RentPackage 賃貸媒介管理：不動産会社がオーナーの入居者探しを代行、掲載・予約・契約から仲介手数料の照合まで一括管理

賃貸の媒介とは、オーナーに代わって入居者を見つけ、契約を結び、仲介手数料を受け取る仕事です。掲載を出したり止めたり、誰が予約したか、契約は済んだか、手数料は入金されたか、営業スタッフのインセンティブをどう分けるか。メモ帳やExcelでは抜け漏れが起きやすくなります。本記事では、RentPackageで1件の媒介掲載物件を管理する流れを、オーナー契約、予約、入居者契約、コミッションの分配、そして最後の手数料の照合まで説明します。

RentPackageで媒介を管理するメリット

• すべての操作が1件の掲載物件の中で完結
  媒介の掲載物件は [掲載物件] > [会社の掲載物件] の [媒介] タブにあります。各掲載物件の右側にある [より多くの機能] が、契約・予約・コミッション分配の入口です。機能をあちこち探す必要はありません。
• データは自動入力、再入力は不要
  住所、家賃、敷金は掲載物件からオーナー契約に自動入力されます。予約時に入力した入居者情報は、契約時に入居者契約へ自動入力されます。
• 二重貸しを防止
  予約済み、または契約手続き中の物件は、システムが掲載を再開できないようにします。
• 手数料とインセンティブを自分で記録する必要なし
  コミッションの分配を設定すると、オーナー手数料、入居者手数料、スタッフのインセンティブの請求期間をシステムが自動作成します。入金されたら入金済みに設定するだけです。

1. オーナー契約：オーナーから媒介の依頼を受ける

オーナーから媒介を依頼されたら、掲載物件の [より多くの機能] から [オーナーの契約締結] を選びます。物件の住所と名称、家賃、敷金は掲載物件から自動入力済みです。委任期間を設定するときは、[3か月] を押すと終了日が自動で入ります。

署名方法は2通りです。[オーナーがリンクで署名] を選ぶと、システムが署名用リンクを作成します。LINEやメールでオーナーに送れば、オーナーはスマートフォンで署名できます。オーナーがその場にいる場合は [オーナーが今署名] を選び、その場で署名と本人確認用の写真撮影を行います。

2. 掲載の管理：編集、担当者の変更、非掲載と再掲載

[より多くの機能] の [掲載物件を編集] で、家賃、敷金、写真、タイトル、内容を変更できます。タイトルはテンプレートをそのまま使えます。担当者を変えるときは [掲載担当者を編集] を選びます。物件が空いている期間はシステムが自動で掲載を開始し、掲載リンクをコピーして共有することもできます。

成約したら [非掲載にする] を押します。同時に契約やコミッション分配を追加するかをシステムが確認し、そのまま次のステップへ案内します。再募集するときは [クローズ中] から [掲載を開始] を押します。

3. 予約：入居者が部屋を押さえておきたいとき

[予約を追加] を押し、入居者の名前、電話番号、申込金の金額を入力します。媒介の予約は申込金の金額を記録するだけで、請求期間は作成されません。

家賃、敷金、契約期間は契約時に自動で契約書に入力されます。システムはカレンダーに契約日を追加し、前日にあなたと入居者へリマインダーメールを送ります。保存すると、掲載物件に予約中と表示されます。

4. 入居者契約：予約の情報が自動入力

入居者が借りることを決めたら、[入居者の契約締結] を押します。予約時に入力した入居者情報、賃貸期間、家賃、敷金はすでに契約に入っています。契約テンプレートを選び、内容をプレビューしたら [契約方法を設定] を押します。

仲介会社、オーナー、入居者は、それぞれメール、リンク、対面のいずれかで署名する方法を選べます。[契約を保存] を押すと、システムが各人に署名用リンクを送ります。

5. コミッションの分配：1件の手数料を誰にいくら分けるか

成約後に [成約インセンティブを設定] を押し、[新しいコミッション分割を追加] を選びます。オーナーと入居者から受け取る手数料を入力します。[1か月]、[0.5か月] を押せば金額が自動計算されます。

続いて物件開拓担当スタッフと営業スタッフのインセンティブを設定します。金額か割合のどちらかを入力すると、もう一方は自動計算されます。[確認] を押すと、オーナー手数料、入居者手数料、スタッフのインセンティブの請求期間がシステムで自動作成されます。

6. 手数料の照合：入金済みかどうかが一目でわかる

[会計] > [仲介会社会計] の [媒介のみ] を開きます。[未照合] はまだ入金されていない手数料で、入金済みに設定すると [照合済み] に移ります。[成約インセンティブ] タブでは営業スタッフごとのインセンティブを確認できます。

よくある質問

媒介の予約で請求期間は作成されますか？

作成されません。媒介の予約は申込金の金額を記録するだけです。入居者が契約するときに、家賃、敷金、契約期間が自動で契約に入力されます。

予約済みの物件の掲載を再開できますか？

できません。予約済み、または契約手続き中の物件は、二重貸しを防ぐため、システムが掲載を再開できないようにしています。

まとめ

今のやり方のままでは、来月もメモ帳を1件ずつめくり、Excelと突き合わせて、誰が予約したか、手数料は入金されたかを確認することになります。RentPackageなら、媒介の掲載から予約、契約、手数料の照合まで、すべてのステップが1件の掲載物件の中で完結し、同じ人数でより多くの案件を扱えます。

まずは募集中の媒介掲載物件を1件選び、[より多くの機能] からオーナー契約を1回行って、データがどう自動入力されるか確かめてみてください。

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