如何在 RentPackage 生成总分类账，自动汇总租金与物业账务

还在把租金收支一笔一笔抄进 Excel 对账吗？RentPackage 内建完整的复式簿记引擎，平常您只要正常收租、记账，系统就会自动累积会计分录。想看账的时候，选好期间按一个按钮，一份借贷平衡的总分类账立刻生成——不需要会计背景，也不需要手动加总。

一、什么是总分类账？

总分类账（General Ledger）把一段期间内的所有交易，依会计科目（资产、负债、业主权益、收入、费用）分类汇总，呈现每个科目的借方合计、贷方合计与余额。它是损益表和资产负债表的基础，也是查账时最常被要求提供的报表。当您需要向会计师、房东业主或税务机关交代账务时，这份报表就是您的底稿。

二、报表的数据来源

总分类账的数字来自两个地方，两者会自动合并计算：

• 账期自动生成的分录: 合约建立后，系统依账期自动生成租金、押金、管理费等分录。收款入账时，对应的分录也同步完成，全程不需要人工做账。
• 手动分录: 账期以外的收支（例如修缮费、期初结转、业主分配款），可以用手动分录功能自行输入，操作方式请参考： 手动分录教学

三、生成总分类账

步骤一：进入报表页面

请至左侧选单点选「报表」→「报表」。

步骤二：设定报表条件

• 报表类型: 选择「总分类账」。
• 房源／业主／公司: 选择要查询的对象。同一个账号可以分别替不同业主出账，各业主的帐务互不混淆，这对代管业者特别重要。
• 报表期间: 选择查询的起止日期，例如 2026/01/01 – 2026/07/24。
• 会计基础:
  • 现金基础: 以「实收款日」认列，钱实际进来才算收入。适合个人房东与小规模申报。
  • 应计基础: 以「应收账款日」认列，租金到期即认列收入，不论是否已收到。适合需要正式财报的公司。

设置完成后，按下「生成报表」。

步骤三：检查报表

四、如何阅读这份报表

报表依科目类别分为五大区块，以示例数字说明：

• 资产: “信托银行账户”余额 443,579，表示期间内实际管理的资金余额；“应收账款”余额 402,695，表示已到期但未收款项；另有“押金银行账户”等科目，独立列示押金专户资金。
• 负债: “押金”余额 577,332，“预收款”余额 13,685。押金与预收款并非收入，而是日后需退还租客或属于未来期间的款项，系统自动正确归类，避免将押金误算为收入的错误。
• 业主权益: “期初结转”贷方 4,523，是建账时结转的期初权益；“业主分配”为期间内分配给业主的款项，属于权益的减项，以红字显示。日常收租缴费很少产生权益分录，此区域通常来源于期初结转、出资或业主分配，若期间内无此类分录则不显示。
• 收入: 除“租金收入”222,818外，清洁费、水费、网络费、留房押金等各类收入均按科目分别列示，收入小计 243,849，每类收入来源清晰。
• 费用: “公司管理费支出”“租金支出”“手续费支出”等期间内发生的费用，借方合计 30,015。

五、打印与存档

报表右上角的打印图标可直接打印或另存 PDF，交给会计师或业主时无需重新整理格式。

六、常见问题

为什么现金基础和应计基础的数字不一样？

差别在于确认的时间点。应计基础根据“应收账款日”确认，租金到期视为收入；现金基础根据“实际收款日”确认，钱到账才算收入。如果租客迟付，当期收入在两种基础下会不同，这是正常现象。

手动分录会出现在总分类账中吗？

会。手动分录将与账期自动生成的分录一起汇总，无需额外设置。

可以只查看单个房源的账吗？

可以。在“房源／业主／公司”下拉菜单中选择特定房源，系统只会汇总该房源的分录。