カレンダーで入居者通知をスケジュールする方法：停電通知を例に

カレンダーとは？

電力会社から15日後に停電するとの通知を受けたとします。通知を受けた時に忙しくしており、15日後には入居者に通知するのを忘れてしまうかもしれません。カレンダーを使用すると、通知を受け取った時にスケジュールを作成し、日付を設定するだけで、システムが自動的に入居者に通知します。覚えておく必要もなく、一人一人に電話やメッセージを送る必要もありません。停水、消防点検、退去チェックなどの事項も同様に対応できます。

カレンダーの開き方

画面右上のカレンダーアイコンをクリックすると（下図の赤枠）、カレンダーページに入ります。

カレンダーは月、週、日の3つの表示形式が切り替え可能で、左右の矢印で月を切り替えられます。画面右側にその月の全スケジュールが日付ごとに一覧表示され、処理する必要のある事柄が一目で把握できます。

スケジュールの追加方法

右上のカレンダー追加ボタンをクリックするか、カレンダーの日付をクリックすると追加ウィンドウが開きます（下図参照）。

件名は必須項目で、このスケジュールの内容を入力してください。例：7/22 午前9時から12時までの停電。件名はカレンダー上に表示され、通知内容として入居者に送信されますので、時間と理由を明確に書くことをお勧めします。これにより、入居者は受信時に内容を理解でき、再度確認する必要がありません。

このスケジュールを入居者に公開するかどうか

物件ブロック内で、このスケジュールを公開するかどうか決定できます。

• 公開: 選択した物件（または部屋）のテナントはテナントポータルでこの予定を見ることができ通知を受け取ります。停電通知のようにテナントに知らせるべきことは公開を選択すると、システムがすべての影響を受けるテナントに通知します。
• 非公開: 管理者のみが閲覧可能で、修繕業者の手配や内部監査のような内部業務に適しています。

次に、この予定に属する物件名と部屋名を選択します。たとえば停電の場合、通常は建物全体に影響するため、物件のみを選ぶだけで十分です。特定の部屋にしか影響がない場合（例：特定の部屋の配管修理）、さらに部屋を選択すると、その部屋のテナントだけに通知されます。

日付と通知方法を設定

日付は必須項目です。事項発生の日付と時間を選択してください。例として、15日後の停電日を入力します。

通知方法は以下の3つです。システムが選択に基づき自動で発信します。設定後は、これについて覚えておく必要はありません。

• 指定時間に通知: ドロップダウンメニューから通知時間を選べます（例：当日）。選択した時間になるとシステムが自動で通知を発信します。停電の場合、同日の通知を選ぶと、テナントに最も印象が残り、事前通知を忘れにくくなります。
• 即時通知送信: 保存後にシステムが直ちに通知を送信します。テナントに早めに知らせて準備させたい事項に適しています。例えば、15日前に停電計画を事前通知します。
• 通知なし: カレンダーにのみ記録され、通知は送信されません。

他の受信者に通知

この予定で入居者や管理メンバー以外にも通知が必要な場合（例：物件所有者、修理業者）、他の通知受信者を追加してリストに入れることで関連者にもメッセージを自動で配信します。転送の手間は不要です。

定期通知

この予定が定期的に発生する場合（例：毎月の消防点検、毎季の水タンク掃除）、定期通知を有効にすると、設定した周期でシステムが自動的にリマインドを繰り返します。毎回新たに予定を作成する必要はありません。

添付画像をアップロード

添付ブロックに画像をアップロードできます（最大2枚）。停電通知の例では、電力会社の通知書を撮影してアップロードすることで、入居者は通知を受け取る際に元のアナウンスを確認でき、情報が完全です。テキストを再入力する手間も省けます。設定が完了したら、保存をクリックして完了です。

カレンダーの表示と印刷

追加された予定はカレンダーと右側の予定リストに表示され、クリックすることで表示や編集ができます。紙媒体の告知が必要な場合（例：建物の掲示板に掲示する場合）、印刷ボタンをクリックすることで現在のカレンダー画面を直接印刷できます。