Mô tả tính năng khoản tạm thu

Tại sao chủ nhà cần thu điện phí tạm thu của khách thuê?

Để tiện cho việc thu tiền thuê và ghi đồng hồ, nhiều chủ nhà chọn thu tiền thuê sáu tháng hoặc một năm một lần, kết hợp ghi đồng hồ sáu tháng hoặc một năm một lần. Tuy nhiên, điều này dẫn đến việc chủ nhà phải ứng trước tiền điện.

Với mỗi khách thuê chi phí điện $500/tháng, 20 khách thuê trong sáu tháng sẽ cần ứng trước $60,000, gây áp lực tài chính cho chủ nhà. Để tránh tình trạng này, chủ nhà sẽ thu trước một khoản [tiền điện tạm thu] từ khách thuê.

Bản chất khoản tạm thu

Khoản tạm thu không phải là tiền thuê, cũng không phải tiền đặt cọc. Dù cũng là một phần nợ của chủ nhà, nhưng khoản này được dùng để khấu trừ vào các chi phí như điện nước. Hệ thống của chúng tôi cung cấp tính năng [sổ khoản tạm thu] để quản lý các khoản này.

Sổ khoản tạm thu: giống như hệ thống tiền lẻ trong kế toán

Để quản lý thuận tiện hơn, sổ khoản tạm thu trong hệ thống của chúng tôi được thiết kế giống như khái niệm [hệ thống tiền lẻ]:

• Mỗi khoản tạm thu đều được đưa vào cùng một sổ
• Khi số dư trong sổ hết hoặc cần tất toán, có thể thực hiện [kết sổ] trong hệ thống
• Sau khi tất toán, bạn có thể chọn trả lại số dư cho khách thuê, hoặc tự động mở sổ cái mới để tiếp tục ghi nhận các khoản tạm thu và trừ khoản.

Cơ chế này không chỉ giúp rõ ràng sổ sách, mà còn thuận tiện cho việc kiểm toán trong tương lai cũng như đảm bảo mỗi khoản điện phí của khách thuê đều được trừ từ khoản ứng trước của họ, tránh sai lệch.

Cách vận hành hệ thống

1️⃣ Thiết lập khoản tạm thu khi thêm hợp đồng mới

Có thể chọn 'Thời kỳ đầu thu' hoặc 'Thu cố định mỗi kỳ'.

2️⃣ Tra cứu và tất toán sổ cái khoản tạm thu

Sau khi hoàn tất hợp đồng, vào 'Kỳ hạn khoản thuê' → 'Trang cọc & khoản tạm thu' để xem sổ cái. Nhấn 'Tất toán sổ cái' để chỉ định sổ cái khoản tạm thu cần tất toán vào đâu và chỉ định khoản này dùng để chi trả cho loại chi phí nào, số dư sẽ được chuyển vào sổ cái khoản tạm thu mới.

3️⃣ Thêm thu nhập vào sổ cái

Cũng có thể thêm thu nhập thủ công vào kỳ hạn khách thuê và đưa khoản thêm vào sổ cái.

4️⃣ Chức năng đánh dấu đã thu: Có thể trừ điện phí bằng khoản tạm ứng

Trong chức năng 'Kỳ hạn khoản thuê → Đánh dấu đã thu', bạn có thể chọn 'Khoản tạm thu' làm phương thức thu, chọn khoản cần bù trừ (như phí điện cố định...), hệ thống sẽ tự động trừ chi phí từ sổ cái khoản tạm thu.

Tóm tắt

Với chức năng sổ ghi nhận tài khoản ứng trước, chủ nhà không cần ứng trước tiền điện nước nữa, quản lý rõ ràng, linh hoạt, tiện đối chiếu, là giải pháp tốt nhất cho quản lý thuê dài hạn và nhiều người thuê!