Как да използвате календара за планиране да уведомите наемателите: пример с известие за спиране на електрозахранването

Какво е календар?

Да предположим, че електрическата компания ви информира, че след 15 дни ще има спиране на тока заради поддръжка на линията. Когато получите известието, може да сте зает и след 15 дни да забравите да уведомите наемателите. Използвайки календара, просто създайте събитие при получаване на известието, задайте датата и системата ще уведоми наемателите, когато дойде времето, без да трябва да го помните или да правите индивидуални обаждания или съобщения. Спирането на водата, инспекции на пожарната и проверки при освобождаване от наем също могат да се управляват по този начин.

Как да отворите календара

Кликнете върху иконата на календара в горния десен ъгъл на екрана (както е показано в червената рамка на изображението по-долу), за да влезете в страницата на календара.

Календарът може да превключва между месечен, седмичен и дневен изглед и можете да превключвате месеци с помощта на стрелките. В дясната част на екрана ще бъдат изброени всички събития за текущия месец, за да видите лесно предстоящите задачи.

Как да добавите събитие

Кликнете върху бутона за добавяне на календар в горния десен ъгъл или кликнете върху дата в календара, за да се отвори прозорецът за добавяне на събитие (както е показано на изображението по-долу).

Заглавието е задължително поле, моля въведете съдържанието на това събитие, например: 22.07 от 9 до 12 часа спиране на тока поради ремонт на линията. Заглавието ще се показва в календара и ще бъде изпратено като съдържание на известието до наемателите, затова препоръчваме да се уточнят времето и причината, за да могат наемателите да разберат без да се налага допълнителни въпроси.

Публикуване на събитието за наемателите

В секцията за обекти можете да решите дали това събитие да бъде публично:

• Публично: Наемателите на избрания имот (или стая) могат да видят събитието в портала за наематели и ще получат известие. Използвайте "Публично" за важна информация като известия за прекъсване на електроснабдяването, и системата ще уведоми всички засегнати наематели вместо вас.
• Приватно: Видимо само за управлението, подходящо за вътрешни операции, като организиране на ремонтни услуги, вътрешни одити.

След това изберете името на имота и името на стаята за събитието. Например, при прекъсване на електроснабдяването, обикновено целият имот е засегнат, така че изберете имот; ако е засегната само определена стая (например ремонт на водопровода на една стая), изберете и стаята, и системата ще уведоми само наемателите на тази стая.

Задайте дата и начин на известяване

Датата е задължителна, моля изберете дата и час на събитието. Например, за известие за прекъсване на електроснабдяването, въведете датата след 15 дни.

Има три начина на известяване, които системата ще изпрати автоматично според избора ви. След настройване не е нужно да помните за събитието:

• Известяване в определен час: Можете да изберете време за известяване от падащото меню (например същия ден), и системата ще го изпрати автоматично. Например, за прекъсване на електроснабдяване, изберете изпращане в същия ден, за да е по-запомнящо за наемателите, без да получават информация твърде рано и да я забравят.
• Изпращане на известие незабавно: След запазване системата ще изпрати известието веднага, подходящо за уведомяване на наематели по-рано, за да се подготвят, например уведомяване за планирано прекъсване на електроснабдяването 15 дни предварително.
• Без известие: Запис само в календара, без изпращане на известия.

Известяване на други получатели

Ако събитието трябва да извести лица, различни от наематели и администрация (напр. собственик, сервизна фирма), активирайте други получатели, за да ги добавите в списъка за известия, така нужните лица ще получат съобщенията синхронно, без да е необходимо препращане.

Периодични известия

Ако събитието се повтаря периодично (напр. месечна пожарна инспекция, сезонно почистване на воден резервоар), активирайте периодични известия, след като се настроят веднъж, системата ще напомня автоматично според цикъла, без да е необходимо събитие всеки път.

Качване на прикачени изображения

Можете да качите изображения в полето за прикачени файлове (до 2 броя). Например, за известие за прекъсване на електрозахранването можете да снимате и качите съобщението от електроразпределителната компания, така наемателите ще видят оригиналното съобщение при получаване на известието, което е по-пълно и ви спестява време за преписване. След като настройките бъдат завършени, натиснете Запазване, за да завършите добавянето.

Преглед и печат на календар

Добавеното събитие се показва в календара и списъка със събития отдясно, където можете да го прегледате или редактирате. Ако е необходимо да се разпечата хартиено обявление (например за поставяне на информационното табло на сградата), натиснете бутона за печат, за да отпечатате текущия изглед на календара.