RentPackage - Video hướng dẫn ký hợp đồng trực tuyến trong một phút

RentPackage - Video hướng dẫn ký hợp đồng trực tuyến trong một phút

Ký hợp đồng trực tuyến có hợp pháp không? Môi giới và chủ nhà cần xem!

Trong thị trường cho thuê thay đổi nhanh chóng hiện nay, các nhà môi giới và chủ nhà thường gặp phải nhiều vấn đề như 'hiệu lực ký hợp đồng thấp', 'khó liên hệ người thuê', 'dễ mất hợp đồng giấy tờ'.

Những điểm đau thường gặp khi ký hợp đồng

• Bất động sản bối rối:Cần di chuyển qua lại để sắp xếp thời gian ký hợp đồng với người thuê và chủ nhà, thậm chí phải giao tài liệu bản cứng.
• Chủ nhà bối rối:Địa điểm sống và địa điểm cho thuê khác nhau, cần di chuyển nhiều hoặc gửi tài liệu bản cứng qua bưu điện.
• Người thuê bối rối:Đi làm ban ngày không thể ký hợp đồng, làm chậm tiến trình thuê, có thể lỡ mất căn nhà lý tưởng.
• Điểm đau của tài liệu giấy:Mất giấy, khó bảo quản, khó tìm kiếm.

Hợp đồng điện tử có giá trị pháp lý không?

Không chỉ ở Mỹ, tại các quốc gia và nền kinh tế lớn trên thế giới, hợp đồng điện tử cũng đã được pháp luật thừa nhận. Ví dụ:

• EU:Theo Quy định eIDAS (EU Regulation No 910/2014), chữ ký điện tử được chia thành loại cơ bản, nâng cao và đủ điều kiện, trong đó [chữ ký điện tử nâng cao (AdES)] và [chữ ký điện tử đủ điều kiện (QES)] có giá trị pháp lý cao và có thể được sử dụng xuyên biên giới cho các loại tài liệu pháp lý.
• Nhật Bản:Theo Luật Về Chữ Ký Điện Tử và Chứng Thực (電子署名及び認証業務に関する法律), chữ ký điện tử có giá trị pháp lý tương đương với chữ ký giấy khi đảm bảo nhận diện được người ký và nội dung không bị thay đổi.
• Đài Loan:Theo Điều 153 Bộ luật Dân sự và Điều 9 Luật Chữ Ký Điện Tử, hợp đồng điện tử có giá trị pháp lý tương đương với hợp đồng giấy nếu hai bên bày tỏ ý chí rõ ràng.

Ngoài ra, các ghi chép kỹ thuật được tạo ra trong quá trình ký điện tử (như: địa chỉ IP, dấu thời gian, nhận dạng người ký, thứ tự quy trình ký, v.v.) không chỉ có thể làm bằng chứng rằng các bên đã đồng ý với nội dung mà còn có giá trị hỗ trợ pháp lý trong tòa án. Những cơ chế này nâng cao đáng kể tính an toàn và độ tin cậy của hợp đồng điện tử.

Chữ ký điện tử của RentPackage có an toàn không?

Chữ ký điện tử của RentPackage sử dụng tiêu chuẩn quốc tế Kỹ thuật chữ ký số PKI (Hạ tầng Khóa công khai), và sử dụng cơ chế chứng chỉ trong Adobe AATL (Danh sách Tin cậy Được phê duyệt bởi Adobe)đảm bảo mỗi hợp đồng PDF đã ký có tính toàn vẹn và có thể xác minh được.

Adobe AATL là kiến trúc tin cậy quan trọng cho việc xác minh tài liệu PDF trên toàn thế giới, hầu hết các trình đọc PDF (như Adobe Acrobat Reader) đều xác minh chữ ký tài liệu dựa trên danh sách tin cậy này.

Bạn có thể tham khảo hướng dẫn chính thức của Adobe:
https://helpx.adobe.com/acrobat/kb/approved-trust-list1.html

Quy trình ký điện tử của RentPackage bao gồm những cơ chế an toàn nào?

• Chữ ký số PKI:Đảm bảo tài liệu PDF không bị sửa đổi.
• Dấu thời gian (Timestamp):Ghi lại thời gian ký của mỗi người ký.
• Hồ sơ kiểm tra đầy đủ:Bao gồm quy trình ký, địa chỉ IP và ghi chép ký.
• Xác thực tính toàn vẹn của tài liệu:Nếu tài liệu bị chỉnh sửa, chữ ký sẽ bị vô hiệu ngay lập tức.
• Xác thực dài hạn (LTV):Đảm bảo tài liệu vẫn có thể xác minh hiệu lực chữ ký sau nhiều năm.
• Chụp ảnh người ký:Hỗ trợ chụp ảnh và nhận diện khuôn mặt sống của người ký, để xác nhận quy trình ký được thực hiện bởi người thật, không phải ảnh, video hoặc chương trình tự động hóa.

RentPackage hỗ trợ các phương thức ký kết nào?

RentPackage cung cấp các phương thức ký kết linh hoạt trực tuyến để phù hợp với các bối cảnh cho thuê khác nhau:

• Ký ngay:Dành cho chủ nhà, người thuê hoặc môi giới ký hợp đồng trực tiếp trên cùng một thiết bị khi có mặt tại hiện trường.(SES)
• Chữ ký liên kết:Hệ thống sẽ tạo liên kết ký hợp đồng, bạn có thể gửi qua LINE, WhatsApp, SMS hoặc cách khác để bên kia ký.(SES)
• Chữ ký Email:Hệ thống sẽ gửi thông báo ký kết cho người ký qua Email, họ có thể nhấp vào liên kết trong email để hoàn tất việc ký.(SES)

Trong ba phương thức ký này, chỉ có Chữ ký Email: thông báo và xác thực qua email; còn “Ký ngay” và “Chữ ký liên kết” phù hợp khi không có Email hoặc muốn ký qua phương thức liên lạc khác.

RentPackage khác gì so với DocuSign, AdobeSign, DropBoxSign, Viafirma?

Các nền tảng như DocuSign, AdobeSign, DropBoxSign, Viafirma chủ yếu cung cấpdịch vụ chữ ký điện tử (e-signature service)chức năng chính là cho phép người dùng tải lên tài liệu và ký trực tuyến.

RentPackage là một hệ thốngquản lý bất động sản hoàn chỉnh (Property Management System)ngoài chức năng chữ ký điện tử, còn tích hợp dữ liệu và quy trình cần thiết cho quản lý thuê.

Trong RentPackage, bạn có thể sử dụng dữ liệu trong hệ thống để tự động tạo hợp đồng thuê, như:

• Thông tin khách thuê
• Thông tin chủ nhà
• Thông tin bất động sản
• Cài đặt tiền thuê và tiền đặt cọc
• Thời hạn và phương thức thanh toán

Hệ thống sẽ tự động áp dụng những thông tin nàyMẫu hợp đồng, nhanh chóng tạo ra hợp đồng hoàn chỉnh mà không cần sửa đổi thủ công.

Sau khi hợp đồng được tạo, bạn có thể ký trực tuyến qua RentPackage hoặc tải lên hợp đồng PDF đã ký trên nền tảng khác để quản lý.

Nói cách khác:

• DocuSign / AdobeSign / DropBoxSign / Viafirma：Chủ yếu là công cụ ký tài liệu.
• RentPackage：Là hệ thống quản lý cho thuê + tự động tạo hợp đồng + chữ ký điện tử.

Thiết kế như vậy cho phép nhà môi giới, chủ nhà và quản lý cho thuê hoàn thành trên một nền tảng duy nhấtTạo hợp đồng, ký kết và quản lý thuê sau đó, giúp nâng cao hiệu suất công việc đáng kể.

Để tuân thủ các yêu cầu quy định nghiêm ngặt hơn của một số quốc gia cụ thể, hệ thống cũng hỗ trợ tải lên các hợp đồng PDF đã được ký kết trên các nền tảng tuân thủ của bên thứ ba để quản lý tập trung.

Tính năng hợp đồng thuê trực tuyến của chúng tôi hỗ trợ toàn diện

Ký hợp đồng thuê cho người thuê

Chúng tôi cung cấp nhiều phương thức ký linh hoạt, bao gồm thông báo ký email, ký tại chỗ tức thì, và ký từ xa qua liên kết ký riêng. Dù người thuê ở đâu, chỉ cần mở liên kết trên điện thoại hoặc máy tính là có thể dễ dàng hoàn thành ký hợp đồng, không còn bị ràng buộc bởi tài liệu giấy và cuộc họp trực tiếp, nâng cao hiệu quả ký kết.

Hợp đồng ủy nhiệm của chủ nhà

Ngoài hợp đồng thuê của người thuê, chúng tôi cũng thiết kế chức năng 'hợp đồng ủy nhiệm của chủ sở hữu' để môi giới có thể dễ dàng ủy quyền trực tuyến với chủ nhà. Chức năng này hỗ trợ chữ ký số và lưu trữ dữ liệu, cho phép hai bên thiết lập mối quan hệ hợp tác chính thức và có tính pháp lý mà không cần gặp mặt, nâng cao hình ảnh chuyên nghiệp và độ tin cậy của công việc môi giới.

Chức năng ký ngay bây giờ

Đối với nhu cầu ký kết tại chỗ, chúng tôi thiết kế chức năng 'Ký ngay', cho phép chủ nhà, môi giới, và khách thuê cùng ký hợp đồng trên cùng một thiết bị ngay tại chỗ, hoàn tất hợp đồng ngay lập tức. Sau khi ký xong, hệ thống sẽ ngay lập tức tạo ra hợp đồng PDF và tự động lưu lại. Chức năng này đặc biệt phù hợp khi các bên đều có mặt hoặc không có Email, chuyển giao quá trình ký kết vật lý sang kỹ thuật số mà vẫn hợp pháp và hiệu quả.

Ký không cần Email

Đối với khách thuê hoặc chủ nhà không có Email, chúng tôi cung cấp chức năng 'liên kết ký hợp đồng' đặc biệt. Hệ thống sẽ tự động tạo một URL duy nhất, bạn chỉ cần gửi liên kết cho bên kia để hướng dẫn họ vào trang ký hợp đồng hoàn tất thủ tục. Không cần đăng nhập, không cần tải về, quy trình ký kết trở nên nhẹ nhàng hơn.

Theo dõi tiến trình ký kết

Mỗi hợp đồng đều có thể được theo dõi tiến độ ký kết real-time qua hệ thống. Bạn có thể kiểm tra ai đã ký, ai chưa ký bất cứ lúc nào và gửi thông báo nhắc nhở chỉ một cú nhấp chuột. Việc này không chỉ tránh quên ký mà còn tăng tốc quy trình làm việc, là trợ lý đắc lực cho môi giới và chủ nhà quản lý hợp đồng thuê.

Hỗ trợ đa ngôn ngữ

Hệ thống của chúng tôi hỗ trợ hơn 50 ngôn ngữ, bao gồm tiếng Trung phồn thể, tiếng Anh, tiếng Nhật, tiếng Hàn, tiếng Thái, giúp khách thuê và chủ nhà từ các quốc gia khác nhau ký hợp đồng trong môi trường ngôn ngữ quen thuộc. Chức năng này đặc biệt phù hợp cho quản lý quốc tế, dịch vụ thuê ngắn hạn, và khách thuê ngoại, làm cho việc ký hợp đồng xuyên quốc gia không còn là rào cản.

Lưu trữ hợp đồng tự động

Mỗi hợp đồng hoàn tất sẽ tự động được lưu dưới định dạng PDF và lưu trữ trong tài khoản. Người dùng có thể kiểm tra trực tuyến, tải xuống hoặc in ấn bất cứ lúc nào, không cần tìm kiếm tài liệu giấy hay lo lắng mất mát. Điều này không chỉ giúp bảo quản hợp đồng lâu dài mà còn phù hợp với yêu cầu quản lý kỹ thuật số hiện đại.