีและโรมาเนีย