Cách sử dụng lịch để thông báo cho khách thuê: Lấy ví dụ thông báo cúp điện

Lịch là gì?

Giả sử công ty điện thông báo sau 15 ngày sẽ mất điện do bảo trì đường dây. Khi nhận được thông báo, bạn đang bận và có thể quên nhắc nhở người thuê 15 ngày sau đó. Sử dụng lịch, bạn chỉ cần tạo lịch trình khi nhận được thông báo, cài đặt ngày, hệ thống sẽ tự động thông báo cho người thuê khi đến giờ, bạn không cần nhớ trong đầu, cũng không cần gọi điện hay nhắn tin từng người. Mất nước, kiểm tra phòng cháy, điểm kiểm tra trả phòng cũng áp dụng cách làm tương tự.

Cách mở lịch

Nhấp vào biểu tượng lịch ở góc trên bên phải màn hình (như hình dưới), bạn sẽ vào trang lịch.

Lịch cho phép chuyển đổi ba chế độ xem: tháng, tuần, ngày và có thể dùng mũi tên trái phải để chuyển đổi tháng. Bên phải màn hình sẽ liệt kê tất cả lịch trình trong tháng theo ngày, giúp bạn dễ dàng nắm bắt các công việc cần xử lý.

Cách thêm lịch trình

Nhấn vào nút thêm lịch ở góc trên bên phải, hoặc nhấp vào ngày trong lịch sẽ mở cửa sổ thêm mới (như hình dưới).

Chủ đề là trường bắt buộc, hãy nhập nội dung lịch trình, ví dụ: 9 giờ sáng đến 12 giờ trưa ngày 22/7 mất điện do bảo trì đường dây. Chủ đề sẽ hiển thị trên lịch và được gửi như một thông báo cho người thuê, do đó nên ghi rõ ràng thời gian, lý do để người thuê dễ dàng hiểu khi nhận được, không cần hỏi lại bạn.

Có công khai lịch trình này cho người thuê không

Trong khu vực đối tượng, bạn có thể quyết định có công khai lịch trình này hay không:

• Công khai: Người thuê của bất động sản (hoặc phòng) được chọn có thể xem lịch trình này trên cổng thông tin người thuê và nhận thông báo. Đối với các thông báo quan trọng như cúp điện, chọn công khai để hệ thống thông báo cho tất cả người thuê bị ảnh hưởng.
• Không công khai: Chỉ dành cho quản lý, phù hợp cho các công việc nội bộ như sắp xếp nhà thầu sửa chữa, kiểm toán nội bộ.

Tiếp theo, chọn tên bất động sản và tên phòng của lịch trình này. Ví dụ, đối với cúp điện thường ảnh hưởng toàn tòa nhà, chỉ cần chọn bất động sản; nếu chỉ ảnh hưởng một phòng cụ thể (ví dụ, sửa ống nước), thì chọn thêm phòng và chỉ thông báo cho người thuê của phòng đó.

Thiết lập ngày và phương thức thông báo

Ngày là trường bắt buộc, vui lòng chọn ngày và giờ xảy ra sự kiện. Ví dụ, đối với thông báo cúp điện, điền ngày cúp điện sau 15 ngày.

Có ba phương thức thông báo sau, hệ thống sẽ tự động gửi theo lựa chọn của bạn, sau khi cài đặt bạn không cần nhớ nữa:

• Thông báo vào thời gian chỉ định: Chọn thời gian thông báo từ menu thả xuống (ví dụ, vào ngày), hệ thống sẽ tự động gửi khi đến thời điểm. Ví dụ, với thông báo cúp điện, gửi vào ngày cúp điện để người thuê nhận được sẽ nhớ ngay, không bị nhận quá sớm mà quên.
• Gửi thông báo ngay lập tức: Sau khi lưu, hệ thống sẽ gửi thông báo ngay, phù hợp cho những việc mà người thuê cần biết trước để sắp xếp như thông báo kế hoạch cúp điện trước 15 ngày.
• Không thông báo: Chỉ ghi trên lịch, không gửi thông báo nào.

Thông báo cho người nhận khác

Nếu lịch trình này cần thông báo cho những người khác ngoài cư dân và thành viên quản lý (như chủ nhà, nhà thầu sửa chữa), hãy bật người nhận thông báo khác, thêm đối tượng vào danh sách thông báo, để những người liên quan nhận đồng bộ mà không cần chuyển tiếp thêm.

Thông báo định kỳ

Nếu lịch trình này sẽ diễn ra định kỳ (như kiểm tra phòng cháy hàng tháng, vệ sinh bể nước hàng quý), hãy bật thông báo định kỳ, cài đặt một lần và hệ thống sẽ tự động nhắc nhở theo chu kỳ mà không cần tạo lịch trình mỗi lần.

Tải lên hình ảnh đính kèm

Bạn có thể tải lên hình ảnh trong khối đính kèm (tối đa 2 hình). Ví dụ như thông báo cúp điện, có thể chụp thông báo từ công ty điện lực và tải lên, cư dân sẽ thấy thông báo gốc khi nhận được, thông tin đầy đủ, và bạn tiết kiệm thời gian gõ lại. Sau khi cài đặt xong, nhấn lưu để hoàn tất thêm mới.

Xem và in lịch

Lịch trình đã thêm sẽ xuất hiện trên lịch và danh sách lịch trình bên phải, nhấp để xem hoặc chỉnh sửa. Nếu cần dán thông báo giấy (như trên bảng thông báo của tòa nhà), nhấp vào nút in để in trực tiếp màn hình lịch hiện tại.