Notificări personalizate proprietate: memento plată chirie, expirare contract, sistemul trimite la momentul potrivit persoanei potrivite

Ce pot face notificările personalizate pentru dvs.?

Gestionarea chiriilor implică multe sarcini de tipul „când este timpul, trebuie să notifici pe cineva”: aproape de expirarea contractului să fie amintit colegilor de prelungire, să fie notificați chiriașii; polițele aproape expirate să fie reînnoite; notificările de ajustare a chiriilor la un moment dat în fiecare an. Notificările personalizate vă permit să scrieți aceste sarcini ca reguli: când să trimiți (condiții declanșatoare), cui să trimiți (beneficiarii și criteriile de filtrare), ce să trimiți (conținutul notificării cu variabile), setați o dată, apoi sistemul monitorizează automat datele fiecărui contract și trimite când e timpul.

Cheia este că conținutul notificării este personalizat pentru fiecare individ: sunt introduse variabile (nume chiriaș, numele obiectului, data de început a contractului) și când se trimite, sistemul le înlocuiește cu datele contractului fiecărui destinatar. O singură regulă către o sută de chiriași, iar fiecare primește un e-mail cu numele său, camera sa, datele sale, ca și cum ar fi scris manual, dar complet automatizat.

Intrare: Dați clic pe meniul din stânga pe Notificări, alegeți Reguli de notificări personalizate. În listă puteți vedea regulile predefinite comune ale sistemului (reminder prelungire contract, notificare de plecare, remindere expirare asigurare, ajustare chirie etc.), activează-le pentru utilizare directă; clic pe Adaugă din colțul dreapta sus pentru a crea propriile reguli.

Ce se poate face? Cinci scenarii practice

Toate acestea sunt reguli predefinite sau reguli care pot fi setate în câteva minute:

Patru pași pentru a crea o regulă

Pasul 1: Setări de bază

Porniți comutatorul de activare, dați un nume ușor de recunoscut regulii, apoi alegeți destinatarul notificării: Chiriași (pentru chiriașii cu contracte eligibile) sau Angajați (doar angajații implicați primesc notificări, evitând spamul colegilor neimplicați).

Pasul 2: Condiții de notificare

• Tip declanșator: Pe baza evenimentelor (activează pe baza datei din contract, cel mai utilizat) sau ciclu fix (trimitere periodică).
• Data de referință: Alegeți data de referință: data începerii contractului, data încheierii leasingului, data mutării, data începere poliță, data încheiere poliță.
• Setare timp: Trimiteți o dată sau notificare anuală (pe baza datei de referință, trimisă în aceeași zi anual, potrivită pentru notificări de ajustare chirie anuale).
• Moment trimitere: Înainte de eveniment (notificare anticipată), după eveniment (notificare întârziată) sau în ziua evenimentului, cu setarea de ani, luni, zile înainte sau după.
• Criterii filtrare: Acesta limitează ce contracte se aplică acestei reguli, cum ar fi starea contractului egală cu activ. Se pot adăuga mai multe criterii. Contractele care nu îndeplinesc condițiile nu vor primi notificări.

Pasul trei: Conținutul notificării

Scrieți titlul și conținutul notificării. În partea stângă este lista câmpurilor de date disponibile (ordonate după contract, proprietate etc.), făcând clic pe un câmp inserați o variabilă (afișată în acolade duble, cum ar fi numele chiriașului, numele proprietății, data începerii contractului), care va fi înlocuită cu datele proprii ale fiecărui destinatar la trimitere. Atât titlul, cât și conținutul pot utiliza variabile.

Raport notificare: Selectați câteva câmpuri, iar sistemul va genera automat un tabel la finalul notificării, organizând și atașând datele acestor câmpuri, precum numele proprietății, camera, data începerii contractului, astfel încât destinatarii să nu fie nevoiți să caute informații în conținut.

Pasul patru: Previzualizare și salvare

Pagina de previzualizare va afișa aspectul complet al notificării: titlu, conținut și tabelul generat automat, cu variabilele prezentate în acolade duble. După verificare, apăsați salvare.

După salvare, regula apare în listă, cu starea activă. Fiecare regulă din listă afișează un rezumat al condițiilor de declanșare, destinatarii notificării și starea, putând fi dezactivată, modificată sau ștearsă oricând.

Verifică istoricul notificărilor trimise chiriașilor

După trimiterea notificărilor, poți verifica oricând starea fiecărui mesaj. Mergi la [ Notificări ] → [ Istoric notificări chiriași ] în meniul din stânga.

Pagina va afișa notificările trimise ordonate cronologic, inclusiv timpul de trimitere, o sinteză a regulii declanșatoare (frecvență, destinat, condiții și stare regulă), și numele proprietății, unitatea și chiriașul asociat. Apasă [ Vizualizare conținut mesaj ] pentru a extinde textul complet trimis chiriașului.

Când există multe înregistrări, utilizați opțiunea de [ Filtrare ] de sus pentru a restrânge rezultatele și a găsi rapid înregistrările de trimitere ale proprietăților sau chiriașilor.

Cum arată emailul trimis? Fiecare primește versiunea sa

La declanșarea unei reguli, sistemul verifică fiecare contract: dacă datele și condițiile de filtrare sunt îndeplinite, datele contractului respectiv înlocuiesc toate variabilele din conținut și sunt trimise destinatarului corespunzător. Cu alte cuvinte, cine este destinatarul determină conținutul emailului.

De exemplu, o regulă „Notificare de mulțumire pentru 5 ani de închiriere”: chiriașul Billy primește „Salut, Billy, mulțumim pentru cei cinci ani petrecuți la Sunny Heights Apartment - Camera 301”, iar alt chiriaș primește cu propriul nume, proprietate și cameră. O regulă, fiecare chiriaș primește un email personalizat, și dvs. ați configurat doar o dată.

Întrebări frecvente

Care este diferența dintre regulile încorporate și cele adăugate manual?

Nu există o diferență esențială. Regulile încorporate sunt scenarii comune predefinite de sistem (memento de reînnoire, notificare de mutare, expirare asigurare, memento modificare chirie) care pot fi activate direct și modificate; regulile adăugate manual permit combinarea de la zero a condițiilor de declanșare, obiectul și conținutul, oferind aceeași libertate.

Care este diferența dintre declanșare pe eveniment și ciclu fix?

Declanșarea pe eveniment se bazează pe datele proprii ale fiecărui contract, de exemplu, cu 60 de zile înainte de expirarea fiecărui contract de închiriere, punctul temporal variind în funcție de contract. Acesta este modul cel mai frecvent pentru notificările de închiriere. Ciclul fix este pentru trimiterea regulată nelegată de data contractului.

Ce sunt variabilele cu acolade duble în conținut?

Sunt substituente de date care se înlocuiesc la trimitere. Sistemul înlocuiește datele din contractul fiecărui destinatar: numele chiriașului devine numele destinatarului, obiectele și datele devin informațiile acelui contract. Astfel, fiecare e-mail trimis are conținut personalizat pentru destinatar.

Se vor trimite notificările către toți angajații dacă aleg notificări pentru angajați?

Nu, sunt trimise doar angajaților care urmăresc acel obiect. Angajații primesc notificări doar pentru obiectele de care sunt responsabili, fără a deranja colegii nesubordonați. Membrii urmăritori pot fi ajustați în setările obiectului.

Se pot modifica regulile odată ce sunt setate? Ce fac dacă nu doresc să le trimit temporar?

Da, se pot. Întoarceți-vă la lista de reguli și folosiți meniul suplimentar pentru a modifica sau șterge o regulă; dacă nu doriți să le trimiteți momentan, setați statusul pe inactiv. Setările vor fi păstrate și pot fi activate oricând.

Chiriașul spune că nu a primit notificarea, cum pot verifica?

Mergeți la „Notificări” → „Înregistrări notificări chiriași” pentru a verifica. Înregistrările vor afișa timpul de trimitere pentru fiecare notificare. Faceți clic pe „Vizualizare conținut mesaj” pentru a vedea conținutul complet al mesajului trimis. Dacă trimiterea este confirmată în înregistrări, rugati chiriașii să verifice din nou folderul de spam sau să confirme că adresa de e-mail din datele chiriașului este corectă.