Kako uporabiti koledar za obveščanje najemnikov: primer obvestila o izpadu elektrike

Kaj je koledar?

Recimo, da vas elektro podjetje obvesti o izpadu elektrike čez 15 dni zaradi popravila električnih vodov. Ob prejemu obvestila ste zasedeni in čez 15 dni lahko pozabite obvestiti najemnike. Z uporabo koledarja vnesite dogodek ob prejemu obvestila in nastavite datum, sistem pa bo najemnike avtomatsko obvestil, ko bo čas napočil. Ni potrebno, da si zapomnite ali kličete/pošiljate sporočila posamično. Enak postopek velja za izpad vode, inšpekcije gasilcev, preverjanje ob odhodu itd.

Kako odpreti koledar

Kliknite ikono koledarja v zgornjem desnem kotu zaslona (označeno z rdečim okvirjem) za vstop na stran koledarja.

Koledar omogoča preklop med mesečnim, tedenskim in dnevnim pogledom ter premikanje med meseci z levimi in desnimi puščicami. Na desni strani zaslona se prikažejo vsi dogodki tekočega meseca, ki omogočajo hiter pregled prihajajočih obveznosti.

Kako dodati dogodek

Kliknite gumb Dodaj koledar v zgornjem desnem kotu ali kliknite na datum v koledarju, kar odpre okno za dodajanje (kot prikazano spodaj).

Naziv je obvezen. Vpišite vsebino termina, npr.: Odklop elektrike zaradi vzdrževanja 22/7, od 9.00 do 12.00. Naziv bo prikazan na koledarju in poslan najemnikom kot obvestilo. Priporočamo, da jasno navedete čas in razlog, da se najemniki ne bodo morali dodatno spraševati.

Ali naj bo termin javen najemnikom

V razdelku za nepremičnino lahko določite, ali je termin javen:

• Javno: Najemniki izbranih nepremičnin (ali sob) lahko vidijo termin in prejmejo obvestilo. Za zadeve, ki morajo biti znane najemnikom, kot je obvestilo o izpadu elektrike, izberite Javno. Sistem bo samodejno obvestil vse prizadete najemnike.
• Ni javno: Samo za notranjo uporabo upravljanja, primerno za interne dejavnosti, npr. organizacija popravil, notranja revizija.

Izberite ime nepremičnine in sobe, katerim pripada termin. Na primer pri izpadu elektrike je to običajno celotna stavba – izberite nepremičnino. Če vpliva na določeno sobo (npr. popravilo vodovoda), izberite sobo, in obvestilo bo poslano le najemnikom te sobe.

Nastavitev datuma in načina obveščanja

Datum je obvezen. Izberite datum in čas dogodka. Na primer, za obvestilo o izpadu elektrike določite datum 15 dni vnaprej.

Na voljo so trije načini obveščanja, ki jih sistem pošlje samodejno glede na vaše nastavitve. Ko je nastavljeno, vam tega ni treba več spremljati:

• Obvestilo ob določenem času: Obvestilo lahko izberete iz spustnega seznama (npr. isti dan), sistem samodejno pošlje ob določenem času. Na primer, za izpad elektrike izberite isti dan, da bodo najemniki najbolj pozorni in obvestilo ne bo prejeto preveč vnaprej.
• Pošlji obvestilo zdaj: Sistem bo obvestilo poslal takoj po shranjevanju. Primerno za stvari, o katerih najemniki vedo vnaprej (npr. 15 dni pred načrtovanim izpadom elektrike).
• Brez obvestila: Samo v koledar, brez pošiljanja obvestila.

Obvesti druge prejemnike

Če je treba obvestiti druge poleg najemnikov in upravljavcev (npr. lastnik, serviser), omogočite možnost drugih prejemnikov in jih dodajte na seznam, da ne bo potrebno dodatno posredovanje.

Periodična obvestila

Če se dogodek ponavlja (npr. mesečni pregled požarne varnosti, sezonsko čiščenje rezervoarjev), omogočite periodična obvestila za samodejna opomnika brez ponovnega ustvarjanja dogodkov.

Naloži prilogo slike

Slike lahko naložite v razdelku Priponke (največ 2 sliki). Na primer, za obvestilo o izpadu elektrike lahko neposredno fotografirate obvestilo elektro podjetja in ga naložite, tako da najemniki prejmejo izvirno objavo za popolne informacije ter prihranijo čas ponovnega tipkanja. Ko končate z nastavitvijo, kliknite Shrani za dokončanje.

Ogled in tiskanje koledarja

Zaključeni dogodki bodo prikazani v koledarju in na desni strani na seznamu dogodkov, kjer jih lahko kliknete za ogled ali urejanje. Če potrebujete tiskano obvestilo (npr. za oglasno desko v stavbi), kliknite gumb za tiskanje za neposredno tiskanje trenutnega koledarja.