Kiracı taşınması ve sözleşme imzalanması: Kira süresi, depozito, elektrik-su giderlerini bir seferde ayarlayın, fatura dönemleri otomatik oluşturulsun

Bu süreç size ne sağlar?

Kiracı taşınmak istediğinde, oda biriminde Taşınma/İmzalama'ya tıklayın, bütün ayarları tek bir işlemle tamamlayın: kiracı bilgileri, kira sözleşme türü ve süresi, ödeme periyodu ve hatırlatmalar, depozito, elektrik-su giderleri, ön ödeme. Sistem, kiracı dönemini tamamen otomatik oluşturur, manuel işlem gerektirmez.

Yönetim modunda, süreç ev sahibi dönemini de içerir: Komisyon ve yönetim ücretleri ayarlara göre otomatik oluşturulur, kira ödemesi alındığında otomatik düşülür. Ardından kiracıyla çevrimiçi sözleşme imzalayıp, sözleşme bilgilerini otomatik aktararak sözleşme gönderilene kadar devam edebilirsiniz.

İşlem adımları

Adım 1: Odayı seçin ve kiracı bilgilerini doldurun

Sol taraftaki mülk listesinde taşınacak oda birimini bulun, odanın daha fazla menüsüne (üç nokta simgesi) tıklayın ve Taşınma/İmzalama'yı seçin.

Adres otomatik olarak doldurulacak, kiracı adı ve email adresini girin. Bu sözleşmede ek imza sahipleri varsa (örneğin garantör), ek imzacı eklemek için 'Ek İmza Sahibi Ekle'ye tıklayın; yoksa atlayın.

Adım 2: Kira koşullarını ayarla

Kira türü (birini seçin)

• Sabit süreli kira: Belirli bir başlangıç ve bitiş tarihi olan normal kira sözleşmesi. Başlangıç ve bitiş tarihleri manuel olarak seçilebilir ya da 1 yıl, 2 yıl seçenekleriyle hızlıca doldurulabilir.
• Aylık kira: Süre esnektir, bitiş tarihi yoktur, sistem mevcut sözleşmenin ödeme döngüsüne bağlı olarak bir sonraki fatura dönemini otomatik olarak oluşturur, her iki taraf önceden bildirimde bulunarak sona erdirebilir.
• Sabit süreli kira, sona erdikten sonra aylık devret (sistem önerisi): Sözleşme süresi dolduktan sonra yeniden imzalamaya gerek yoktur, sistem otomatik olarak fatura dönemi yaratmaya devam eder. Kiracının kalmaya devam etmesi beklendiğinde uygun, sözleşmeyi yenilemeyi unutma durumunda fatura kesilmez.

Kira Süresi ve Yenileme Hatırlatma

Kira başlangıç ve bitiş tarihlerini belirledikten sonra, yenileme bildirim tarihini ayarlayın (ör. bitişten 30 gün önce): Zamanı geldiğinde sistem, ilgili mülkün üyelerine e-posta ile bildirim yaparak yenileme veya kiralama için önceden hareket etmelerini sağlar, böylece boşluk süresi beklenmedik olmayacaktır.

Ödeme Dönemi ve Tahsilat Tarihi

Sekiz ödeme sıklığı var: Haftalık, İki Haftalık, Aylık, İki Aylık, Üç Aylık, Dört Aylık, Altı Aylık, Yıllık; sistem sıklığa göre karşılık gelen fatura dönemleri oluşturur.

Tahsilat tarihi için iki kuraldan biri seçilir: Ayın belirli bir günü (ör. ayın ilk günü) veya fatura döneminin başlangıç gününden birkaç gün önce. Bu tarih, takip ve gecikme durumlarının belirlenmesi için referanstır.

Ödeme Hatırlatma E-postası

Kiracılara ödeme bildirim e-postası göndermek için seçeneği işaretleyip önceden gönderme günü ayarlayabilirsiniz (ör. tahsilat tarihinden 5 gün önce). Sayaç okumasına dayalı faturalar, okuma tamamlanmadan gönderilmez; okuma tamamlandıktan sonra sistem otomatik olarak gönderir; sistem ayrıca, hatırlatma tarihinden 5 gün önce ilgili mülkün üyelerine sayaç okuma hatırlatması gönderir, böylece bildirimden önce sayaç düzgün bir şekilde okunur.

Adım 3: Kira, Depozito ve Utility Masrafları

Kira ve Depozito

Kira bedelini girin, vergi isteğe bağlıdır (sabit tutar veya yüzde olarak, örneğin 500 veya %5). Depozito ay veya tutar olarak belirlenebilir (1 ay veya 2 ay hızlı seçimle girilebilir), birden çok kez eklenebilir; erken fesih cezası isteğe bağlıdır.

Depozito Yönetici Seçenekleri: Yönetim şirketi seçildiğinde, depozito şirketin hesabında kaydedilir; mülk sahibi seçildiğinde, sistem depozitoyu otomatik olarak mülk sahibinin emanet hesabına kaydeder. Emanet hesabı, sistemin her mülk sahibi için oluşturduğu sanal hesaptır; bu hesap, mülk sahibi adına alınan paraların kayıtlı olduğu hesaptır, mülk sahibinin banka hesabı olarak düşünülebilir.

Dönemsel Faturalar

Kira dışındaki düzenli masraflar (su, elektrik, otopark, internet vb.) burada bir kez ayarlanır ve sonrasında her dönem otomatik olarak oluşturulur. Üç çeşit ücretlendirme yöntemi:

• Sabit Ücret: Her dönem otomatik sabit tutar oluşturulur, örneğin: aylık su faturası 100 ₺, asansör ücreti, internet ücreti.
• Sayaçlı Ücretlendirme: Birim fiyatı (örneğin: kWh başına 5 ₺) ve başlangıç okuması (isteğe bağlı, daha sonra eklenebilir) ayarlanır; her dönem öncesi ve sonrası okuma girilir, sistem kullanım miktarına göre ödenecek tutarı hesaplar.
• Manuel Giriş: Gerçek fatura tutarına göre dönemsel giriş yapılır, örneğin: aylık doğalgaz faturası; birden fazla kiracı olduğu durumlarda ortalama veya oranla paylaştırılarak ödeme hesaplanabilir.

Diyalog üst kısmındaki anahtar, bu masrafın dönemine ait olan faturayı belirler, yani iki tür fatura tahsilatı vardır: Açık konumda, masraf kira dönemine dahil edilir (kira sözleşmesi dönemine göre) ve kira ile birlikte tek fatura olarak tahsil edilir; Kapalı konumda, sistem bağımsız bir fatura dönemi oluşturur (kira döneminden farklı) ve kendi belirlediğiniz döneme göre kira dışında hesaplanır ve tahsil edilir.

Ön Ödeme (isteğe bağlı)

Her dönemde kiracı adına fatura ödemek istemiyorsanız, peşinatı açabilirsiniz: Hesap seçin ve her dönem için peşinat miktarını belirleyin (örneğin, her ay 500 TL elektrik faturası için peşinat), gerçek maliyet peşinattan dönemsel olarak düşürülür, kararlaştırılan zamanda sayaç okuma ile hesaplanır. Bu peşinat, hesapta kiracıya olan borçtur, mahsup edildiğinde gelir olarak kabul edilir, kiracı ayrıldığında kalan miktar iade edilir. Gerekli değilse kapalı tutun.

Kiracı Tahakkuk Oluştur

Kiracı tahakkuk oluştur'a tıklayın, önceki ayarlar tam bir hesabın önizlemesi haline gelir: Depozito hesabı (ödendi olarak işaretlenebilir), her dönem kira hesabı artı elektrik faturası kalemi. Önizlemede, her dönemin alacak tarihi ayarlanabilir, tekil maliyet kalemleri silinebilir, sonraki dönemle birleştirilebilir veya tek bir tahsilat eklenebilir.

Adım Dört: Mülk Sahibi Tahakkuku (Komisyon ve Yönetim Ücreti)

Komisyon

Evi kiraya verirken her iki taraftan alınan giriş ücreti: Mülk sahibinden alınan komisyon (1 aylık hızlı giriş) ve kiracıdan alınan komisyon (yarım ay veya 1 aylık hızlı giriş), tutarlar isteğe göre girilebilir.

Yönetim Ücreti

Yönetim ücreti oluşturma anahtarını açın, sistem nesneye göre ayarlanan yönetim ücreti moduna göre her dönemin tutarını otomatik olarak hesaplar (örneğin, kira 15,000 TL, yönetim ücreti %10 ise sonuç 1,500 TL'dir), tutar ve oranlar düzenlemek için tıklanarak ayarlanabilir. Onayladıktan sonra, mülk sahibi tahakkuku oluştur'a tıklayın.

Oluşturulduktan sonra, her yönetim ücreti kalemini kalem simgesine tıklayarak ayrı ayrı düzenleyebileceğiniz tüm mülk sahibi hesap dönemleri listesini görebilirsiniz.

Adım 5: Durum Kontrolü ve Ekler

Girişten önce mülk durumunu net bir şekilde kaydedin, çıkışta teslimat sırasında kanıt olarak sunun:

• Mülk ve oda fotoğrafları, notlar: Mülk fotoğraflarını (en fazla 5 adet) ve oda fotoğraflarını (en fazla 10 adet) yükleyin, notlar yazın. Fotoğrafları ve notları sözleşmeye eklemek için anahtarı açın, bu içerikler kira sözleşmesine doğrudan eklenir ve durum kanıtı olarak hizmet eder.
• Kiralık Eşya Listesi: Sözleşmeye ekleme anahtarını açtıktan sonra, her bir öğe için miktarı seçin: Mobilyalar (yatak çerçevesi, dolap, çalışma masası vb.), beyaz eşyalar (klima, çamaşır makinesi, buzdolabı vb.), anahtarlar (giriş kapısı, oda kapısı, uzaktan kumanda); listedeki olmayan öğeleri siz ekleyebilirsiniz. Teslimat sırasında tek tek kontrol edin, her eksik öğe kaydedilir.
• Sigorta Şirketi Bilgileri: Bu kira sözleşmesi için kira sigortası yaptırılırsa, anahtarı açın ve bekleme süresi, sigorta şirketi, poliçe başlangıç ve bitiş tarihleri, sigorta bedeli ve koruma süresi gibi bilgileri doldurun; koruma durumu kira sözleşmesi ile birlikte kontrol edilebilir. Detaylı doldurma talimatları için: Kira Sigortası Özellik Açıklaması

Kiracı ile Çevrimiçi Sözleşme İmzala

Sözleşmeyi düzenlemeye tıkladıktan sonra, elektronik sözleşmenin imzalama yöntemini seçin. Herkes imzaladıktan sonra sistem, PDF sözleşmesini otomatik olarak oluşturup gönderir veya indirmeniz için hazırlar. Dört seçenek:

• Kiracı Email ile İmzalıyor: Sistem, imza bildirimini kiracının email adresine gönderir, kiracı e-postayı açarak çevrimiçi imzalar.
• Kiracı Bağlantı ile İmzalıyor: Sistem bir imza bağlantısı oluşturur, kopyalayıp mesajlaşma uygulamasıyla kiracıya gönderin.
• Kiracı Yerinde İmzalıyor: Kiracı yerindeyse, cihazınız üzerinden kiracıya imza atmalarında yardımcı olun.
• Sözleşme İmzalanmıyor, Sadece Taşınma Bilgisi Kaydediliyor: Sadece sözleşme bilgilerini kaydetmeniz gerektiğinde ve elektronik imzaya ihtiyaç olmadığında bu seçeneği seçin, örneğin kağıt sözleşme zaten imzalanmışsa.

Sözleşme şablonu seçin

Açılır listeden şablon seçin: Sistem varsayılan kiralama şablonu veya özelleştirilmiş şablonlarınız (örn. kısa kiralama, uzun kiralama, yabancı kiracı sözleşmesi). Ayrıca yeni bir şablon oluşturabilir veya sözleşme şablonunu düzenleyerek maddeleri değiştirebilirsiniz.

Şablon seçtikten sonra, önceki adımlarda doldurulan bilgiler sözleşme değişken alanlarına otomatik olarak aktarılır: Kiracı ve ev sahibi isimleri, adres, oda, imza alanı ve imzalama tarihi. Her sözleşmeyi yeniden yazmanıza gerek yoktur; kiracının kişisel bilgileri kiracı imzalarken doldurulacaktır.

Size imzalama sırası geldiğinde, elle çizim yapabilir, imzanın resmini yükleyebilir veya daha önce kaydedilmiş imzayı kullanabilirsiniz. İmzalamadan önce sözleşmeyi okuduğunuzu ve gönüllü olarak imzaladığınızı onaylamanız gerekir. Tamamladıktan sonra imzanızı sözleşmeye eklemek için tıklayın.

Sözleşmeyi ön izleyip doğru olduğunu onayladıktan sonra, kiracıya göndermek için tıklayın. Kiracı imzalamayı tamamladığında, sistem her iki taraf için tam bir PDF sözleşmesi oluşturur.

Tamamlandıktan sonra: Fatura dönemi otomatik olarak oluşturulmuştur, yeniden girmenize gerek yok

Taşınma tamamlandıktan sonra, kiracı dönem bilgilerini 'Varlık Yönetimi' altında, kiracı hesap sekmesinde görebilirsiniz: Kira dönemi (kira sözleşmesi dönemi, fatura ile birleştirilen elektrik ve su dahil) ve elektrik-su dönemi (kira dönemiyle farklı masraflar). Daha sonra her dönem otomatik olarak oluşturulur, manuel giriş gerekmez. Sayaçlı kalemlerde okuma yapılmadı uyarısı gösterilir, okuma tamamlandıktan sonra tutar otomatik olarak faturaya yansıtılır.

Aracılık firması hesaplar sekmesine geçiş yaparak, bu sözleşmeye ait otomatik olarak oluşturulan yönetim ücreti dönemlerini görebilirsiniz. Her dönemin tutarı ve vade tarihi hazırdır, aynı şekilde otomatik devam eder ve manuel giriş gerekmez, doğrudan tahsilat ve mutabakat bekleyebilirsiniz.

Sözleşme Görüntüle/Düzenle: Kira, kira ödeme dönemi, depozit ve dönemlik fatura her an ayarlanabilir.

Sözleşme tamamlandıktan sonra kira, kira ödeme dönemi, depozit veya dönemlik fatura ayarlamalarını yapmak isterseniz, oda biriminin daha fazla menüsüne (üç nokta simgesi) tıklayın, sözleşmeyi görüntüle seçeneğini seçin. Kira koşulları, ödeme dönemleri, depozit ve dönemlik elektrik-su ücretleri bu ekranda doğrudan değiştirilebilir, sözleşmeyi baştan oluşturmanıza gerek yoktur. Dikkat: Henüz imzalanmamış elektronik sözleşmeler geçici olarak değişikliklere kilitlenecektir, tamamlanmış imza sonrası ayarlama yapılabilir.

SSS

Üç kira türünü nasıl seçerim?

Belirli bir başlama ve bitiş tarihi olan, süresi dolduğunda başka şekilde ele alınan bir kira söz konusuysa, sabit dönemli sözleşmeyi seçin. Süresi tamamen esnek, her an önceden bildirilerek sonlandırılabilen kiralama için aylık sözleşmeyi seçin. Kiracının süresi dolduktan sonra kalmaya devam etmesi olasıysa, sabit dönemli sonrasında aylık döneme dönüş seçeneğini (sistem önerisi) seçin: Sadece süresi dolduğunda yeniden imzalanması gerekmez, fatura dönemi otomatik devam eder, fatura kaçıramazsınız.

Kiracının e-postası mutlaka doldurulmalı mı?

Kesinlikle önerilir. E-posta doldurulmazsa, sistem kiracıya kira ödeme bildirimi göndermez ve çevrimiçi imza için e-posta bildirimi de yapılamaz. Gerçekten e-posta yoksa, sözleşme bağlantı yoluyla veya yerinde imza ile yapılabilir.

Depozito yönetim şirketi mi yoksa mal sahibi mi tutuyor, farkı nedir?

Fark para hesabının kimin üzerinde olduğundadır. Mal sahibi seçildiğinde, sistem depozitoyu o mal sahibinin güven hesabına kaydeder (sistem her mal sahibi için sanal bir hesap oluşturur, alınan paralar burada tutulur). Sonra mal sahibi hesaplar. Yönetim şirketi seçilirse, şirket hesabına kaydedilir. Sözleşmenize göre seçim yapın.

Ön ödeme nedir? Depozito ile aynı mı?

Farklıdır. Depozito, kira güvencesidir ve kiracı çıkışında genellikle tamamen iade edilir; ön ödeme ise masrafları aşamalı olarak karşılamak için önceden alınan bir paradır. Örneğin, aylık 500 TL elektrik ön ödeme alınarak tahsil edilir, gerçek elektrik masrafları buradan düşülür, her ay kiralayanın masraf yapma ve aylık hesap kapatmanın zahmeti olmadan. Kiracı çıkışında kalan miktar iade edilir. Her ikisi de hesapta kiracıya olan borçtur, gelir değildir.

Dönem oluşturulduktan sonra değişiklik yapabilir miyim?

Evet. Oluşturma ekranı sadece ön izlemedir, hemen vade tarihini ayarlayabilir, belirli masrafları silebilir, bir sonraki dönemle birleştirebilir veya yeni bir ödeme ekleyebilirsiniz. Dönem oluşturulduktan sonra değiştirmek için, varlık yönetimindeki oda birimine gidip kiracı dönem sayfasına girerek ayarlamalar yapabilirsiniz.

Mal sahibinin komisyonu ve yönetim ücreti ne zaman tahsil edildi olarak işaretlenir?

Kira ile birlikte. Belirli bir kira dönemi tahsil edildi olarak işaretlendiğinde, sistem otomatik olarak yönetim ücretini ve mal sahibi komisyonunu da tahsil edildindi olarak işaretler, her seferde elle kontrol etmeye gerek yoktur.

Çevrimiçi sözleşme yapmam zorunlu mu?

Hayır. İmzalama türünün son seçeneği, yalnızca taşınma bilgisini kaydedip sözleşme yapmamaktır. Bu, basılı bir sözleşme imzalanmış durumlar için uygundur, dönem ve yönetim işlevleri etkilenmez.