Управление на сметки на наематели: отписване на плащания, частични плащания, отчитане на електромери и депозити, ежедневното събиране на наемите е на тази страница.

Какво представлява сметка на наемател?

След завършване на наемане/подписване на договор, системата автоматично генерира всички сметки за този наемател (наем, депозит, комунални услуги). Страницата за сметка на наемател е дневният контролен панел за тези фактури: тук наемателите отписват плащания, регистрират показания на електромери, обработват частични плащания, проверяват остатъци от депозити и авансови плащания.

Ежедневните задачи за събиране на наеми са само две: парите пристигат, маркирайте като платено; четане на метър, въвеждане на показателите. Системата автоматично обработва другото: съставяне на фактури, изчисляване на суми, маркиране на закъснения, изпращане на известия.

Общ изглед: четири раздела и едно меню с функции

Кликнете на всяка стая в списъка с имоти отляво, за да влезете. Четирите раздела отгоре делят статусите и типовете фактури: Неприключени (фактури без плащане, за ежедневни задачи), Приключени (история на платени), Депозити и предплащания, Периодични такси. В режим на управление можете да превключвате между отчетите на наемателите и тези на посредническите компании.

Още менюто (икона с три точки) вдясно на всяка фактура е вход към всички действия: Маркиране като платено, Освобождаване от плащане, Четене на метър, Добавяне/Редактиране, Отлагане на наема, Известие за плащане и др. Тук се обясняват няколко често използвани.

Често използвани действия

Верификация на плащане: Маркиране като платено

След като наемателят плати, намерете фактурата в Неприключените и кликнете на маркиране като платено от менюто Още. Прозорецът извежда дата на плащане, метод на плащане (налични средства, трансфер и др.) и сума, предварително зададена на дължимата сума за периода.

След потвърждаване на правилността на сумата, ако е необходимо, добавете бележка, отметнете изпращането на квитанция до наемателя, и натиснете потвърди, за да завършите верификацията. Фактурата веднага се премества в раздела Приключени, знакът за закъснение изчезва, а таксите за управление и комисионите за периода в режим на управление също автоматично се маркират като платени.

Наемателят плати частично: частично плащане и допълнително плащане за периода

В прозореца "Отбелязване на получени плащания", ако въведената сума е по-малка от общата дължима сума, системата ще разпредели сумата: разпределя получената сума по различни разходни позиции, а оставащата разлика автоматично ще генерира допълнителен срок за плащане, с възможност за настройка на деня за дължима сума. При изпращане можете да изберете да изпратите разписка и допълнителна фактура на наемателя.

Месечно отчитане: въведете показания, системата изчислява сумата автоматично

Разходите за месечно отчитане ще бъдат отбелязани като неотчетени, докато отчитането не приключи. Кликнете върху "Месечно отчитане" в менюто "Още", въведете текущите показания, а системата автоматично изчислява разходите на база предишни показания и цена на единица (напр. предишни показания 1000, цена на единица 5 лева). След запазване сумата се добавя към фактурата за този период и известието за плащане ще бъде изпратено. Ако има летни тарифи или разделно ценообразуване, можете да промените цената на единица тук.

Ревизирано: история на плащанията накратко

Всички завършени фактури са в таба "Ревизирано". Всяко показва период, детайли, дата и сума за плащане, със статус "Платено". За да проверите колко е събрано за определен месец или кога наемател е платил, тук има пълен запис.

Депозити и предплатени суми: задължения към наемателя, проверка на баланса по всяко време

Секцията за депозити показва записите за депозити и текущия баланс на този договор, и обозначаваете на пазителя на депозита (например доверителна сметка на собственика). При напускане проверете точното възстановяване на депозитите.

Секцията за предплатени суми записва предварително депозираните от наемателя суми (например предварително платени сметки за ток), а бъдещите сметки за вода и ток се изваждат от този баланс на части. При напускане остатъкът се възстановява. Кликнете "Създай фактура", за да създадете запис за предплащане.

Периодични такси: Какви такси се събират за този договор за всеки срок

Раздел периодични такси показва всички настройки на периодични групи от дялове за този договор: име, период, честота, детайли и сума, както и отбелязани такси, събирани заедно с наема. За корекции на суми или добавяне на нова таксова група (например започване на интернет такса), натиснете редактиране или добавете периодична такса тук, за да се генерира нов график.

Други функции в менюто

• Освобождаване: Използва се, когато е договорено с наемателя опрощаване на конкретна сметка. Тази сметка вече няма да се счита за дължима.
• Отложен наем: При договаряне с наемателя за отложено плащане, коригирайте датата на дължимост на същия период, за да избегнете неправилни маркери за закъснение.
• Известие за плащане: Ръчно изпращане на известие за плащане на наемателя, без да чакате автоматичната настройка на системата.
• Добавяне/Редактиране: Коригирайте съдържанието на тази фактура или използвайте бутона вдясно горе, за да създадете временно начисление (например разпределение на ремонт).

Често задавани въпроси

Какво да направя, ако наемателят е платил само част от наема?

Отбележете като платено и въведете действителната получена сума. Системата ще отвори екран за разпределение, където можете да разпределите получената сума по различни елементи, а също така автоматично ще се създаде период за доплащане и може да се зададе дата за доплащане. Можете да изберете фактурата за доплащане да бъде изпратена на наемателя. Няма нужда от ръчно разпределение на сумите и няма да пропуснете разликата.

Къде отива фактурата, след като е маркирана като платена?

Премества се към таба с проверени фактури, като запазва цялата информация за периода, детайлите, датата и сумата на плащане. Табът с непроверени фактури ще показва само фактури, за които все още не е получена сума. Това е начинът, по който го използвате като дневен списък със задачи: Изчистете го и събирането на наема за днес е завършено.

Ще бъде ли изпратено уведомление за плащане на наемателя за фактури без отчитане на измервателния уред?

Не. Фактурите, които се основават на отчитане от измервателния уред, няма да изпратят известие докато не е завършено отчитането и сумата бъде потвърдена, за да се избегне изпращане на непълни фактури на наемателя. След като отчитането е завършено, системата автоматично ще изпрати уведомление. Така че, когато видите етикет „без отчитане на измервателния уред“, първо завършете отчитането.

Ако наемателят поиска да плаща няколко дни по-късно, ще се счита ли за просрочено?

Регулирайте планирания дата за плащане за този период чрез менюто за допълнителни опции. Просрочените дни ще се броят от новата дата за плащане и няма да бъдат отбелязани погрешно.