Mutare chiriaș și contractare: durata chiriei, depozitarea, utilitățile se setează la un loc, generându-se automat perioada de facturare

Ce face acest proces pentru dvs.?

Când chiriașul se mută, faceți clic pe mutare/contractare în unitatea camerei, completând toate setările într-un pas: datele chiriașului, tipul și durata contractului, ciclul de plată și notificările, depozitul, utilitățile, avansurile sunt automat generate fără a introduce manual nici o factură.

În modul de administrare, procesul adaugă un pas suplimentar pentru facturarea proprietarului: comisioanele și taxele de gestionare sunt generate automat conform setărilor, cu scădere automată la primirea chiriei. La final se poate semna online cu chiriașul, având contractul completat automat, până la expedierea contractului.

Pași operaționali

Pasul 1: Alege camera și completează datele chiriașului

Găsiți camera pentru mutare în lista de proprietăți din stânga, faceți clic pe meniul suplimentar al camerei (icon cu trei puncte), alege mutare/contractare.

Adresa proprietății se completează automat. Introdu numele și emailul chiriașului. Dacă există alți semnatari (ex. garant), apasă adaugă semnatar suplimentar; altfel omite.

Pasul 2: Setare termeni închiriere

Tip contract (alege unul din trei)

• Termen fix: Contract standard cu dată de început și sfârșit specificată. Datele pot fi selectate manual sau rapid pentru 1 an, 2 ani.
• Lună cu lună: Contract flexibil fără dată de sfârșit, se generează facturi pe baza ciclului de plată inițial. Poate fi terminat cu notificare prealabilă.
• Termen fix, la expirare devine lună cu lună (recomandat de sistem): La expirarea contractului, nu e nevoie de reînnoire; sistemul continuă emiterea facturilor. Ideal pentru așteptarea ca chiriașul să continue să locuiască, fără a omite facturi din cauza uitării de reînnoire.

Memento contract și reînnoire

După setarea datei de început și sfârșit a contractului, setați data de notificare pentru reînnoire (de exemplu, cu 30 de zile înainte de expirare): când este timpul, sistemul va trimite un e-mail membrilor aferenti proprietății pentru a gestiona din timp reînnoirea sau reluarea închirierii, evitând perioadele de vacanță neașteptate.

Ciclu de plată și ziua de încasare

Opt frecvențe de plată: săptămânal, bilunar, lunar, bimestrial, trimestrial, la patru luni, semestrial, anual, iar sistemul va genera cicluri contabile corespunzătoare.

Două reguli pentru ziua de încasare: fie alegeți o zi specifică din lună (de exemplu, prima zi a lunii), fie cu câteva zile înainte de începerea ciclului contabil. Această dată servește ca bază pentru trimiterea notificărilor și determinarea întârzierilor.

Email de notificare plată

Puteți bifa trimiterea notificării de plată chiriașilor și seta câte zile înainte să fie trimisă (de exemplu, cu 5 zile înainte de ziua de încasare). Facturile bazate pe citirea contorului nu vor fi trimise până la completarea citirii, apoi sistemul le va trimite automat; sistemul va trimite, de asemenea, un memento pentru citirea contorului cu 5 zile înainte de notificarea plății, asigurându-se că măsurătorile sunt completate înainte de trimiterea notificării.

Pasul 3: chirie, depozit și utilități

Chirie și depozit

Introduceți suma chiriei, taxa este opțională (poate fi introdusă fixă sau procentual, de exemplu, 500 sau 5%). Alegeți numărul de luni pentru depozit (1 lună, 2 luni pentru introducere rapidă) și puteți adăuga mai multe înregistrări; penalizarea la rezilierea anticipată este opțională.

Responsabilitatea depozitului, alegeți una: selectați compania de administrare pentru a înregistra depozitul la contul companiei; selectați proprietarul și sistemul va înregistra automat depozitul în contul încredințat al proprietarului. Contul încredințat este un cont virtual creat de sistem pentru fiecare proprietar, unde sunt înregistrate toate sumele primite în numele proprietarului, poate fi considerat ca un cont bancar al proprietarului.

Utilități periodice

Setați aici cheltuieli recurente altfel decât chiria (apă, locuri de parcare, internet etc.) pentru a fi generate automat la fiecare perioadă. Trei metode de tarifare:

• Tarif fix: Se generează automat o sumă fixă pe perioadă, de exemplu, taxa lunară de apă de 100 lei, taxa pentru lift, taxa pentru internet.
• Tarif pe contor: Stabiliți un tarif unitar (de exemplu, 5 lei per unitate) și citire inițială (opțional, se poate adăuga ulterior); introduceți citirile periodice, iar sistemul calculează total în funcție de consum.
• Introducere manuală: Introduceți suma facturii primite pentru fiecare perioadă, de exemplu, factura lunară de gaz; când sunt mai mulți chiriași, folosiți împărțirea proporțională sau egală pentru a calcula contribuția fiecăruia.

Comutatorul din partea de sus a dialogului stabilește perioada de facturare pentru această cheltuială, adică două moduri de facturare a utilităților: pe 'da', cheltuielile sunt incluse în perioada de chirie (conform ciclului contractual) și se facturează împreună cu chiria; pe 'nu', sistemul generează o perioadă de facturare separată pentru utilități (diferită de ciclul chiriei), și se facturează separat de chirie conform propriului ciclu stabilit.

Avans (opțional)

Dacă nu vrei să plătești în avans utilitățile pentru chiriași, poți activa plățile anticipate: selectează contul și setează suma de plată anticipată pe perioadă (de exemplu, 500 lei lunar pentru electricitate). Costurile reale vor fi deduse treptat din plățile anticipate și vor fi regularizate la o dată convenită. Acest avans este o datorie față de chiriaș, recunoscută ca venit doar la deducere și returnată la finalul contractului, dacă este cazul. Dacă nu este necesar, lasă-l oprit.

Generează perioadă de facturare chiriaș

Apasă pentru a genera perioada de facturare chiriaș, iar setările de mai devreme devin o previzualizare completă a facturilor: facturile de garanție (se poate bifa ca încasate), perioada de chirie adăugată cu utilități. În previzualizare poți ajusta data scadenței, șterge elemente individuale, combina cu următoarea perioadă sau adăuga plăți unice.

Pasul 4: Perioadă de facturare pentru proprietar (comision și taxă de administrare)

Comision

Taxa percepută la închirierea proprietății: comisionul de la proprietar (introduce rapid cu un click pentru o lună) și comisionul de la chiriaș (introduce rapid cu un click pentru jumătate de lună sau o lună), sumele pot fi introduse manual.

Taxă de administrare

Activează generarea taxei de administrare, iar sistemul va calcula automat suma pentru fiecare perioadă pe baza setărilor (de exemplu, chirie de 15,000 lei, taxă de 10%, rezultând 1,500 lei). Atât suma cât și procentajul pot fi editate manual. Apasă pentru a genera perioada de facturare a proprietarului.

După generare, poți vizualiza întreaga listă de perioade contabile pentru proprietar, iar sumele taxei de administrare pentru fiecare perioadă pot fi modificate individual prin clic pe iconița creion.

Pasul cinci: Inspecția proprietății și atașamente

Înregistrează starea proprietății înainte de mutare, pentru a avea dovadă la predarea de la sfârșitul contractului:

• Fotografii ale casei și camerelor, notițe: Încarcă fotografii ale casei (maxim 5) și camerelor (maxim 10) și completează notițele. Activează comutatorul pentru a include fotografiile și notițele în contract, acestea fiind atașate direct ca dovadă a stării proprietății.
• Inventar articole închiriate: După activarea comutatorului pentru includere în contract, selectează câte un număr pentru fiecare articole: mobilier (cadru pat, dulap, birou etc.), aparate electrocasnice (aer condiționat, mașină de spălat, frigider etc.), chei (ușa principală, ușa camerei, telecomandă). Poți adăuga articole nespecificate. Verifică fiecare articol la predare, orice lipsă fiind documentată.
• Informații despre compania de asigurări: Dacă contractul de închiriere include asigurare pentru chirie, setează comutatorul pe 'Da', și completează perioada de așteptare, compania de asigurări, datele de începere și încheiere ale poliței, suma asigurată, și perioada de acoperire. Detaliile pot fi verificate ulterior împreună cu contractul. Detalii complete despre completare sunt aici: Explicație funcție asigurare chirie

Încheie contract online cu chiriașul

După ce apeși modificarea contractului, alege metoda de semnare a contractului electronic. După ce toți semnează, sistemul generează automat PDF-ul contractului pentru trimitere prin email sau descărcare. Patru opțiuni:

• Chiriașul semnează prin Email: Sistemul trimite o notificare de semnare la adresa de Email a chiriașului, care poate semna online doar deschizând linkul.
• Chiriașul semnează prin link: Sistemul generează un link de semnare, pe care îl poți copia și transmite chiriașului printr-o aplicație de mesagerie.
• Chiriașul semnează pe loc: Folosit când chiriașul este prezent, asistă chiriașul să semneze direct pe dispozitivul tău.
• Nu se încheie contract, doar înregistrare date mutare: Selectează această opțiune atunci când doar înregistrezi informații de contract, fără semnătură electronică, cum ar fi în cazul în care există deja un contract pe hârtie semnat.

Selectați un șablon de contract

Alegeți un șablon din meniul derulant: șabloanele de închiriere prestabilite din sistem sau șabloanele personalizate (de ex., contract de închiriere scurtă, lungă, pentru chiriași străini); puteți, de asemenea, să creați un șablon nou sau să editați un șablon de contract pentru a ajusta termenii.

După selectarea șablonului, datele completate anterior sunt introduse automat în câmpurile variabile ale contractului: numele chiriașului și al proprietarului, adresa, camera, câmpurile de semnătură și data semnării, fără a fi necesar să le completați din nou pentru fiecare contract; datele personale ale chiriașului vor fi completate de acesta la semnare.

Când este rândul dumneavoastră să semnați, puteți desena semnătura de mână, încărca o imagine cu semnătura sau selecta o semnătură salvată anterior. Înainte de a semna, este necesar să confirmați că ați citit contractul și că semnați voluntar, după care faceți clic pentru a adăuga semnătura la contract.

După ce ați verificat contractul și ați confirmat corectitudinea, faceți clic pentru a trimite contractul către chiriaș. După ce chiriașul finalizează semnătura, sistemul generează automat un PDF complet al contractului disponibil pentru ambele părți.

La finalizare: ciclu de facturare generat automat, nu este nevoie să introduceți din nou

După finalizarea mutării, accesați interfața de gestionare a chiriașilor în managementul proprietății, unde pe fila de conturi ale chiriașilor veți putea vedea toate perioadele de facturare generate automat de sistem pentru acest chiriaș: perioadele de chirie (conform ciclului de închiriere, inclusiv utilitățile percepute împreună) și perioadele de utilități (costuri diferite de perioada chiriei), care se vor genera automat fără a mai fi nevoie de introducere manuală. Elementele pe bază de contor vor fi marcate ca nemăsurate înainte de citire, iar după citire, suma va fi automat inclusă în acea factură.

Comutați la fila de conturi a agenției și veți putea vedea perioadele de facturare a taxelor de administrare generate automat de contract, fiecare sumă și data de încasare fiind deja planificate, urmând să se genereze automat și fără introducere manuală, doar trebuie așteptată încasarea, reconcilierea conturilor.

Vizualizare/Modificare contract: Chiria, perioada de plată, depozitul și sumele periodice pot fi ajustate oricând

După finalizarea contractului, dacă doriți să ajustați chiria, perioada de plată, depozitul sau sumele periodice, faceți clic pe meniul suplimentar al unității de cameră (pictograma cu trei puncte) și selectați Vizualizare contract. Termenii de închiriere, perioada de plată, depozitul și taxele de utilități periodice pot fi modificate direct în acest ecran, fără a fi necesară recrearea contractului. Vă rugăm să rețineți: contractele electronice nesemnate vor fi temporar blocate pentru modificare și pot fi ajustate doar după semnare.

Întrebări frecvente

Cum să alegeți dintre cele trei tipuri de contracte de închiriere?

Pentru un contract cu date de început și sfârșit clare, care necesită procesare separată la expirare, alegeți durata fixă. Pentru contracte complet flexibile, care pot fi reziliate anticipat cu notificare, alegeți contractul lunar. Dacă se așteaptă ca chiriașul să continue după sfârșit, alegeți durata fixă transformată în lunar la expirare (recomandat de sistem): nu este necesară o reînnoire la expirare, perioadele de facturare se continuă automat astfel încât să nu fie ratate facturi.

Este necesar să completezi adresa Email a chiriașului?

Este recomandat să se completeze. Dacă nu este completată, sistemul nu va trimite notificări de plată a chiriei chiriașului, iar notificările prin Email pentru semnarea online nu vor putea fi livrate. Dacă nu există cu adevărat un Email, semnarea poate fi efectuată prin link sau în persoană.

Care este diferența dacă depozitul este păstrat de compania de administrare sau de proprietar?

Diferența constă în cine înregistrează banii în cont. Alegând proprietarul, sistemul înregistrează automat depozitul în contul fiduciar al proprietarului (un cont virtual creat de sistem pentru fiecare proprietar, unde sunt înregistrate sumele colectate), urmând să fie decontat la reconcilierea proprietarului. Alegând compania de administrare, suma este înregistrată în contul companiei. Alegeți conform contractului cu proprietarul.

Ce sunt plățile în avans? Sunt la fel ca depozitul?

Nu sunt la fel. Depozitul este o garanție pentru respectarea contractului și, în principiu, este restituit integral la încetarea închirierii. Plățile în avans reprezintă sume preluate în avans pentru plata cheltuielilor reale, de exemplu, se percepe în avans 500 RON pentru utilități, care se deduce din costurile reale, evitând inconveniențele plății și calculului lunar de către proprietar, iar soldul rămas este returnat la iesirea din locație. Ambele sunt datorii față de chiriaș, nu sunt venituri.

Se mai pot modifica perioadele contabile după generare?

Da. Ecranul de generare este doar o previzualizare, puteți ajusta imediat datele de scadență, șterge cheltuieli individuale, combina cu perioada următoare sau adăuga plăți unice. După crearea perioadelor contabile, puteți modifica în secțiunea de gestionare a proprietăților, accesând pagina de perioade contabile a chiriașilor.

Când sunt comisionul și taxa de administrare ale proprietarului marcate ca fiind încasate?

Urmează chiria. Când o perioadă de chirie este marcată ca încasată, sistemul automat deduce și marchează taxa de administrare și comisionul proprietarului pentru acea perioadă ca fiind încasate, fără a mai fi necesară compensarea manuală.

Este obligatorie semnarea online a contractului?

Nu. Ultima opțiune de semnare este să nu semnați, ci doar să înregistrați datele de mutare, adecvat pentru situațiile în care există deja un contract pe hârtie, fără a afecta perioadele contabile și funcțiile administrative.