Paliwanag sa Tampok ng Paunang Bayad na Account

Bakit Nagsisingil ang Landlord ng Paunang Bayad sa Kuryente?

Upang maiwasan ang abala ng buwanang paniningil ng upa at pagbabasa ng metro, maraming landlord ang pinipiling kolektahin ang renta para sa anim na buwan o isang taon at isinasabay ito sa pagbabasa ng metro nang sabay. Subalit, nagreresulta ito sa landlord na nangungutang para sa kuryente.

Halimbawa, kung ang buwanang bayad sa kuryente ay ₱500 kada tenant, kailangan ng ₱60,000 para sa 20 tenant sa loob ng anim na buwan, na nagdudulot ng cash flow pressure sa landlord. Upang maiwasan ito, kinokolekta ng landlord ang isang 'paunang bayad sa kuryente' mula sa tenant.

Kalikasan ng Paunang Bayad na Account

Ang paunang bayad na account ay hindi renta at naiiba sa deposito. Bagama't bahagi rin ito ng pananagutan ng landlord, ito ay unti-unting ginagamit para ibawas sa kuryente at iba pang bayarin. Upang masubaybayan ang mga ito, ang aming sistema ay may tampok na 'paunang bayad na account ledger'.

Paunang Bayad na Account Ledger: Katulad ng Petty Cash System sa Accounting

Para mas madaling pamahalaan, ang aming sistema ay idinisenyo ang paunang bayad na account ledger na parang 'petty cash system' na konsepto:

• Ang bawat paunang bayad na account ay inilalagay sa iisang ledger
• Kapag ang halaga sa ledger ay nagamit na o kailangang i-clear, maaari itong gawin sa sistema sa pamamagitan nitong 'bayaran ang ledger'
• Pagkatapos ng settlement, maaari mong piliing ibalik ang natirang halaga sa tenant o awtomatikong lumikha ng bagong ledger para magpatuloy sa pag-record ng mga bagong prepayment at deduction records.

Ang mekanismong ito ay hindi lamang nagpapanatili ng malinaw na talaan, kundi nagbibigay din ng kaginhawaan sa pagkukuwenta o pag-reconcile sa hinaharap, at tinitiyak na ang bawat tenant ay ibinabawas ang kanilang kuryente mula sa kanilang sariling prepayment, upang maiwasan ang mali sa account.

Paraan ng Pagpapatakbo ng Sistema

1️⃣ Magtakda ng prepayment kapag nagdadagdag ng kontrata

Maaaring pumili ng 'Unang Singil' o 'Bawat Fixed Charge'.

2️⃣ Pagtatanong at settlement ng ledger ng prepayment

Pagkatapos makumpleto ang kontrata, pumunta sa [Tenant Billing Cycle] → [Deposit & Prepayment Tab] upang makita ang ledger. Pindutin ang [Settle Ledger] para tukuyin kung aling prepayment ledger ang isasagawa, at tukuyin ang uri ng gastos na babayaran gamit ang prepayment ledger, ang natitirang halaga ay ililipat sa bagong prepayment ledger.

3️⃣ Magdagdag ng kita sa pagdeposito sa ledger

Maaari ring manu-manong magdagdag ng kita sa tenant billing cycle upang ilagay ang karagdagang pondo sa ledger.

4️⃣ Mark as Paid function: Gamitin ang prepayment para ibawas sa kuryente

Sa [Tenant Billing Cycle → Mark as Paid] na function, maaari mong piliing gamitin ang 'prepayment' bilang paraan ng pag-kolekta, piliin ang mga item na ibabawas (tulad ng mga fixed fee sa kuryente, atbp.), at awtomatikong babawasan ng sistema ang mga gastos mula sa prepayment ledger.

Buod

Sa tulong ng Pavansin na Ledger para sa Hindi Pa Nababayarang Bayarin, hindi na kailangang mag-advance ng bayad ang may-ari ng tubig at kuryente, malinaw na accounting, flexible na operasyon, madaliang reconciliation, perpektong solusyon para sa long-term at multi-tenant na pamamahala!