Gestionare perioadă facturare chiriaș: decontare plăți, plăți parțiale, citire contor și depozit, toate operațiunile zilnice de colectare chirii sunt aici

Ce este perioada de facturare a chiriașului?

După mutare/semnare contract, sistemul a generat automat toate perioadele de facturare ale acestui chiriaș (chirie, depozit, utilități). Pagina perioadei de facturare a chiriașului este centrul de operațiuni zilnice ale acestor facturi: banii primiți sunt decontați aici, contoarele sunt citite aici, plățile parțiale sunt gestionate aici, soldul de depozit și plățile în avans sunt verificate aici.

Colectarea chiriilor se reduce la două acțiuni: banii vin, marchează ca încasat; este timpul pentru citirea contorului, introdu datele. Generarea facturilor, calculul sumelor, marcarea întârzierilor, trimiterea notificărilor sunt gestionate automat de sistem.

Prezentare generală interfață: patru file și un meniu de funcții

Faceți clic pe orice cameră din lista de proprietăți din stânga pentru a intra. Cele patru file de sus împart starea și tipul facturilor: Necontabilizat (facturi neîncasate, zona de lucru zilnică), Contabilizat (istoricul plăților), Depozit și plăți în avans, Cheltuieli periodice. În modul de administrare, puteți comuta între contabilitatea chiriașului și contabilitatea companiei de administrare.

Meniul suplimentar din dreapta fiecărei facturi (pictograma cu trei puncte) este punctul de acces pentru toate operațiunile: marcaj ca încasat, scutire, citire contor, adăugare/editare, amânare colectare chirie, notificare plată etc. Acest articol explică câteva dintre cele mai comune.

Operațiuni comune

Decontare plăți: Marchare ca încasat

După ce chiriașul a plătit, găsiți factura respectivă în fila Necontabilizat și faceți clic pe Marchare ca încasat din meniul suplimentar. Fereastra afișează data încasării, metoda de plată (numerar, transfer etc.) și suma, suma fiind implicită ca valoarea totală datorată pentru acea perioadă.

După ce confirmați suma, opțional completați o notă, selectați trimiterea unei chitanțe chiriașului și faceți clic pe confirmare pentru a finaliza înregistrarea. Factura va fi mutată la pagina facturi reconciliate, marcajul de întârziere dispare, iar în modul de gestionare taxa de management și comisionul perioadei respective sunt marcate automat ca plătite.

Chiriașul a plătit parțial: plată parțială și perioadă de plată suplimentară

În fereastra marcării ca primit, dacă suma introdusă este mai mică decât totalul de primit, sistemul va afișa o distribuire: suma primită este alocată în diferite categorii, iar diferența va crea automat o factură suplimentară, cu o dată scadentă setabilă. La trimitere, puteți selecta opțiunea de a trimite chitanța și factura suplimentară chiriașului.

Citire contor: introduceți citirea, suma este calculată automat

Costurile bazate pe citire sunt marcate ca necitite până la finalizarea citirii. Faceți clic pe citire din meniul suplimentar, introduceți citirea curentă, iar sistemul va calcula automat consumul și suma (de exemplu, citire anterioară de 1000, 5 lei pe unitate), iar după salvare suma este inclusă în factura perioadei. Va fi trimisă și notificarea de plată. Dacă există tarife sezoniere sau segmentate, acestea pot fi actualizate aici.

Facturi reconciliate: evidență plăți anterioare

Facturile reconciliate sunt în fila corespunzătoare, fiecare arată perioada, detalii, data și suma colectată, cu starea marcată ca plătită. Pentru a verifica cât s-a colectat într-o anumită lună sau când a plătit chiriașul, aici găsiți toate înregistrările complete.

Garanții și avansuri: Banii datorați chiriașilor, sold disponibil oricând

Secțiunea de garanții afișează înregistrările de garanție pentru acest contract și soldul curent, indicând depozitarul garanției (de exemplu, contul fiduciar al proprietarului), pentru a verifica suma de returnat la finalizarea contractului.

Secțiunea de avansuri înregistrează sumele depuse de chiriaș în avans (de exemplu, avans pentru utilități) și se deduce treptat din soldul respectiv pentru fiecare factură. La finalul contractului, soldul rămas este rambursat. Click pe 'Adăugați factură' pentru a crea un nou istoric de avansuri.

Costuri periodice: Sumele colectate periodic pentru acest contract

Tabul Costuri periodice listează toate grupurile de facturare periodică stabilite pentru acest contract: Nume, durată, frecvență, detalii și sume. Se indică specific dacă sunt colectate cu chiria. Pentru ajustări sau adăugarea unui nou cost (de exemplu, un nou cost pentru internet), click pe 'Editați' sau 'Adăugați cost periodic', iar următoarele facturi vor folosi această configurare.

Alte funcții din meniu

• Scutire: Se folosește când se convine cu chiriașul să fie scutit de o anumită factură, aceasta nemaifiind astfel inclusă ca datorie.
• Amânare plată chirie: Când conveniți cu chiriașul să amâne plata, ajustați data scadenței pentru acea factură, pentru a preveni marcarea greșită ca fiind întârziată.
• Notificare de plată: Retrimite manual notificarea de plată către chiriaș, fără a aștepta programarea sistemului.
• Adăugare/Editare: Ajustează conținutul facturii sau folosește opțiunea de adăugare factură din colțul dreapta sus pentru a crea o factură temporară (de exemplu, împărțirea reparațiilor).

Întrebări frecvente

Ce fac dacă chiriașul a plătit doar parțial chiria?

Marchează ca încasat și completează suma efectiv primită. Sistemul va deschide o fereastră de alocare care îți permite să distribui suma încasată pe articole; va genera automat o factură de plată suplimentară pentru diferență și va seta o dată de plată, permitându-ți să trimiți factura suplimentară chiriașului. Nu este necesar să decuplezi manual facturile și nu se va omite diferența.

Unde a ajuns factura după ce a fost marcată ca încasată?

Mutată în fila reconciliată, cu păstrarea completă a perioadei facturii, detaliilor, datei și sumei încasării. Fila nereconciliată afișează doar facturile neîncasate, fiind astfel o listă de sarcini zilnică: curăță-l și ai terminat colectarea chiriei pentru astăzi.

Facturile fără citiri de contoar vor trimite notificări de plată chiriașilor?

Nu. Facturile bazate pe citiri nu vor trimite notificări până la completarea citirilor și confirmarea sumei, evitând astfel trimiterea unor facturi incomplete către chiriași. După completarea citirii, sistemul va retrimite notificările automat. Așadar, dacă vezi eticheta de citire neefectuată, efectuează citirea mai întâi.

Dacă chiriașul cere o amânare de câteva zile pentru plată, va fi considerat întârziat?

Puteți ajusta data scadenței chiriei pentru acea perioadă din meniul suplimentar prin amânarea încasării, iar zilele de întârziere vor fi calculate de la noua dată de scadență, evitând astfel etichetarea greșită.