Paano bumuo ng General Ledger sa RentPackage, awtomatikong isama ang mga renta at transaksyon ng property

Isa-isa niyo pa bang inaabot ang mga renta sa Excel para sa reconciliation? Ang RentPackage ay may built-in na double-entry bookkeeping engine na awtomatikong nag-iipon ng mga accounting entry habang regular kayong nangongolekta ng renta at nagre-record. Kapag kailangan niyong makita ang mga account, piliin lamang ang panahon at pindutin ang isang button para agad makabuo ng isang balansadong General Ledger—wala nang kailangan pang accounting background o manwal na pag-add.

1. Ano ang General Ledger?

Ang General Ledger ay nag-iipon ng lahat ng transaksyon sa loob ng isang panahon, naisasama sa mga accounting account (asset, liability, equity, income, expense) upang ipakita ang kabuuang debit, kabuuang credit, at balanse ng bawat account. Isa ito sa mga pangunahing ulat na madalas hingin sa pag-audit. Kapag kailangan niyong magreport sa accountant, property owner, o tax authority, ito na ang inyong batayan.

2. Pinagmulan ng data ng ulat

Ang mga numero sa General Ledger ay galing sa dalawang lugar, na awtomatikong pinagsasama at kinakalkula:

• Mga entry na awtomatikong nalilikha ng accounting period: Pagkatapos maitatag ang kontrata, ang sistema ay awtomatikong lumilikha ng mga entry para sa renta, deposit, management fee, atbp. Kapag nakolekta na, natatapos din agad ang kaugnay na entry, kaya't hindi na kailangan ng manual na pag-entry.
• Manwal na Entry: Para sa mga kita at gastos sa labas ng billing period (tulad ng gastos sa pag-aayos, opening balance forwards, at owner allocations), gamitin ang tampok na Manwal na Entry. Para sa karagdagang impormasyon tungkol sa paggamit nito, mangyaring sumangguni sa: Gabay sa Manwal na Entry

3. Paggawa ng General Ledger

Hakbang 1: Pumunta sa pahina ng Ulat

Sa menu sa kaliwa, piliin ang "Ulat" → "Ulat".

Hakbang 2: Itakda ang mga Kondisyon ng Ulat

• Uri ng Ulat: Piliin ang "General Ledger".
• Ari-arian / May-ari / Kumpanya: Piliin ang entity na nais mong saklawin. Ang parehong account ay maaaring magkahiwalay na mag-generate ng report para sa iba't ibang may-ari, kaya't ang account ng bawat isa ay hindi napapaghalo, na napakahalaga para sa mga property managers.
• Panahon ng Ulat: Pumili ng petsa ng pagsisimula at pagtatapos para sa query, hal. 2026/01/01 – 2026/07/24.
• Uri ng Accounting:
  • Batay sa Cash: Kinilala gamit ang "Petsa ng Aktwal na Bayad", kinokonsidera lang na kita kapag ang pera ay tunay na natanggap. Angkop para sa indibidwal na mga landlord at maliit na deklarasyon.
  • Batay sa Accrual: Kinilala gamit ang "Petsa ng A/R", kinikilala ang kita kapag due na ang upa, kahit hindi pa natatanggap. Angkop para sa mga kumpanyang nangangailangan ng pormal na financial statement.

Kapag natapos na ang setup, pindutin ang "Gumawa ng Ulat".

Hakbang 3: Tingnan ang Ulat

4. Paano basahin ang ulat na ito

Ang mga ulat ay nahahati sa limang pangunahing bahagi ayon sa kategorya ng account, ipinaliwanag gamit ang mga halimbawang numero:

• Asset: Ang balanse ng 'Trust Account' ay 443,579, na kumakatawan sa aktwal na balanse ng pondo na naipamahagi sa loob ng panahon; ang balanse ng 'Accounts Receivable' ay 402,695, na kumakatawan sa halagang dapat nang singilin ngunit hindi pa natatanggap; may mga item din gaya ng 'Security Deposit Bank Account' na nakahiwalay ang pondo ng deposito.
• Liabilities: Ang balanse ng 'Deposit' ay 577,332, 'Advance Payment' ay 13,685. Ang deposito at paunang bayad ay hindi kita, at kailangan ibalik sa tenant o tumutukoy sa halaga para sa hinaharap na panahon. Awtomatikong tama itong iniuri ng sistema upang maiwasan ang karaniwang pagkakamali sa pagbilang sa deposito bilang kita.
• Owner's Equity: Ang 'Opening Balance' credit ay 4,523, na mula sa paunang equity nang itinatag ang account; Ang 'Owner Distribution' ay tumutukoy sa halagang ibinahagi sa may-ari sa loob ng panahon, na nagmamarka ng pagbawas sa equity at ipinapakita sa pula. Kadalasan ay walang journal entry para sa equity ang araw-araw na koleksyon ng renta o pagbabayad; ito ay karaniwang nagmumula sa opening balances, parokya, o owner distribution. Kung walang entry sa panahon na ito, hindi ito ipapakita.
• Income: Bukod sa 'Rent Income' na 222,818, ang kita mula sa cleaning fee, utilities, internet fee, deposit hold, at iba pa, ay isinasama sa kani-kanilang mga account, na may kabuuang income na 243,849. Malinaw ang mga pinagmulan ng bawat uri ng kita.
• Expenses: Ang 'Company Management Fee', 'Rent Expense', 'Processing Fee', at iba pang gastos na naganap sa loob ng panahon, na may kabuuang debit na 30,015.

5. Pag-print at pag-save

Maaaring direktang mag-print o mag-save bilang PDF ang print icon sa kanang itaas ng report, hindi na kailangan muling ayusin ang format bago ibigay sa accountant o may-ari.

6. Mga Madalas Itanong

Bakit hindi magkapareho ang numero ng cash basis at accrual basis?

Nasa oras ng pagkilala ang pagkakaiba. Ang accrual basis ay kinikilala sa petsa ng 'accounts receivable', kita agad kapag due ang renta; ang cash basis ay sa petsang natanggap ang bayad. Kung huli magbayad ang tenant, mag-iiba ang kita para sa parehong basis, normal ito.

Makikita ba ang manual na journal entries sa General Ledger?

Oo. Ang manual na journal entries ay pinagsasama at sinusuma sa awtomatikong entries, walang karagdagang set up.

Pwede bang tingnan ang account ng isang property lang?

Pwede. Piliin ang specific na property sa dropdown na 'Property/Owner/Company', at ang system ay susuma sa entries ng property na iyon lang.