Paglipat at Pagkontrata ng Tenant: Itakda ang rental period, deposito, at utility fees; awtomatikong nalilikha ang cycle ng pagbabayad.

Ano ang magagawa ng prosesong ito para sa iyo?

Kapag palilipatin ang tenant, i-click ang 'Move In/Contract' sa unit ng kwarto. Kumpletuhin ang lahat ng setting sa isang proseso: impormasyon ng tenant, uri ng lease at panahon, cycle ng pagbabayad at paalala sa pagbayad, deposito, utilities, at advance payments. Awtomatikong ginagawa ng sistema ang tenant's billing cycle, walang manual na entry.

Sa mode na may property management, may dagdag na hakbang para sa billing ng owner: komisyon at management fee ay awtomatikong nalilikha ayon sa setting, binabawas kapag natanggap ang rent. Maaari mong sundan ito ng online signing with tenant; awtomatikong inilalagay ang mga detalye ng kontrata, hanggang sa maipadala ang kontrata.

Hakbang sa Pagpapatakbo

Hakbang 1: Piliin ang kwarto at ilagay ang impormasyon ng tenant

Hanapin sa kaliwang listahan ang unit ng kwarto para sa paglipat. I-click ang 'more menu' (tatlong tuldok), piliin ang 'Move In/Contract'.

Awtomatikong ilalagay ang address ng property. Ilagay ang pangalan at email ng tenant. Kung may karagdagang signer para sa kontrata (hal. guarantor), i-click ang 'Add Additional Signer'; kung wala, laktawan ito.

Hakbang Dalawa: Itakda ang Mga Tuntunin sa Pagpapaupa

Uri ng Kasunduan (pumili ng isa sa tatlo)

• Nakatakdang Panahon ng Pagpaupa: Karaniwang kasunduan sa pagpapaupa na may tiyak na mga simula at pagtatapos na petsa. Maaaring pumili ng petsa o mag-click nang 1 taon, 2 taon para mabilis na mapunan.
• Buwanang Kasunduan sa Pagpapaupa: Flexible na termino ng pagpapaupa na walang itinakdang wakas. Patuloy na lumilikha ng susunod na billing term batay sa orihinal na ikot ng pagbayad ng kasunduan, pwedeng wakasan anumang oras na may palatandaan.
• Nakatakdang Panahon ng Pagpaupa na Nagtutuloy sa Buwanang (inirerekomenda ng system): Hindi na kailangan ng bagong kasunduan matapos ang expiration, awtomatikong patuloy na lumilikha ng mga billing. Angkop sa mga sitwasyong aasahang mananatili ang nangungupahan, hindi malilimutan dahil sa pagkakalimot na palawigin.

Mga Paalala sa Pagpapaupa at Pagpapanibago

Itakda ang mga petsa ng simula at pagtatapos ng pagpapaupa, pagkatapos itakda ang petsa ng abiso sa pagpapapanibago (halimbawa ay 30 araw bago matapos): magpapadala ang system ng Email sa mga miyembro na nagmamasid ng ari-arian, nang sa gayon ay maagang makapagpasyang pumili o magpalista, maiwasan ang di-inaasahang pagka-bakante.

Ikot ng Pagbayad at Araw ng Singilin

Mayroong walong uri ng dalas ng bayad: lingguhan, dalawang linggo, buwanan, dalawang buwan, quarterly, apat na buwan, kalahating taon, taon-taon, awtomatikong lumilikha ng sistema ng nauugnay na panahon ng pagsingil ayon sa dalas.

Pumili ng isang sa dalawang patakaran sa araw ng pagkolekta: isang tiyak na araw ng buwan (hal. unang araw ng buwan), o ilang araw bago magsimula ang panahon ng pagsingil. Itong petsa ang batayan para sa pagbabayad at pagtukoy ng pagkaantala.

Email paalala sa pagbabayad

Maaaring piliing sabay na magpadala ng abiso sa pagbabayad sa nangungupahan, at itakda kung ilang araw bago ipadala (hal. 5 araw bago ang araw ng pagkolekta). Ang billing ng mga gamit na may pagbabasa ay hindi ipapadala bago magamit ang pagbabasa; awtomatikong magpapadala ng sistema pagkatapos ng pagbabasa. Awtomatikong magpapadala ng paalala sa pagbabasa 5 araw bago ang paalala para masigurado na nabasa na bago ipadala ang abiso.

Hakbang 3: Upa, deposito at utility fees

Upa at deposito

Ilagay ang halaga ng renta, at ang buwis ay opsyonal (maaaring ilagay bilang fixed na halaga o porsyento, hal. 500 o 5%). Piliin ang bilang ng buwang deposito (pindutin ang 1 buwan, 2 buwan para mabilis na magpasok), maaaring magdagdag ng maraming item; maagang pagtatapos ng kontrata ay opsyonal para sa multa.

Pumili ng isang tagapag-ingat ng deposito: Pumili ng kompanyang namamahala kung ang deposito ay ika-log sa kanilang account, o ang may-ari, awtomatikong ilalagay ng sistema ang deposito sa trust account ng may-ari. Ang trust account ay isang virtual na account na nilikha para sa bawat may-ari, lahat ng perang natanggap para sa kanila ay ina-log sa loob nito, maaaring ituring bilang bank account ng may-ari.

Umiikot na utility fees

Mag-set nang isang beses ng regular na sinisingil na fee bukod sa renta (utility, parking, internet, atbp.), na awtomatikong nalilikha kada panahon. Tatlong paraan ng pagsingil:

• Nakatakdang Bayarin: Awtomatikong bumuo ng nakatakdang halaga kada yugto, tulad ng tubig 100 PHP bawat buwan, bayad sa elevator, internet fee.
• Pagsingil sa Pagbasa ng Metro: Itakda ang unit price (hal. 5 PHP bawat unit) at initial reading (opsyonal, maaaring idagdag mamaya), ilagay ang readings bago at pagkatapos kada yugto, ang sistema ay kakalkulahin ang dapat bayaran base sa paggamit.
• Manwal na Pag-input: Mag-input kada yugto base sa aktwal na halaga ng natanggap na bill, tulad ng buwanang gas bill; kapag hinati sa maraming mga tenant, maaaring gamitin ang average o proportion para kalkulahin ang dapat bayaran ng bawat isa.

Ang switch sa itaas ng dialog box ay nagtatakda ng billing period para sa halagang ito, ibig sabihin may dalawang paraan sa pagsingil ng utilities: Kapag nakalipat sa ‘oo’, ang bayarin ay isasama sa rent billing period (ayon sa kontrata ng pag-upa), at kasama sa parehong bill na kasama ang upa; Kapag ‘hindi’, ang sistema ay lilikha ng hiwalay na billing period para sa utilities (iba sa rent cycle), na siningil nang hiwalay ayon sa sariling itinakdang cycle.

Advans na Bayad (Opsyonal)

Kung hindi mo gustong bayaran agad ang utilities ng tenant bawat yugto, maaari mong i-activate ang advans na bayad: piliin ang account at itakda ang bawat yugto na halaga (hal. buwanang advans na bayad ng 500 PHP para sa kuryente), ang aktwal na gastos ay ibabawas mula sa advance payment kada yugto, at pagdating sa takdang oras ay ikompyut sa pamamagitan ng meter reading. Ang advance na ito ay tumutukoy sa pananagutan sa kapasidad bilang utang na may balance sa tenant, at lamang makikilala bilang kita oras na ito ay ibinawas, at anumang nalalabing halaga ay ibabalik sa paglipat. Kung hindi kailangan, manatiling naka-off.

Lumikha ng Billing Period para sa Tenant

Pindutin ang lumikha ng billing period ng tenant, magiging isang buong preview ng account ang mga settings: deposit account (maaaring markahang natanggap na), kada yugto ng upa kasama ang utility charges. Maaaring baguhin ang nakatakdang petsa ng bawat yugto sa preview, tanggalin ang specific na mga bayarin, pagsamahin sa susunod na yugto, o magdagdag ng isang beses na koleksyon.

Hakbang 4: Account ng May-ari (Komisyon at Bayarin sa Pamamahala)

Komisyon

Bayarin para sa pag-lease ng bahay na kinokolekta mula sa magkabilang panig: komisyon mula sa may-ari (pindutin para mabilis makuha ang halaga ng 1 buwan), at komisyon mula sa nangungupahan (pindutin ang kalahati ng buwan o 1 buwan para mabilis makuha), maaaring ipasok ang sariling halaga.

Bayarin sa Pamamahala

Buksan ang switch para lumikha ng Bayarin sa Pamamahala na kinontrata, awtomatikong kakalkulahin ng system ang halaga bawat yugto batay sa mode ng pamamahala ng bayarin na itinakda sa pag-aari (halimbawa, renta ng 15,000, bayarin sa pamamahala ng 10%, lilitaw ang 1,500), maaaring i-edit ang halaga at porsyento. I-click ang Lumikha ng Account ng May-ari pagkatapos ng kumpirmasyon.

Pagkatapos ng paglikha, makikita ang buong listahan ng account ng may-ari, maaaring i-click ang icon ng lapis para isa-isang i-modify ang halaga ng bawat yugto ng bayarin sa pamamahala.

Hakbang 5: Pag-inspeksyon ng Kalagayan ng Ari-arian at mga Kalakip

Irekord ang kondisyon ng kagamitan bago ang pag-okupa at pagbalik ng inuupahan:

• Mga litrato ng bahay at kuwarto, tala: Mag-upload ng mga litrato ng bahay (hanggang 5) at kuwarto (hanggang 10), maglagay ng tala. Buksan ang switch upang idagdag ang mga litrato at tala sa kontrata, at ito'y magiging bahagi ng katibayan ng kondisyon ng pag-aari.
• Listahan ng mga inupahang kagamitan: Kapag binuksan ang switch para idagdag sa kontrata, piliin isa-isa ang bilang: muwebles (kama, kabinet, mesa, atbp.), mga appliances (aircon, washing machine, ref, atbp.), susi (pintuan ng bahay, pintuan ng kuwarto, remote), maaari ring magdagdag ng hindi nakalistang bagay. Tiyakin isa-isa sa pagbalik, bawat kulang ay may record.
• Impormasyon ng kumpanya ng insurance: Kung may rent insurance ang kontratang ito, iswitch sa oo, ilagay ang mga detalye ng waiting period, insurance company, petsa ng effectivity ng policy, halaga ng coverage, panahon ng proteksyon, atbp. Ang kalagayan ng proteksyon ay maaaring tingnan kasunod ng kontrata. Tingnan ang detalye sa: Paliwanag ng rent insurance na tampok

Online na pirmahan ng kontrata kasama ang nangungupahan

Pagkatapos ng pag-click sa 'I-edit ang Kasunduan', piliin ang paraan ng paglagda sa electronic na kasunduan. Kapag natapos na ng lahat ang paglagda, awtomatikong lilikha ng PDF ang sistema at ipapadala o pwedeng i-download. Apat na opsyon:

• Lagda ng nangungupahan sa pamamagitan ng Email: Ipapadala ng sistema ang paalala sa lagda sa email ng nangungupahan, na maaari niyang lagdaan online.
• Lagda ng nangungupahan sa pamamagitan ng link: Lilikha ang sistema ng lagda link, kopyahin at ipadala ito sa nangungupahan gamit ang chat app.
• Lagda ng nangungupahan ng personal: Gamitin ito kapag ang nangungupahan ay naroroon, upang sila ay makapaglagda sa inyong device.
• Walang lagda, i-record lang ang impormasyon ng paglipat: Piliin ito kung kailangan lang i-record ang impormasyon ng kasunduan, hindi kailangan ng electronic na lagda, tulad ng sa isang kasunduang nakasulat sa papel.

Pumili ng template ng kasunduan

Pumili ng template mula sa dropdown: default na template ng sistema o customized (hal. short-term, long-term, pang-dayuhan), maaari ring gumawa o i-edit ang kasunduan.

Kapag napili na ang template, awtomatikong mapupunan ang mga field ng variable sa kontrata mula sa mga nakaraang hakbang: pangalan ng tenant at landlord, address, kwarto, mga puwang para sa pirma at petsa ng pirmahan, hindi na kailangang isa-isa pang ulitin; ang personal na impormasyon ng tenant ay iiwan para sa tenant na punan kapag panahon na ng pirmahan.

Kapag panahon na para pumirma, maaari kang pumili sa paghand-draw, mag-upload ng larawan ng pirma, o piliin ang dati nang naka-save na pirma. Siguraduhing nabasa nang mabuti ang kontrata at boluntaryong pipirmahan ito bago piliin ang opsyon na idagdag ang pirma sa kontrata.

Matapos i-preview at tiyaking tama ang kontrata, i-click upang ipadala ito sa tenant. Kapag natapos na ang pirmahan ng tenant, awtomatikong magbubuo ng buo at mahusay na PDF ng kontrata ang sistema para sa parehong partido.

Pagkatapos nito: Ang mga billing cycle ay awtomatikong nakabuo, hindi na kailangang ipasok pa ito.

Pagkatapos ng paglipat, pumunta sa tenant billing interface sa property management, sa tenant billing tab, makikita mo ang lahat ng awtomatikong nabuo na billing cycle para sa tenant na ito: rental billing cycle (ayon sa lease period, kabilang ang pinagsama-samang utilities) at utility billing cycle (mga bayarin na naiiba sa rent period), at pagkatapos ay awtomatikong susunod ang bawat cycle, hindi na kailangang manu-manong ipasok pa. Ang mga metered item ay makikita bilang hindi pa nababasa sa meter bago ang reading, at pagkatapos ng meter reading makakalkula na ang halaga sa bill para sa cycle na iyon.

Sa paglipat sa tab ng broker billing, makikita ang periodic management fee billing cycle na nabuo para sa kontratang ito, ang halaga sa bawat cycle at petsa ng pagkolekta ay naka-iskedyul na rin, awtomatikong susunod ang bawat cycle, at diretsong maghintay na lang para sa koleksyon at reconciliation.

Tingnan/I-edit ang Kasunduan: Upa, pagbayad cycle, deposito, periodikong singil ay maaring ayusin anumang oras

Pagkatapos makumpleto ang kasunduan, kung nais baguhin ang upa, pagbayad cycle, deposito o periodikong singil, pindutin ang more menu (icon na tatlong tuldok) sa unit ng kuwarto, piliin ang tingnan ang kasunduan. Puwedeng baguhin ang mga lease terms, payment cycle, deposito at periodikong utility fees dito mismo, hindi na kailangan i-recreate ang kasunduan. Tandaan: Mga e-contract na hindi pa natatapos pirmahan ay pansamantalang naka-lock sa modification, kailangan tapusin ang pag-sign bago ayusin.

FAQ

Paano pipili sa tatlong uri ng kontrata sa pag-upa?

May malinaw na petsa ng simula at pagtatapos, pagkatapos ng kontrata ay hiwalay na proseso, pumili ng Fixed Term. Para sa Rental na hindi nakapirmi, maaaring wakasan sa pamamagitan ng abiso, pumili ng Month-to-Month. Kung inaasahan na mananatili ang tenant pagkatapos ng termino pumili ng Fixed Term to Month-to-Month (inirerekomenda ng sistema): Walang re-signing needed, automatic continuation ng billing cycle, maiwasan ang hindi paglabas ng bill.

Kailangan bang ilagay ang Email ng tenant?

Lubos na inirerekomenda na ilagay ito. Kung hindi, hindi makakakuha ng rental payment notices ang tenant at hindi maaaring ipadala ang email notice para sa online signing. Kung walang email, maaring gumamit ng link o in-person signing.

Ano ang kaibahan kung sino ang nag-iingat ng deposito: Property Manager o May-ari?

Ang kaibahan ay kung kanino nakatalaga ang pera sa account. Kapag pinili ang May-ari, awtomatikong inilalagay ng sistema ang deposito sa trust account ng may-ari (isang virtual na account na ginawa ng sistema para sa bawat may-ari, kung saan nakatala ang lahat ng pera na tinanggap) at kasama na ito sa pagbibigay ng ulat sa may-ari. Kapag pinili ang Property Manager, ito ay ilalagay sa account ng kumpanya. Pumili ayon sa kasunduan sa pagitan mo at ng may-ari.

Ano ang prepaid na bayad? Pareho ba ito sa deposito?

Magkaiba. Ang deposito ay para sa kasiguraduhang pagtupad at karaniwang buong ibabalik sa pag-alis; ang paunang bayad ay kinokolekta nang maaga at ibinabawas sa aktwal na gastos, gaya ng paunang bayad na ₱500 sa kuryente bawat buwan, na ibinabawas mula sa aktwal na singil, iniiwasan ang abala sa buwanang pagsasauli ng kasunduan. Sa mga talaan, parehong ito ay utang sa nangungupahan at hindi kita.

Maaari bang baguhin ang billing period pagkatapos mabuo?

Oo. Ang view kapag nabuo ay pansamantalang tingin lamang, at maaari agad i-adjust ang petsa ng pagkolekta, tanggalin ang indibidwal na gastos, pagsamahin sa susunod na billing period, o magdagdag ng indibidwal na koleksyon; pagkatapos mabuo ang billing period, pumunta sa Property Management sa Room Unit, at i-adjust sa Tenant Billing Page.

Kailan itatala ang komisyon at management fee ng may-ari bilang koleksyon na?

Sabay sa renta. Kapag ang isang billing period ng renta ay itinala na bilang koleksyon na, awtomatikong iaawas ng sistema at itatala rin ang management fee at komisyon ng may-ari para sa parehong period bilang bayad na, nang hindi kinakailangan ng mano-manong pag-check bawat isa.

Kailangan bang online ang pag-pirma ng kontrata?

Hindi kailangan. Ang huling opsyon sa paraan ng pag-pirma ay walang kontrata, tanging pagtatala ng move-in data, na angkop para sa mga gumagamit ng papel na kontrata na naipirma na, at ang billing period at mga function ng pamamahala ay hindi maaapektuhan.