Cum să generați un General Ledger în RentPackage, sumarizând automat chiria și conturile de proprietate

Încă înregistrați manual în Excel fiecare tranzacție de încasare și plată a chiriilor? RentPackage are un motor de contabilitate dublă intrinsec complet; trebuie doar să înregistrați și să încasați chirii în mod normal, iar sistemul va acumula automat intrările contabile. Când doriți să vizualizați conturile, selectați perioada și apăsați un buton, iar un General Ledger echilibrat este generat imediat - nu este nevoie de background în contabilitate sau de totalizări manuale.

1. Ce este un General Ledger?

General Ledger (Contul General) sumarizează toate tranzacțiile dintr-o perioadă, clasificate pe conturi contabile (active, pasive, capitaluri proprii, venituri, cheltuieli), prezentând total debite, total credite și balanța pentru fiecare cont. Este baza pentru profit și pierdere și bilanț și este cel mai des solicitat raport în timpul auditului. Când trebuie să explicați conturile unui contabil, proprietar sau autorități fiscale, acest raport este schița dvs. de lucru.

2. Sursa de date a raportului

Datele General Ledger provin din două surse, care sunt combinate automat:

• Intrări generate automat pe perioada contului: După crearea contractului, sistemul generează automat intrări de chirie, depozite, comisioane de management pe perioada contului. Când plățile sunt înregistrate, intrările corespunzătoare sunt finalizate simultan, fără nevoie de intervenții manuale.
• Înregistrare manuală: Venituri și cheltuieli în afara ciclului contabil (de exemplu, costuri de reparații, sold inițial, alocări proprietar) pot fi introduse manual folosind funcția de înregistrare manuală. Vedeți detalii în: Tutorial de înregistrare manuală

3. Generarea General Ledger-ului

Pasul 1: Accesați pagina de rapoarte

Accesați meniul din stânga și faceți clic pe „Rapoarte” → „Rapoarte”.

Pasul 2: Configurați condițiile raportului

• Tip raport: Alegeți „Registrul general”.
• Proprietăți/Proprietar/Companie: Selectați entitatea pentru care doriți să consultați. Același cont poate emite rapoarte separate pentru diferiți proprietari, conturile fiind clar delimitate între aceștia, aspect esențial pentru managerii de proprietăți.
• Perioada raportului: Selectați datele de început și sfârșit pentru interogare, de exemplu 2026/01/01 – 2026/07/24.
• Bază contabilă:
  • Bază de numerar: Recunoscute la „data încasării”, sunt considerate venituri numai când sunt efectiv primite. Potrivit pentru proprietarii individuali și raportare de mici dimensiuni.
  • Bază de angajamente: Recunoscute la „data creanței”, chiria devine venituri la termen chiar dacă nu a fost încasată. Potrivit pentru companiile care necesită rapoarte financiare formale.

După finalizarea setării, apăsați „Generează raport”.

Pasul 3: Revizuirea raportului

4. Cum să citiți acest raport

Raportul este împărțit în cinci secțiuni pe tipuri de conturi, explicat cu cifre exemplu:

• Active: Soldul contului bancar fiduciar 443.579, reprezintă soldul efectiv gestionat în perioada respectivă; soldul „Conturi debitoare” 402.695, reprezintă sume scadente, dar încă neîncasate; alte conturi precum „Cont depozit bancar” enumeră separat fondurile contului de depozit.
• Datorii: Soldul „Depozit” 577.332, soldul „Încasări în avans” 13.685. Depozitele și încasările în avans nu sunt venituri, ci sume care trebuie returnate chiriașilor sau care aparțin perioadelor viitoare. Sistemul le clasifică corect automat, evitând erori obișnuite de a considera depozitele ca venituri.
• Capitaluri proprii: „Reportare inițială” în credit 4.523, reprezintă capitalul inițial la înființare; „Distribuție proprietar” reprezintă sumele distribuite proprietarului în perioada respectivă, fiind o deducere de capital, afișată cu roșu. Înregistrările zilnice de încasări și plăți generează rareori intrări de capitaluri proprii, acest segment rezultând în mod normal din reportare inițială, aport sau distribuire către proprietar. Dacă nu există astfel de înregistrări în perioada respectivă, atunci nu va fi afișat.
• Venituri: Pe lângă „Venitul din chirii” 222.818, alte venituri precum taxele de curățenie, costurile de apă, internet, depozitul de rezervare, etc., sunt enumerate separat pe conturi, venituri subtotalizate la 243.849, cu sursele clare pentru fiecare tip de venit.
• Cheltuieli: Cheltuieli precum „Taxe de management”, „Cheltuieli cu chiria”, „Comisioane” apărute în perioada respectivă, totalizând debitul 30.015.

5. Imprimare și salvare

Pictograma de imprimare din colțul din dreapta sus al raportului permite imprimarea directă sau salvarea ca PDF, fără a necesita reformatări suplimentare când este transmis contabililor sau proprietarilor.

6. Întrebări frecvente

De ce sunt diferite cifrele pentru contabilitatea de casă și de angajamente?

Diferența constă în momentul recunoașterii. Contabilitatea de angajamente recunoaște la „data facturii”, când chiria devine exigibilă; contabilitatea de casă recunoaște la „data încasării”, când banii intră. Dacă un chiriaș întârzie plata, veniturile pentru acea perioadă vor diferi, ceea ce este normal.

Vor apărea în jurnalul general înregistrările manuale?

Da. Înregistrările manuale și cele generate automat pe perioadă sunt întotdeauna combinate și sumarizate, fără setări suplimentare necesare.

Pot vizualiza doar conturile unei singure proprietăți?

Da. Selectează proprietatea din meniul derulant „Proprietăți/Proprietari/Companie” și sistemul va sumariza doar înregistrările pentru acea proprietate.