Làm thế nào để xử lý tỷ giá chính xác khi tiền thuê được định giá bằng Euro?

Tại sao tiền thuê bằng Euro, nhưng hóa đơn lại sử dụng ngoại tệ địa phương?

Tại Hungary, Romania, Serbia, Argentina, và các nước có biến động tỷ giá cao hoặc sử dụng ngoại tệ làm chuẩn giá, hợp đồng thuê thường được định giá bằng Euro (EUR), Đô la Mỹ (USD), nhưng thực thu, lập hóa đơn và khai thuế vẫn phải xử lý bằng [tiền tệ địa phương].

Vấn đề thường gặp của phương pháp truyền thống

[Khi sử dụng Excel hoặc phương pháp thủ công, các vấn đề phổ biến bao gồm:]

• Mỗi kỳ phải tự tra cứu tỷ giá và tính toán lại
• Trước khi tạo hóa đơn cần xác nhận lại nhiều lần tính đúng
• Người xử lý khác nhau, cách tính và ghi chép không nhất quán
• Phát hiện lỗi sau khi gửi hóa đơn, chi phí sửa đổi cao

Đó cũng là lý do tại sao nhiều người cảm thấy [thuê bằng ngoại tệ không phải là không thể tính được, mà là rất khó quản lý].

Cách xử lý của RentPackage

[Trong RentPackage:]

• Hợp đồng có thể sử dụng euro làm tham chiếu định giá
• Chỉ xử lý hóa đơn với [số tiền cuối cùng của tiền tệ địa phương]
• Yêu cầu hệ thống xác nhận số tiền trước khi xuất hóa đơn
• Kỳ chưa xác nhận sẽ không hiển thị cho khách thuê

【Điều chỉnh tỷ giá (cần điền 0)】là gì?

[Điều chỉnh tỷ giá] là mục dành cho [xác nhận quy trình], cho biết số tiền kỳ này đã được xác nhận theo tỷ giá hiện tại.

• Mục này [không tham gia tính toán số tiền]
• Có thể điền 0
• Chỉ cần điền giá trị, nghĩa là kỳ đó đã được xác nhận

Tại sao cần bước [xác nhận tỷ giá] này?

Tỷ giá có thể thay đổi hàng ngày, vì vậy số tiền cuối cùng mỗi kỳ thuê cần được người dùng tự xác nhận trước khi xuất hóa đơn.

Trong RentPackage, hành động xác nhận này được hoàn thành qua một trường: [Xác nhận tỷ giá (điền 0)].

• Trường này [không tham gia tính toán số tiền]
• Chỉ xác nhận【Số tiền kỳ này đã hoàn tất】
• Nhập 0 để hoàn tất xác nhận

Quy trình cài đặt thực tế (bao gồm hướng dẫn màn hình)

1️⃣ Bước 1: Thêm 【Phí điện nước định kỳ】 khi 【Chuyển vào / Ký hợp đồng】

Trong quy trình 【Chuyển vào hoặc Ký hợp đồng】 của khách thuê, thêm 【Phí điện nước định kỳ】 làm cơ sở cho cài đặt hóa đơn kỳ sau.

2️⃣ Bước 2: Chọn 【Nhập tay】 trong loại ghi chỉ số

Khi thêm phí điện nước định kỳ, chọn 【Nhập tay】 trong loại ghi chỉ số để dễ dàng tự điều chỉnh số tiền sau này.

3️⃣ Bước 3: Chọn 【Điều chỉnh tỷ giá】 trong danh sách ghi chỉ số

Chọn 【Điều chỉnh tỷ giá】 trong danh sách ghi chỉ số làm mục xác nhận.

Hướng dẫn quy trình thao tác từng hóa đơn

1️⃣ Bước 1: Tính toán số tiền phải thu kỳ này (VNĐ)

Dựa vào nguồn tỷ giá bạn sử dụng (ngân hàng, ngân hàng trung ương hoặc quy định nội bộ công ty), tính toán số tiền phải thu bằng VNĐ kỳ này.

2️⃣ Bước 2: Điều chỉnh trực tiếp số tiền thuê

Trong kỳ thanh toán, điều chỉnh trực tiếp số tiền "thuê" thành số tiền chính xác cuối cùng.

3️⃣ Bước 3: Điền vào "Xác nhận tỷ giá (nhập 0)"

Sau khi hoàn tất điều chỉnh số tiền trong chu kỳ thanh toán tiền thuê, hóa đơn này vẫn đang ở trạng thái 【Chưa ghi chỉ số】. Trong mục 【Ghi chỉ số】 > 【Xác nhận tỷ giá】, điền giá trị (cần điền 0) để xác nhận hoàn tất cho kỳ này.

Ví dụ thực tế

【Tình huống:】
Giá thuê hợp đồng：500 EUR
Tỷ giá kỳ này：1 EUR = 5.1

• Tính toán số tiền phải thu kỳ này：500 × 5.1 = 2,550
• Điều chỉnh số tiền thuê trong kỳ thanh toán 2,550
• 【Điều chỉnh tỷ giá】Điền vào 0
• (Khuyến nghị) Điền ghi chú：500 EUR，Tỷ giá 5.1

Khuyến nghị điền: Ghi chú cách ghi lại tỷ giá (để dễ kiểm kê)

Định dạng ghi chú khuyến nghị (chọn một)：

• Tiền thuê hợp đồng 500 EUR; Tỷ giá 1 EUR = 5.1; Hóa đơn kỳ này 2,550
• EUR 500 × 5.1 = 2,550

Thêm câu hỏi thường gặp

Q1: Có bắt buộc điền trường xác nhận tỷ giá không?

Nếu bạn muốn khách thuê chỉ xem được kỳ hạn thanh toán sau khi xác nhận tỷ giá, cần điền vào 【Xác nhận tỷ giá (cần điền 0)】. Trước khi điền, khách thuê sẽ không thấy kỳ hạn và không nhận thông báo thanh toán.

Q2: Điền 0 vào xác nhận tỷ giá có ảnh hưởng đến số tiền không?

Không. Trường này chỉ để xác nhận quy trình, không tham gia tính toán số tiền. Vui lòng điều chỉnh số tiền thuê kỳ theo tỷ giá thành số tiền địa phương chính xác, sau đó điền 0 để hoàn tất xác nhận.

Q3: Tôi có thể sử dụng tỷ giá hối đoái khác nhau cho từng kỳ không?

Có thể. Bạn có thể tự quyết định theo quy định công ty hoặc tỷ giá kỳ và ghi chú tỷ giá áp dụng kỳ này.

Q4: Quy trình này áp dụng cho tất cả các quốc gia không?

Quy trình này chủ yếu áp dụng cho tình huống "hợp đồng/định giá tham chiếu ngoại tệ nhưng hóa đơn/kế toán phải dùng nội tệ", phổ biến ở Hungary, Romania.