Персонализирани известия за наем: напомняния за плащане, изтичане на лизинг; системата ги изпраща на правилните хора в точното време

Какво може да направи персонализираното известие за вас?

Управлението на наемите има много задачи, които изискват известяване 'когато дойде време': напомняне за изтичане на договора, уведомяване на наемателите; напомняне за подновяване на застраховка; изпращане на известие за корекция на наем всяка година. Персонализираното известие ви позволява да създавате правила: кога да се изпрати (условия за активиране), на кого да се изпрати (цел и филтриращи условия), какво да се изпрати (съдържание с променливи). Настройте го веднъж и системата автоматично следи датите на всеки договор и изпраща известие при необходимост.

Ключът е, че съдържанието на известието е персонализирано за всеки: съдържа променливи (като име на наемателя, име на имота, начална дата на договора), които системата замества с данни, специфични за всеки получател на база договорите им. Едно правило за сто наематели – всеки получава известие с неговото име, неговия апартамент, неговата дата, като ръчно написано, но автоматизирано.

Достъп: Кликнете 'Известия' в лявото меню, изберете 'Персонализирани известия'. В списъка ще видите предварително зададени правила (напомняне за подновяване, уведомление за изнасяне, напомняне за изтичане на застраховка, напомняне за корекция на наем и т.н.), които са готови за употреба; кликнете върху 'Добави' в горния десен ъгъл, за да създадете свои собствени правила.

За какво може да се използва? Пет практически случая

Следващите са предварително зададени или правила, които можете да създадете за минути:

Четири стъпки за създаване на правило

Стъпка 1: Основни настройки

Активирайте превключвателя, задайте ясно име на правилото и изберете получатели на уведомлението: Наематели (изпраща се до наематели с договори, които отговарят на условията) или Персонал (само до служители следящи това свойство, за да избегнете излишни известия за други колеги).

Стъпка 2: Условия за уведомление

• Тип на задействане: Задвижвано от събитие (спусък въз основа на дата в договора, най-често използван) или фиксиран интервал (периодично изпращане).
• Референтна дата на задействане: Изберете коя дата да бъде използвана като референтна: начало на договора, край на наем, дата на изнасяне, начало на полица, край на полица.
• Настройки за време: Изпращане веднъж или годишно известие (на базата на дата, изпращане на същия ден всяка година, подходящо за ежегодно увеличение на наема).
• Време за изпращане: Преди събитие (предварително известие), след събитие (забавено известие) или на датата на събитието, с настройки за колко напред или назад по години, месеци, дни.
• Филтрирайте условия: Ограничете правилото за определени договори, например договорен статус като активен. Могат да се добавят множество условия. Договорите, които не отговарят на условията, няма да получат известие.

Стъпка 3: Съдържание на известието

Напишете заглавие и текст на известието. Реквизирано е, че от страната е достъпен списък с полета за данни (категоризирано по договори, имоти и т.н.). При щракване върху поле се вмъква променлива (показана като двойни скоби, напр. име на наемател, име на обект, начална дата на договор), която при изпращане се заменя с лични данни за всеки получател. Променливи могат да се използват в заглавието и текста.

Отчет за известие: Изберете няколко полета и системата автоматично ще генерира таблица в края на известието, съдържаща тези данни, напр. име на обект, стая, начална дата на договор, за да не се търси информация в текста.

Стъпка 4: Преглед и запазване

Прегледът показва пълния вид на известието: заглавие, текст и автоматично генерирана таблица на доклада, с променливи в двоен среден скобки. След като се уверите, че всичко е наред, натиснете запазване.

След запазване правилото се появява в списъка, със статус активирано. В списъка всяко правило има обобщение на условията за задействане, обектите на известие и състоянието, и може да бъде деактивирано, променено или изтрито по всяко време.

Преглед на записите за изпратени уведомления към наемателите

След изпращане на уведомление, можете да проверите статуса на всяко изпратено известие по всяко време. Отидете в менюто вляво и изберете [ Уведомления ]→ [ Записи за уведомления към наематели ].

Страницата ще показва всеки изпратен запис по време, включително време на изпращане, обобщение на задействаното правило (честота, цел, условия и статус на правилото), както и името на обекта, единица на стаята и наемателя, свързани с уведомлението. Щракнете [ Виж съдържанието на писмото ], за да разгънете пълния текст на полученото от наемателя писмо.

Когато има повече записи, използвайте [ Филтър ] за стесняване на обхвата и бързо намиране на конкретна собственост или изпратени записи за наемател.

Как изглежда изпратеното писмо? Всеки получава своята версия

Когато правилото се задейства, системата проверява всеки договор: ако датата и условията съвпадат, данните от договора заместват всички променливи в съдържанието и се изпраща на съответния получател. С други думи, кой е получателят, определя съдържанието на писмото.

Например, правило за „Благодарност за 5 години наем“: наемателят Били получава съобщение „Здравей, Били, благодарим Ви за това, че сте наемател на Sunny Heights Apartment - Room 301 вече пет години“, а друг наемател получава своето име, обект и стая. Едно правило, индивидуално писмо за всеки наемател, а вие сте го настроили само веднъж.

Често задавани въпроси

Каква е разликата между вградените правила и тези, които създавам сам?

Няма съществена разлика. Вградените правила са готови за използване за обичайни сценарии (напомняне за подновяване, известие за изнасяне, изтичане на застраховка, напомняне за корекция на наем), могат да бъдат активирани директно или променяни; ръчно добавените се комбинират от нула с условия, обекти и съдържание, с напълно еднаква свобода.

Каква е разликата между събитийно управлявани и фиксирани периоди?

Събитийно управляваните са базирани на датите в индивидуалните договори, например 60 дни преди изтичане на всяка наемна срока и се различават в зависимост от договора, като това е най-често използваният модел за известия за наем. Фиксираните периоди се изпращат редовно, без връзка с датите в договора.

Какво представляват двойните къдрави скоби в съдържанието?

Те са заместители на данни, които се заменят при изпращане. Системата заменя с информация от договора на всеки получател: името на наемателя с името на получателя, а имотът и датата с данните за съответния договор. По този начин, всяко съобщение изпратено по една и съща правило е персонализирано за всеки получател.

Ако в известието са избрани служители, ще се изпрати ли до всички?

Не, ще се изпраща само до служители, които следят конкретния имот. Само тези, които отговарят за определени имоти, ще получават уведомленията, за да не бъдат обезпокоявани непричастни колеги. Проследяващите членове могат да се настроят в конфигурацията на имота.

Могат ли правилата да бъдат променяни след настройка? Какво ако не искам да изпращам известно време?

Всичко е възможно. Върнете се в списъка с правила и използвайте Допълнителното меню на всяко правило, за да модифицирате съдържанието или да изтриете; за временно прекъсване задайте състоянието на неактивно, настройките ще се запазят и можете да ги активирате отново по-късно.

Наемателят казва, че не е получил известие, как мога да потвърдя?

Моля, проверете в „Известия“ → „Записи на известия на наематели“. Записите ще покажат всички времена на изпращане за този наемател. Щракнете върху „Преглед на съдържанието на писмото“, за да видите пълния текст. Ако има изпращане в записа, помолете наемателя да провери папката си със спам или да потвърди дали имейлът в данните му е правилен.