Thông báo thanh toán tiền thuê qua LINE: Hướng dẫn liên kết cho người thuê và thiết lập nhắc tự động cho chủ nhà

Mỗi tháng bạn có phải nhắc từng người thuê đóng tiền nhà không? Bận rộn một chút là quên mất ai đã đóng, ai chưa đóng, đến khi nhớ ra thì đã qua mấy ngày. Gửi tin nhắn đi thì người thuê trả lời "Xin lỗi, tôi quên mất, lát nữa tôi làm", rồi hôm sau lại phải nhắc thêm lần nữa.

Phiền hơn nữa là: người thuê không có Email và không muốn cài thêm App, khiến không có kênh liên lạc chắc chắn và việc thu tiền thuê trở nên khó khăn.

Thông báo thanh toán qua LINE của RentPackage giao toàn bộ việc này cho hệ thống. Người thuê chỉ cần liên kết một lần, sau đó hóa đơn của mỗi kỳ sẽ tự động được gửi tới LINE mà họ mở hằng ngày. Chủ nhà chỉ cần tích [Nhắc người thuê] một lần trong hợp đồng là không phải nhớ ngày nữa. Dưới đây là cách người thuê liên kết tài khoản LINE.

1. Thông báo LINE làm được những gì

Sau khi liên kết LINE, mọi thông báo thanh toán do hệ thống tạo ra sẽ được gửi thẳng tới LINE. Không cần mở hộp thư, không cần đăng nhập hệ thống và cũng không cần cài bất kỳ App nào. Đến hạn là tin nhắn tự động được gửi đi, trong đó ghi rõ số tiền, kỳ thanh toán và hạn nộp.

Thông báo do hệ thống tự gửi nên chủ nhà và môi giới không phải nhắn tin nhắc thủ công mỗi tháng. Vì thông báo đến LINE mà người thuê mở hằng ngày nên khả năng bỏ sót thấp hơn nhiều. Mỗi người thuê chỉ cần thiết lập một lần, sau đó thông báo được gửi tự động hằng tháng mà không lo thiếu sót.

Tài khoản chính thức của RentPackage chỉ dùng để gửi thông báo thanh toán. Việc kết bạn sẽ không mang lại tin nhắn quảng cáo nào.

2. Ai có thể liên kết

Chỉ cần chủ nhà hoặc môi giới đang dùng bản trả phí của RentPackage, người thuê trong hợp đồng đó đều có thể liên kết LINE để nhận thông báo thanh toán. Việc người thuê có đăng ký tài khoản RentPackage riêng hay không đều không ảnh hưởng.

Chỉ cần người thuê có tài khoản LINE là dùng được, không phân biệt quốc gia hay khu vực.

3. Các bước liên kết cho người thuê đã có tài khoản RentPackage

Bước 1: Vào trang cài đặt thông báo LINE

Sau khi đăng nhập hệ thống, nhấp vào biểu tượng bánh răng ở góc trên bên phải, chọn [Cài đặt thông báo], chuyển sang tab [Cài đặt thông báo cá nhân], rồi nhấp [Thông báo LINE]. Nếu chưa liên kết, hãy nhấp nút màu xanh [Liên kết ngay] để bắt đầu liên kết.

Bước 2: Cấp quyền trong LINE

Màn hình sẽ chuyển sang trang xác thực của LINE, hiển thị RentPackage Login. Sau khi xác nhận nhà cung cấp là RentPackage, hãy chạm [Cho phép] ở phía dưới. Hệ thống chỉ nhận thông tin định danh cần thiết để gửi tin nhắn, không đọc nội dung trò chuyện hay danh sách bạn bè của bạn.

Bước 3: Kết bạn với tài khoản chính thức

Trong quá trình cấp quyền, hệ thống sẽ hỏi bạn có kết bạn với tài khoản chính thức của RentPackage hay không, vui lòng đồng ý. Hoàn tất xong bạn sẽ thấy màn hình báo thiết lập thành công. Bước này không thể bỏ qua vì LINE quy định chỉ gửi tin nhắn được tới tài khoản đã kết bạn. Nếu sau này bạn chặn hoặc xóa bạn, thông báo sẽ dừng lại.

Bước 4: Quay lại hệ thống kiểm tra trạng thái

Quay lại [Cài đặt] > [Cài đặt thông báo] > [Cài đặt thông báo cá nhân] > [Thông báo LINE], nếu trạng thái hiển thị đã liên kết nghĩa là hoàn tất, và các thông báo thanh toán sau này sẽ gửi tới LINE này. Nếu hiển thị chưa kết bạn, tức là cấp quyền thành công nhưng chưa kết bạn được, chỉ cần nhấp [Kết bạn] để bổ sung.

4. Người thuê không có tài khoản RentPackage liên kết thế nào

Tùy theo cách bạn ký hợp đồng với người thuê, có ba cách và thời điểm liên kết khác nhau, chọn một cách bất kỳ là đủ.

Cách 1: Người thuê ký trực tuyến qua liên kết ký hợp đồng

Sau khi người thuê ký xong, trên trang hoàn tất có nút [Liên kết tài khoản LINE]. Người thuê chạm vào là được chuyển tới trang liên kết LINE, chỉ cần đồng ý cấp quyền và kết bạn là xong, chủ nhà không phải làm thêm bất cứ thao tác nào nên đây là cách tiện nhất.

Cách 2: Ký tại chỗ hoặc dọn vào ở trực tiếp

Sau khi chủ nhà hoàn tất việc ký tại chỗ hoặc cho dọn vào ở trực tiếp, nếu người thuê đó chưa liên kết thì cửa sổ liên kết LINE sẽ hiện ra. Nếu người thuê đang có mặt tại chỗ, hãy nhờ họ dùng điện thoại quét QR Code trên màn hình. Nếu người thuê không có mặt, bạn cũng có thể nhấp [Sao chép liên kết liên kết] rồi gửi liên kết đã sao chép cho người thuê.

Cách 3: Chưa liên kết khi ký hợp đồng thì có thể liên kết bất cứ lúc nào sau khi tạo hợp đồng

Vào [Sửa đổi khách thuê] > [Cài đặt nâng cao] > [Liên kết LINE]. Khu vực này hiển thị nội dung khác nhau tùy theo trạng thái hiện tại của người thuê. Liên kết của mỗi người thuê là riêng biệt, không dùng chung được.

• Chưa kết bạn: người thuê chưa thêm tài khoản chính thức làm bạn, ở trạng thái này sẽ không nhận được thông báo. Vui lòng sao chép liên kết kết bạn trên màn hình gửi cho người thuê, hoặc nhờ người thuê quét QR Code. Sau khi thêm là nhận được ngay.
• Đã liên kết: người thuê đã kết bạn và thông báo sẽ được gửi bình thường. Tuy vậy vẫn cần xác nhận hợp đồng đã bật thông báo cho người thuê tại [Xem/Chỉnh sửa hợp đồng] > [Nhắc nhở thanh toán thuê] thì hệ thống mới gửi. Liên kết trên màn hình có thời hạn, sao chép xong hãy gửi cho người thuê càng sớm càng tốt.

Sau khi hoàn tất, [Sửa đổi khách thuê] > [Cài đặt nâng cao] > [Liên kết LINE] sẽ hiển thị trạng thái liên kết LINE của người thuê đó, nhìn một lượt là biết còn ai chưa liên kết mà không phải hỏi từng người.

5. Liên kết và kết bạn là hai việc khác nhau

Chỉ cấp quyền tài khoản thôi là chưa đủ, còn phải kết bạn với tài khoản chính thức thì tin nhắn mới gửi đi được. Người thuê có thể đã cấp quyền xong nhưng chưa kết bạn, hoặc kết bạn rồi lại chặn; ở cả hai trạng thái này đều không gửi được thông báo. Hệ thống sẽ ghi rõ chưa kết bạn trong trạng thái liên kết.

Nếu người thuê chưa kết bạn trong quá trình liên kết, nhất định hãy nhờ họ kết bạn qua QR Code hoặc liên kết kết bạn. Sau khi thêm mới nhận được thông báo thanh toán.

6. Kiểm tra trạng thái và đổi tài khoản

Xem trạng thái liên kết hiện tại

Người thuê là thành viên RentPackage có thể xem trạng thái hiện tại tại [Cài đặt] > [Cài đặt thông báo] > [Cài đặt thông báo cá nhân] > [Thông báo LINE]. Môi giới hoặc chủ nhà có thể xem trạng thái của người thuê qua [Sửa đổi khách thuê] > [Cài đặt nâng cao] > [Liên kết LINE].

Trạng thái liên kết gồm ba loại:

• Chưa liên kết: chưa kết nối với tài khoản LINE nào.
• Chưa kết bạn: đã kết nối tài khoản LINE nhưng chưa thêm tài khoản chính thức làm bạn, ở trạng thái này sẽ không nhận được bất kỳ thông báo nào. Chỉ cần kết bạn là được, không phải liên kết lại.
• Đã liên kết: đã kết nối tài khoản và đã kết bạn, thông báo sẽ được gửi bình thường.

Cách đổi tài khoản LINE đã liên kết

Khi đổi tài khoản LINE, hãy nhấp [Đổi tài khoản liên kết] rồi thực hiện lại quy trình cấp quyền một lần nữa. Liên kết cũ sẽ tự động mất hiệu lực nên không gửi đồng thời tới hai tài khoản.

Ngừng nhận thông báo

Chặn hoặc xóa tài khoản chính thức RentPackage trong LINE thì thông báo sẽ dừng lại. Nếu sau này muốn nhận lại, chỉ cần kết bạn trở lại.

Tài khoản chính thức của RentPackage chỉ dùng để gửi thông báo thanh toán. Việc kết bạn sẽ không mang lại tin nhắn quảng cáo nào.

7. Chủ nhà bật thông báo thanh toán cho người thuê thế nào

Việc người thuê liên kết LINE chỉ mở ra kênh nhận tin, còn có gửi thông báo thanh toán cho người thuê hay không là do thiết lập nhắc tiền thuê trong hợp đồng quyết định. Vui lòng vào [Xem/Chỉnh sửa hợp đồng] > [Nhắc nhở thanh toán thuê], tích [Nhắc người thuê], sau đó mỗi hóa đơn đều sẽ tự động gửi thông báo thanh toán cho người thuê theo thiết lập.

8. Đã liên kết nhưng không nhận được thông báo

Vui lòng kiểm tra lần lượt bốn điểm sau, đa số trường hợp là do hai điểm đầu.

1. Xác nhận trạng thái trên trang cài đặt là đã liên kết. Trạng thái chưa liên kết hoặc chưa kết bạn đều không nhận được thông báo, hãy dùng nút trên màn hình để hoàn tất bước còn thiếu.
2. Xác nhận không chặn tài khoản chính thức RentPackage trong LINE. Sau khi chặn, trạng thái sẽ chuyển thành chưa kết bạn.
3. Hãy nhờ chủ nhà hoặc môi giới xác nhận hợp đồng đã tích [Nhắc người thuê] trong [Nhắc nhở thanh toán thuê]. Khi chưa tích thì hệ thống sẽ không gửi.
4. Xác nhận hóa đơn của kỳ đó đã được tạo. Thông báo được gửi kèm hóa đơn nên chưa tạo hóa đơn thì sẽ không có tin nhắn.

Câu hỏi thường gặp

Q1: Không có Email thì nhận được thông báo không?

Được. Người thuê chỉ cần có tài khoản LINE là nhận được thông báo, không cần Email và không cần đăng ký thành viên RentPackage.

Q2: Sau khi liên kết có phải cài App không?

Không cần. Thông báo được gửi thẳng tới LINE nên ngoài LINE ra không phải cài thêm phần mềm nào.

Q3: Sau khi gia hạn hợp đồng có phải liên kết lại không?

Không cần. Liên kết gắn với chính người thuê nên sau khi gia hạn hợp đồng thông báo vẫn tiếp tục tự động.

Q4: Một tài khoản LINE có nhận được thông báo của nhiều căn cùng lúc không?

Được. Sau khi cùng một tài khoản LINE được liên kết ở các hợp đồng khác nhau, mọi thông báo đều gửi về cùng một LINE, và trong tin nhắn sẽ ghi rõ là thông báo thanh toán của phòng nào.

Q5: Sau khi liên kết LINE thì thông báo Email còn gửi không?

Vẫn gửi. Hai kênh hoạt động độc lập nên người có điền Email sẽ nhận được ở cả hai bên, việc nhắc kép giúp giảm khả năng bỏ sót ở bất kỳ bên nào.

Q6: Vì sao khi ký hợp đồng không thấy màn hình liên kết LINE hiện ra?

Nếu khi tạo hợp đồng không thiết lập thông báo cho người thuê thì quy trình ký sẽ không hiện màn hình liên kết. Bạn vẫn có thể liên kết bất cứ lúc nào qua [Sửa đổi khách thuê] > [Cài đặt nâng cao] > [Liên kết LINE]. Nhưng lưu ý, sau khi liên kết xong vẫn phải vào [Xem/Chỉnh sửa hợp đồng] > [Nhắc nhở thanh toán thuê], tích [Nhắc người thuê] thì hệ thống mới gửi thông báo thanh toán cho người thuê.

Đọc thêm

Thông báo thanh toán chỉ là một khâu trong việc thu tiền thuê, hãy xem thêm các nội dung khác:

• Thao tác kỳ hạn khách thuê: ghi nhận thu, thanh toán một phần, ghi chỉ số công tơ và tiền đặt cọc, thu tiền thuê hàng ngày đều trong trang này：Thông báo được gửi kèm hóa đơn, hãy tìm hiểu trước xem hóa đơn được tạo ra thế nào.
• Tùy chỉnh thông báo cho thuê: Nhắc nhở thanh toán tiền thuê, hết hạn hợp đồng. Hệ thống gửi đúng người vào thời điểm thích hợp：Có thể tự đặt điều kiện thông báo và tùy chỉnh nội dung tin nhắn.
• Cách kích hoạt thanh toán tiền thuê online qua Stripe trong RentPackage：Để người thuê thanh toán trực tuyến ngay khi nhận thông báo, tiết kiệm công đối soát.