Tùy chỉnh thông báo cho thuê: Nhắc nhở thanh toán tiền thuê, hết hạn hợp đồng. Hệ thống gửi đúng người vào thời điểm thích hợp

Thông báo tùy chỉnh mang lại lợi ích gì cho bạn?

Quản lý thuê có nhiều công việc cần "nhắc nhở vào đúng thời điểm": Nhắc nhở đồng nghiệp để đàm phán gia hạn khi hợp đồng gần hết hạn, thông báo cho người thuê; nhắc gia hạn bảo hiểm khi hợp đồng sắp hết hạn; hàng năm gửi thông báo điều chỉnh giá thuê. Thông báo tùy chỉnh giúp bạn đặt các công việc này thành quy tắc: khi nào gửi (điều kiện kích hoạt), gửi cho ai (đối tượng thông báo và điều kiện lọc), gửi nội dung gì (nội dung thông báo biến đổi). Chỉ cần thiết lập một lần, sau đó hệ thống sẽ tự động theo dõi ngày tháng của từng hợp đồng và gửi tự động khi đến thời điểm.

Điểm mấu chốt là nội dung thông báo được cá nhân hóa cho từng người: Nội dung gồm các biến số (như tên người thuê, tên tài sản, ngày bắt đầu hợp đồng) và khi gửi, hệ thống sẽ thay thế dựa trên dữ liệu hợp đồng của từng người nhận. Một quy tắc gửi cho một trăm người thuê, mỗi người nhận được thông báo ghi tên, phòng và ngày của họ, như viết tay từng thư nhưng hoàn toàn tự động.

Truy cập: Nhấp vào menu thông báo bên trái, chọn quy tắc thông báo tùy chỉnh. Trong danh sách, bạn có thể thấy các quy tắc thường dùng được tích hợp sẵn trong hệ thống (như nhắc nhở gia hạn, thông báo di chuyển ra ngoài, nhắc nhở hết hạn bảo hiểm, nhắc nhở điều chỉnh giá thuê, v.v.), chỉ cần kích hoạt để sử dụng; nhấp vào nút thêm ở góc phải trên để tạo quy tắc riêng của bạn.

Có thể dùng làm gì? Năm tình huống thực tế

Dưới đây là các quy tắc tích hợp sẵn hoặc có thể thiết lập trong vài phút:

Bốn bước tạo quy tắc

Bước 1: Cài đặt cơ bản

Bật công tắc kích hoạt, đặt tên dễ nhận diện cho quy tắc, sau đó chọn đối tượng thông báo: Người thuê (gửi cho người thuê có hợp đồng phù hợp), hoặc Nhân viên (chỉ gửi cho nhân viên quan tâm đến tài sản đó, tránh thông báo không liên quan).

Bước 2: Điều kiện thông báo

• Loại kích hoạt: Sự kiện kích hoạt (kích hoạt dựa trên ngày hợp đồng, thường dùng nhất) hoặc chu kỳ cố định (gửi định kỳ).
• Ngày kích hoạt chuẩn: Chọn ngày làm chuẩn: Ngày bắt đầu hợp đồng, Ngày kết thúc thuê, Ngày dọn đi, Ngày bắt đầu hợp đồng bảo hiểm, Ngày kết thúc hợp đồng bảo hiểm.
• Cài đặt thời gian: Gửi một lần, hoặc thông báo hàng năm (dựa trên ngày cơ sở, gửi cùng ngày mỗi năm, phù hợp cho các thông báo định kỳ như điều chỉnh tiền thuê hàng năm).
• Thời điểm gửi: Trước sự kiện (thông báo sớm), sau sự kiện (thông báo muộn), hoặc vào ngày diễn ra sự kiện, và cài đặt bao lâu trước hoặc sau bằng năm, tháng, ngày.
• Điều kiện lọc: Giới hạn thêm những hợp đồng nào áp dụng quy tắc này, ví dụ trạng thái hợp đồng bằng 'Đang hiệu lực', có thể thêm nhiều điều kiện. Hợp đồng không phù hợp điều kiện sẽ không nhận thông báo.

Bước 3: Nội dung thông báo

Soạn tiêu đề và nội dung thông báo. Bên trái là danh sách trường dữ liệu có thể dùng (theo phân loại hợp đồng, đối tượng, v.v.), nhấp vào trường để chèn biến (hiển thị dưới dạng hai dấu ngoặc móc, ví dụ Tên người thuê, Tên đối tượng, Ngày bắt đầu hợp đồng), biến sẽ được thay thế bằng dữ liệu của từng người nhận. Tiêu đề và nội dung đều có thể dùng biến.

Báo cáo thông báo: Chọn vài trường, hệ thống sẽ tự động tạo bảng ở cuối thông báo, sắp xếp dữ liệu của các trường này, như Tên đối tượng, Phòng, Ngày bắt đầu hợp đồng được liệt kê, người nhận không cần tìm thông tin trong nội dung.

Bước 4: Xem trước và lưu

Trang xem trước sẽ hiển thị đầy đủ mẫu thông báo: tiêu đề, nội dung và bảng báo cáo tự động tạo, các biến số hiển thị bằng dấu ngoặc kép. Xác nhận không có lỗi rồi nhấn lưu.

Sau khi lưu, quy tắc sẽ xuất hiện trong danh sách với trạng thái kích hoạt. Mỗi quy tắc trong danh sách đều có thể thấy tóm tắt điều kiện kích hoạt, đối tượng thông báo và trạng thái; có thể tắt, chỉnh sửa hoặc xóa bất cứ lúc nào.

Tra cứu lịch sử thông báo đã gửi cho khách thuê

Sau khi thông báo được gửi, bạn có thể kiểm tra lại tình trạng gửi của từng thông báo bất cứ lúc nào. Vui lòng truy cập menu bên trái, chọn '[ Thông báo ]' → '[ Lịch sử thông báo khách thuê ]'.

Trang sẽ liệt kê từng thông báo đã gửi theo thời gian, bao gồm thời gian gửi, tóm tắt quy tắc kích hoạt (tần suất, đối tượng, điều kiện và trạng thái quy tắc), và tên tài sản, đơn vị phòng và khách thuê liên quan đến thông báo đó. Nhấp '[ Xem nội dung thư ]' để mở nội dung đầy đủ của thư mà khách thuê đã nhận.

Khi có nhiều bản ghi, hãy sử dụng [ Lọc ] ở trên để thu hẹp phạm vi, nhanh chóng tìm thấy lịch sử gửi của tài sản hoặc người thuê cụ thể.

Email gửi đi trông thế nào? Mỗi người nhận được phiên bản của riêng mình

Khi quy tắc được kích hoạt, hệ thống sẽ kiểm tra từng hợp đồng: ngày hợp lệ, điều kiện lọc hợp lệ thì sẽ thay thế tất cả biến số bằng dữ liệu của hợp đồng đó và gửi email cho người nhận tương ứng. Nói cách khác, người nhận là ai sẽ quyết định nội dung email.

Ví dụ, một quy tắc "Thông báo cảm ơn thuê 5 năm": khách thuê Billy nhận được email "Hi, Billy, cảm ơn bạn đã thuê Sunny Heights Apartment - Room 301 trong 5 năm", khách thuê khác sẽ nhận tên, vật và phòng của mình. Một quy tắc, mỗi khách một email riêng, và bạn chỉ cần thiết lập một lần.

Câu hỏi thường gặp

Quy tắc tích hợp và quy tắc tự thêm khác nhau như thế nào?

Không có sự khác biệt cơ bản. Quy tắc tích hợp là hệ thống thiết lập sẵn cho các tình huống phổ biến (nhắc nhở gia hạn, thông báo dời đi, hết hạn bảo hiểm, nhắc nhở điều chỉnh giá), có thể kích hoạt ngay hoặc chỉnh sửa; tự thêm thì bạn kết hợp từ đầu các điều kiện kích hoạt, đối tượng và nội dung, sự tự do là hoàn toàn như nhau.

Sự khác biệt giữa sự kiện định hướng và chu kỳ cố định là gì?

Sự kiện định hướng dựa trên ngày tháng của từng hợp đồng, ví dụ: 60 ngày trước ngày hết hạn của từng hợp đồng, tùy thuộc vào hợp đồng. Đây là cách thường dùng nhất cho thông báo thuê. Chu kỳ cố định là gửi định kỳ không theo ngày hợp đồng.

Các biến trong dấu ngoặc kép trong nội dung là gì?

Chúng là các chỗ giữ chỗ dữ liệu được thay thế khi gửi. Hệ thống thay thế bằng thông tin hợp đồng của từng người nhận: tên người thuê thành tên người nhận, đối tượng và ngày thành thông tin của hợp đồng đó. Vì vậy, mỗi thư gửi theo cùng một quy tắc đều có nội dung cá nhân hóa cho người nhận.

Khi chọn nhân viên làm đối tượng thông báo, có gửi cho tất cả nhân viên không?

Không, chỉ gửi cho nhân viên có theo dõi đối tượng đó. Ai phụ trách đối tượng nào sẽ nhận thông báo về đối tượng đó, các đồng nghiệp không liên quan sẽ không bị làm phiền. Thành viên theo dõi có thể điều chỉnh trong cài đặt đối tượng.

Có thể chỉnh sửa sau khi thiết lập quy tắc không? Làm thế nào nếu tạm thời không muốn gửi?

Có thể. Quay lại danh sách quy tắc, thông qua menu bổ sung của từng quy tắc để sửa đổi nội dung hoặc xóa; nếu tạm thời không gửi thì đưa trạng thái về ngừng kích hoạt, cài đặt sẽ được giữ lại và có thể kích hoạt lại sau.

Người thuê nói không nhận được thông báo, làm thế nào tôi xác nhận?

Hãy vào "Thông báo" → "Lịch sử thông báo người thuê" để kiểm tra. Lịch sử sẽ liệt kê thời gian gửi của mỗi thông báo cho người thuê đó, nhấn "Xem nội dung thư" để thấy toàn bộ nội dung thư đã gửi. Nếu có ghi nhận đã gửi, hãy yêu cầu người thuê kiểm tra thư mục rác, hoặc xác nhận Email trong thông tin người thuê có đúng không.