Kako v RentPackage ustvariti glavno knjigo, samodejno povzemanje najemnin in računovodstva lastnine

Še vedno ročno vnašate prihodke in odhodke najemnin v Excel za usklajevanje? RentPackage ima vgrajen popoln dvostavni knjigovodski motor, v običajnem poslovanju samo pobirate najemnino in vnašate v račune, sistem pa samodejno beleži knjigovodske postavke. Ko želite pregledati račune, izberete obdobje in pritisnete gumb, takoj se ustvari uravnotežena glavna knjiga – brez potrebe po računovodskem znanju ali ročnem seštevanju.

1. Kaj je glavna knjiga?

Glavna knjiga (General Ledger) kategorizira vse transakcije v določenem obdobju po računovodskih postavkah (sredstva, obveznosti, lastniški kapital, prihodki, stroški), prikazuje zbirne obremenitve, prihodke in stanje za vsako postavko. Je osnova za izkaz poslovnega izida in bilanco stanja ter pogosto zahtevano poročilo pri reviziji. Ko morate razložiti poslovanje računovodji, najemodajalcu ali davčnim organom, je to vaše temeljno poročilo.

2. Vir podatkov za poročilo

Številke v glavni knjigi prihajajo iz dveh virov, ki se samodejno združita:

• Knjigovodske postavke, ustvarjene iz obdobja: Po ustanovitvi pogodbe sistem samodejno ustvari najemnine, varščine, upravne stroške ipd. Glede na obračunsko obdobje. Ob prejemu plačila se ustrezne postavke prav tako samodejno dokončajo, brez potrebe po ročnem knjigovodstvu.
• Ročni vnos: Priporočeni in izven obdobni vnosi (npr. stroški popravila, prenos začetnega salda, razdelitev lastnikom) se lahko vnesejo ročno. Navodila za uporabo: Navodila za ročne vnose

3. Ustvarjanje glavne knjige

Korak 1: Vstopite v stran s poročili

V levem meniju izberite „Poročila“ → „Poročila“.

Korak 2: Nastavitve poročila

• Tip poročila: Izberite „Glavna knjiga“.
• Nepremičnine/Lastnik/Podjetje: Izberite predmet poizvedbe. Isti račun lahko izdaja račune za različne lastnike ločeno, kar je še posebej pomembno za upravitelje.
• Obdobje poročila: Izberite začetni in končni datum poizvedbe, npr. 2026/01/01 – 2026/07/24.
• Osnova računovodstva:
  • Denarna osnova: Priznavanje po "datumu prejetja denarja", prihodek se šteje, ko je denar dejansko prejet. Primerno za osebne lastnike in majhno poročanje.
  • Akrualna osnova: Priznavanje po "datumu terjatev", prihodek se prizna ob zapadlosti najemnine, ne glede na to, ali je bil prejet. Primerno za podjetja, ki potrebujejo uradna finančna poročila.

Ko zaključite nastavitev, pritisnite "Generiraj poročilo".

Korak tri: Pregled poročila

4. Kako brati to poročilo

Poročilo je razdeljeno na pet glavnih blokov po kategorijah računov, z razlago na primerih številk:

• Sredstva: Stanje na računu „skrbniškega bančnega računa“ je 443.579, kar predstavlja dejansko stanje sredstev v obdobju; stanje na „terjatvah“ je 402.695, kar predstavlja zneske, ki so zapadli, a še niso bili prejeti; medtem pa so ločeno prikazane postavke, kot so „račun depozitov“, ki prikazujejo sredstva na depozitnem računu.
• Obveznosti: Stanje „depozita“ je 577.332, stanje „predplačil“ je 13.685. Depoziti in predplačila niso prihodki, so zneski, ki jih bo treba vrniti najemnikom ali pripadajo prihodnjim obdobjem, sistem jih bo pravilno klasificiral, da prepreči pogoste napake pri napačnem štetju depozitov kot prihodkov.
• Kapital: „Prenos začetnega stanja“ v dobro 4.523 predstavlja začetni kapital ob vzpostavitvi knjig; „prilagoditev lastniku“ so zneski, razdeljeni lastnikom v obdobju, kar zmanjšuje kapital in je prikazano v rdeči barvi. Pri vsakodnevnem pobiranju najemnin in plačevanju stroškov se redko pojavijo evidentiranja kapitala; ta del običajno izvira iz prenosa začetnega stanja, kapitalskih vložkov ali prilagoditev lastniku, in če v obdobju ni takih vpisov, se ne prikaže.
• Prihodki: Poleg „prihodkov od najemnin“ 222.818 so posebej navedeni različni prihodki, kot so čistilne pristojbine, vodarina, stroški interneta, depoziti za rezervacijo itd., skupni prihodki znašajo 243.849, z jasnim izvorom vsake vrste prihodkov.
• Stroški: „Stroški upravljanja podjetja“, „najemnine“, „transakcijski stroški“ in drugi stroški, nastali v obdobju, skupno na bremenitveni strani 30.015.

5. Tiskanje in shranjevanje

Ikona za tiskanje v zgornjem desnem kotu poročila omogoča neposredno tiskanje ali shranjevanje v PDF, brez potrebe po dodatnem urejanju formatov pred predajo računovodji ali lastniku.

6. Pogosta vprašanja

Zakaj so številke pri gotovinskem in obračunskem načelu različne?

Razlika je v času evidentiranja. Pri obračunskem načelu se evidentira na "datum zapadlosti", najemnina velja kot prihodek takoj, ko zapade; pri gotovinskem načelu se evidentira na "datum prejema", ko je denar prejet. Če najemnik zamuja s plačilom, bodo prihodki za določeno obdobje pri teh dveh načelih različni, kar je običajno.

Ali se ročni vpisi prikažejo v glavni knjigi?

Da. Ročni vpisi se skupaj z avtomatsko ustvarjenimi vpisi za obračunska obdobja združijo, dodatne nastavitve niso potrebne.

Ali lahko vidim račune samo za en nepremičninski vir?

Da. V spustnem meniju »Nepremičnina/Lastnik/Podjetje« izberite specifičen vir, sistem bo združil vpise le za ta vir.