Ръчно въвеждане на записи: ремонти, застраховки, амортизации, влизания и излизания извън отчетния период също могат да бъдат отразени.
Бързи връзки на тази страница
Какво може да направи ръчното въвеждане на записи за вас?
Наемателските периоди автоматично записват наеми, комунални услуги, свързани с договора, но отдаването под наем не е само събиране на наеми: разходи за ремонти, застраховки, данъци върху имота, амортизации — тези влизания и излизания извън отчетния период също са част от печалбите и загубите. Ръчното въвеждане на записи е входът за добавяне на тези операции в системата.
След като запишете, не е нужно да правите нищо друго: записите автоматично се отразяват в отчета за печалбите и загубите, баланса, отчета за паричния поток и данъчните отчети по държави. Колкото по-пълни са записите, толкова по-точни са отчетите спрямо реалните резултати от операциите.
Начин на работа
Стъпка 1: Влезте в страницата за ръчно въвеждане на записи
Кликнете върху 'Отчети' в лявото меню, след това 'Ръчно въвеждане на записи', и в горния десен ъгъл кликнете 'Добавяне на ръчен запис'.
Стъпка 2: Попълнете съдържанието на записа
В прозореца за нов ръчен запис попълнете последователно:
- Изберете обект/компания: Към кой обект или компания да бъде записан този запис; отчетите се изготвят на база на това.
- Дата на транзакция: Датата, на която реално се е състояла транзакцията; отчетите се изготвят въз основа на тази дата.
- Детайли на записа: За всеки ред изберете счетоводна сметка и въведете дебитна или кредитна сума. По подразбиране има два реда; за повече сметки, кликнете 'Добавяне' за нов ред.
- Забележка: Запишете целта или информацията за разписка на тази транзакция (макс. 400 символа), за да не се чудите какво е това при бъдещо съгласуване.
Как се попълват често срещаните транзакции?
Трите най-често срещани ръчни транзакции в управлението на наеми:
| Ситуация | Дебит | Кредит |
|---|---|---|
| Плащане на разходи за ремонт (напр. смяна на бойлер) | Разходи за ремонт | Банкови депозити |
| Плащане на застраховка на имот | Застрахователни разходи | Банкови депозити |
| Запис на амортизацията за периода | Амортизационни разходи | Натрупана амортизация |
Прост запис: разходите се записват в дебита; изходящи пари (намаление на банковия депозит) или как активите се амортизират (увеличение на натрупаната амортизация) се записват в кредита. Ако двете страни балансират по стойност, счетоводните балансират.
Къде ще се появят записаните записи?
Веднага след изпращане, данните автоматично се включват в Оперативната сметка (за разходни сметки), Балансова сметка (за активни и пасивни сметки) и Отчета за паричните потоци. Ако сметката вече е свързана с данъчни отчети (например US Schedule E, UK SA105, Germany Anlage V, Canada T776), те автоматично ще бъдат попълнени при генериране на данъчни отчети, без да е необходимо повторно въвеждане.
Често задавани въпроси
Защо се появява червено предупреждение за дисбаланс и не може да се изпрати?
Общата стойност на дебита и кредита не е равна. В полето за помощ ще се покаже текущото сумирано количество и разликата, и е достатъчно да попълните липсващата страна със същата стойност. Всяка сделка трябва да е балансирана съгласно двойно счетоводно записване, и системата предотвратява запис на грешни записи.
Кои приходи и разходи трябва да се въвеждат ръчно и кои да се отчитат в наемателския период?
Тези, които са директно свързани с договора за наем, се отчитат в наемателския период: наем, сметки за комунални услуги, такси за почистване и други суми, събирани от наемателите. Несвързаните с договора за наем се въвеждат ръчно: разходи за ремонти, застраховки, данъци върху имоти, амортизация и други разходи на наемодателя и счетоводни корекции.
Може ли една транзакция да надвишава два реда с акаунти?
Да, може. Щракнете върху „Добави“ под детайлите на транзакцията, за да добавите редове с акаунти, броят не е ограничен, стига сумата на дебитите да е равна на сумата на кредитите.
Влияе ли датата на транзакцията на отчетите?
Да, влияе. Отчетите се основават на периода на транзакцията: в отчета за приходи и разходи и в отчета за паричните потоци се гледа в кой отчетен период попада датата на транзакцията, а в балансовия отчет се гледа дали тя е преди отчета. Затова винаги въвеждайте действителната дата на събитие, а не текущата дата на въвеждане.