カスタム通知設定: 家賃のリマインダーや契約満了通知を適切な時に適切な人へ送信

カスタム通知の機能について

賃貸管理には、多くの「通知が必要な業務」があります。契約更新の交渉を同僚にリマインドしたり、テナントに通知したり。保険の期限切れ前に更新を通知したり、毎年の賃料変更通知を送ったりします。カスタム通知を利用して、これらの作業をルールとして設定します。いつ送るか（トリガー条件）、誰に送るか（通知対象とフィルター条件）、何を送るか（変数を用いた通知内容）を設定すれば、システムが契約ごとの日付を管理し、適時に自動送信します。

重要なのは通知内容が個別にパーソナライズされることです。内容には変数（例えば、テナント名、物件名、契約開始日）が含まれており、送信時にシステムは各受取人の契約データに応じて置き換えます。一つのルールで100人のテナントに送信しても、それぞれに自分の名前、部屋、日付が書かれたメールが届きます。まるで手書きのように個別対応ですが、全て自動です。

入り口：左側メニューの通知をクリックし、カスタム通知ルールを選択します。リストにあるシステム内蔵の一般的なルール（契約更新通知、退去通知、保険期限通知、賃料変更通知など）をそのまま有効化できます。右上の追加をクリックすると、自分のルールを作成可能です。

何に使える？5つの実際のシナリオ

以下は内蔵ルールまたは数分で設定できるルールです。

ルール作成の4ステップ

ステップ1：基本設定

有効スイッチをオンにし、識別しやすい名前をルールに設定し、通知の受取人を選択：入居者（条件に合う契約の入居者に送信）、または従業員（関連のない従業員の通知を避けるため、物件に関心のある従業員のみに送信）。

ステップ2：通知条件

• トリガータイプ: イベント駆動（契約の日付を基準にトリガー、最も一般的）または固定周期（定期的に送信）。
• トリガー基準日: 基準とする日付を選択：契約開始日、賃貸終了日、退去日、保険開始日、保険終了日。
• 時間設定: 一回送信、または基準日に基づく年次通知（毎年同じ日に送信され、年次家賃変更などの通知に適しています）。
• 送信タイミング: イベント前に送信（事前通知）、イベント後に送信（事後通知）またはイベント当日に送信し、年、月、日単位でどれくらい前または後にするか設定します。
• フィルター条件: どの契約がこのルールに適用されるかをさらに制限します。例えば、契約状態が有効であること。複数の条件を追加できます。条件に合わない契約には通知が届きません。

ステップ3: 通知内容

通知のタイトルと本文を作成します。左側には利用可能なデータフィールドのリストがあります（契約、物件などにより分類されています）。フィールドをクリックすると、一つの変数が挿入されます（貸借人名、物件名、契約開始日など二重括弧で表示）。変数の位置には送信時に各受信者のデータが挿入されます。タイトルと本文の両方で変数を使用できます。

通知レポート: いくつかのフィールドを選択すると、システムが通知の末尾に自動的に表を生成し、これらのフィールドのデータを整理して添付します。例えば物件名、部屋、契約開始日が並び、受信者が本文内で情報を探す必要がありません。

ステップ4：プレビューと保存

プレビュー画面で通知の全体像が表示されます：タイトル、本文、自動生成されたレポートテーブル。変数は二重中括弧で示されます。確認後、保存をクリックします。

保存後、ルールはリストに表示され、状態は有効と表示されます。リスト上の各ルールはトリガー条件の概要、通知対象、状態が見え、いつでも無効化、変更、削除ができます。

入居者に送った通知の記録を検索

通知の送信後、いつでも各通知の送信状況を確認できます。左側メニューの[ 通知 ]→[ 入居者通知記録 ]をクリックしてください。

ページは送信済みの通知を時間順にリスト表示します。そこには送信時間、トリガーされたルールの概要（頻度、対象、条件、ルールの状態）、および関連する物件名、ユニット名、及び入居者が含まれます。[ メール内容を表示 ]をクリックすると、入居者が実際に受け取ったメールの全文が表示されます。

記録が多い場合は、上部の[ フィルター ]を使用して範囲を絞り、特定の物件や入居者の送信記録をすばやく見つけることができます。

送信されたメールはどんな感じ？各受信者に個別のバージョンが送られます

ルールがトリガーされた時、システムは各契約を順にチェックします：日時が一致し、絞り込み条件が合致した場合、その契約のデータで内容内のすべての変数を置換し、対応する受信者に送信されます。つまり、受信者が誰かでメールの内容が決まります。

例えば、「入居5年感謝通知」のルールでは、入居者Billyには「Hi, Billy、Sunny Heightsアパート - Room 301をご利用いただき5年、ありがとうございます」と送信され、他の入居者にはその人の名前と物件・部屋で送信されます。1つのルールで、各入居者に専用のメールが届き、設定は一度だけで済みます。

よくある質問

内蔵ルールと自分で追加したルールの違いは？

本質的な違いはありません。内蔵ルールはシステムがよくあるシナリオ（更新通知、退去通知、保険の期限切れ、賃料調整通知）を事前設定済みで、すぐに有効化して使用可能です。もちろん、変更もできます。自分で追加する時は、ゼロからトリガー条件、対象と内容を組み合わせるので、自由度は同じです。

イベント駆動型と固定サイクルの違いは何ですか？

イベント駆動型は各契約の固有の日付を基準とします。例えば、各賃貸契約の満了60日前など、契約ごとに異なるタイミングです。これは賃貸通知で最もよく使われる方法です。固定サイクルは契約日と紐付けずに定期的に送信します。

コンテンツ内の二重中括弧変数とは何ですか？

送信時に置き換えられるデータプレースホルダーです。システムは、受信者ごとの契約データに基づいて置き換えます：テナント名は受信者の名前に、物件や日付はその契約のデータに置き換えます。したがって、同じルールで送られるメールでも、内容は受信者専用になります。

通知の対象が従業員の場合、すべての従業員に送信されますか？

いいえ、物件をフォローしている従業員にのみ送信されます。誰がどの物件を担当しているかに応じて通知を受け取り、関係ない同僚は煩わされません。フォローメンバーは物件設定で調整できます。

規則を設定した後に変更できますか？一時的に送信したくない場合はどうしますか？

すべて可能です。ルールリストに戻り、それぞれのルールの詳細メニューから内容を変更したり削除したりできます。一時的に送信しない場合は、状態を無効にしてください。設定は保存され、後でいつでも再度有効にできます。

入居者が通知を受け取っていないと言う場合、どう確認しますか？

「通知」→「入居者通知記録」で確認してください。記録にはその入居者への各通知の送信時刻が一覧表示され、「メール内容を見る」をクリックすると実際のメール全文を確認できます。記録があれば入居者に迷惑メールフォルダや登録メールアドレスの確認を依頼してください。