Cách tạo Sổ Cái Tổng hợp trên RentPackage, tự động tổng hợp tiền thuê và tài khoản bất động sản

Bạn vẫn đang nhập từng khoản thu chi thuê nhà vào Excel để đối chiếu? RentPackage tích hợp công cụ ghi sổ kép hoàn chỉnh, chỉ cần bạn thực hiện thu chi và ghi chép bình thường, hệ thống sẽ tự động tích lũy bút toán kế toán. Khi cần xem sổ, chọn thời gian và nhấn một nút, một sổ cái tổng hợp cân đối giữa Nợ và Có sẽ được tạo ra ngay lập tức—không cần kiến thức kế toán, cũng không cần tính tổng thủ công.

1. Sổ Cái Tổng hợp là gì?

Sổ Cái Tổng hợp (General Ledger) tổng hợp tất cả các giao dịch trong một khoảng thời gian, phân loại theo tài khoản kế toán (ngân sách, nợ, vốn chủ sở hữu, thu nhập, chi phí), hiển thị tổng nợ, tổng có, và số dư của từng tài khoản. Đây là nền tảng của báo cáo lợi nhuận và báo cáo tài chính, cũng là báo cáo thường được yêu cầu khi kiểm toán. Khi bạn cần làm rõ sổ sách với kế toán, chủ nhà hay cơ quan thuế, báo cáo này sẽ là tài liệu của bạn.

2. Nguồn dữ liệu của báo cáo

Số liệu của Sổ Cái Tổng hợp đến từ hai nguồn, hệ thống sẽ tự động hợp nhất và tính toán:

• Bút toán tự động sinh theo kỳ hạn: Sau khi hợp đồng thiết lập, hệ thống tự động sinh bút toán tiền thuê, tiền cọc, phí quản lý theo kỳ hạn. Khi thanh toán được nhập vào, bút toán tương ứng cũng được hoàn thành đồng thời, không cần ghi sổ thủ công.
• Bút toán thủ công: Các khoản thu chi ngoài kỳ (như phí sửa chữa, kết chuyển đầu kỳ, phân phối cho chủ sở hữu) có thể tự nhập bằng chức năng bút toán thủ công. Vui lòng tham khảo: Hướng dẫn bút toán thủ công

3. Tạo Sổ Cái Tổng hợp

Bước 1: Truy cập trang báo cáo

Hãy vào menu bên trái chọn "Báo cáo" → "Báo cáo".

Bước 2: Cài đặt điều kiện báo cáo

• Loại báo cáo: Chọn "Sổ cái tổng hợp".
• Bất động sản/Chủ sở hữu/Công ty: Chọn đối tượng cần truy vấn. Cùng một tài khoản có thể tạo báo cáo riêng cho từng chủ sở hữu mà không lẫn lộn, điều này rất quan trọng cho các nhà quản lý.
• Kỳ báo cáo: Chọn ngày bắt đầu và kết thúc để tra cứu, ví dụ: 2026/01/01 – 2026/07/24.
• Cơ sở kế toán:
  • Cơ sở tiền mặt: Xác nhận theo "Ngày nhận tiền", chỉ tính là thu nhập khi tiền thực tế vào. Phù hợp cho chủ nhà cá nhân và khai báo quy mô nhỏ.
  • Cơ sở dồn tích: Xác nhận theo "Ngày phải thu", ghi nhận thu nhập khi tiền thuê đến hạn, bất kể đã thu được hay chưa. Phù hợp cho công ty cần báo cáo tài chính chính thức.

Sau khi hoàn tất thiết lập, nhấn "Tạo báo cáo".

Bước ba: Xem báo cáo

4. Cách đọc báo cáo này

Báo cáo chia theo năm loại tài khoản lớn, giải thích bằng số liệu minh họa:

• Tài sản: Số dư tài khoản ngân hàng ủy thác 443,579, đại diện cho số dư tiền mặt thực tế trong kỳ; số dư phải thu 402,695, đại diện cho các khoản đến hạn nhưng chưa thu; cũng có các mục khác như tài khoản ký quỹ, thể hiện riêng biệt tiền ký quỹ.
• Nợ phải trả: Số dư ký quỹ 577,332, số dư tiền trả trước 13,685. Ký quỹ và tiền trả trước không phải là thu nhập mà là khoản sẽ hoàn lại cho khách thuê hoặc thuộc về kỳ tương lai. Hệ thống tự động phân loại chính xác, tránh nhầm lẫn ký quỹ thành thu nhập.
• Vốn chủ sở hữu: Số dư đầu kỳ 4,523, là vốn chủ sở hữu chuyển tại thời điểm xây dựng tài khoản; phân phối chủ sở hữu là khoản phân phối cho chủ trong kỳ, thuộc giảm vốn, hiển thị bằng chữ đỏ. Ghi chép thường ngày ít phát sinh bút toán vốn, phần này thường đến từ số dư đầu kỳ, đầu tư hoặc phân phối chủ sở hữu, nếu không có bút toán trong kỳ sẽ không hiển thị.
• Thu nhập: Ngoài thu nhập từ tiền thuê 222,818, các loại thu nhập khác như phí dọn dẹp, nước, internet, tiền giữ phòng đều được liệt kê riêng theo mục, tổng thu nhập 243,849, nguồn mỗi loại thu nhập đều rõ ràng.
• Chi phí: Các chi phí phát sinh trong kỳ như chi phí quản lý công ty, chi phí thuê, chi phí thủ tục, tổng bên nợ 30,015.

5. In và lưu trữ

Biểu tượng in ở góc trên phải của báo cáo giúp in trực tiếp hoặc lưu PDF, khi gửi cho kế toán hoặc chủ sở hữu không cần định dạng lại.

6. Câu hỏi thường gặp

Tại sao số liệu cơ sở tiền mặt và cơ sở dồn tích khác nhau?

Khác biệt nằm ở thời điểm ghi nhận. Cơ sở dồn tích ghi nhận theo 'ngày ghi nhận khoản phải thu', tiền thuê được tính là thu nhập khi đến hạn; cơ sở tiền mặt ghi nhận theo 'ngày nhận tiền', khi tiền vào mới tính. Nếu người thuê trả trễ, thu nhập giai đoạn của hai cơ sở sẽ khác nhau, đây là hiện tượng bình thường.

Bút toán thủ công có xuất hiện trong sổ cái tổng hợp không?

Có. Bút toán thủ công và bút toán tự động từ kỳ đều được tổng hợp, không cần cài đặt thêm.

Có thể chỉ xem sổ tài khoản của một tài sản không?

Có thể. Chọn tài sản cụ thể trong danh sách thả xuống 'Tài sản/Chủ sở hữu/Công ty', hệ thống sẽ chỉ tổng hợp bút toán cho tài sản đó.