Kiracıları Takvim ile Bildirimini Planlama: Elektrik Kesintisi Örneği

Takvim Nedir?

Elektrik şirketi, 15 gün sonra hat bakımı nedeniyle elektrik kesileceğini bildirirse ve siz meşgulseniz, kiracıları uyarmayı unutabilirsiniz. Takvim kullanarak, bildirim aldığınızda bir etkinlik oluşturup tarihi ayarladığınızda, sistem zamanında kiracıları otomatik olarak bilgilendirir. Suyun kesilmesi, yangın kontrolleri, taşınma öncesi denetim gibi olaylar için de aynı yöntem uygulanır.

Takvim Nasıl Açılır

Ekranın sağ üst köşesindeki takvim simgesine (aşağıdaki resimde kırmızı çerçevede) tıklayarak takvim sayfasına girin.

Takvim, ay, hafta, gün görünümü arasında geçiş yapabilir ve sol-sağ oklarla ayları değiştirebilirsiniz. Sağ tarafta, ayın tüm etkinlikleri tarihe göre listelenir, böylece yakın zamanda yapılacakları bir bakışta görebilirsiniz.

Etkinlik Nasıl Eklenir

Sağ üst köşedeki Yeni Takvim Ekle düğmesine tıklayın veya takvim tarihine tıkladığınızda yeni pencere açılır (aşağıdaki gibi).

Başlık zorunludur; bu etkinliğin içeriğini girin, örn: 22/7 saat 9'dan 12'ye elektrik kesintisi nedeniyle. Başlık takvimde görünür ve kiracılara bildirim olarak gönderilir. Zaman ve nedeni net yazmanız önerilir, böylece kiracıların anlaması kolay olur.

Bu etkinliği kiracılara açık yap

Nesne bloğunda bu etkinliğin açık olup olmadığını belirleyin:

• Açık: Seçilen nesne (veya oda) kiracıları bu etkinliği kiracı portalında görebilir ve bildirim alır. Elektrik kesintisi gibi kiracıların bilmesi gereken durumlar için açık seçimi, sistem etkilenen tüm kiracılara bildirim gönderir.
• Kapalı: Sadece yönetim görünür, iç işlemler için uygun, örneğin bakım firması düzenlemeleri, iç denetim.

Sonrasında bu etkinliğin ilişkili olduğu nesne adını ve oda adını seçin. Elektrik kesintisi örneğinde, genellikle tüm bina etkilenir, sadece nesne seçimi yeterlidir; yalnızca belirli bir odayı etkiliyorsa (örneğin tek bir odanın su borusu onarımı), oda seçimini yapın, bildirim sadece o odanın kiracısına iletilir.

Tarih ve bildirim yöntemini ayarlayın

Tarih zorunludur, olayın tarih ve saatini seçin. Elektrik kesintisi bildirimi örneğinde, 15 gün sonraki kesinti tarihini girin.

Aşağıda üç bildirim yöntemi vardır, sistem seçiminize göre otomatik gönderir, bu nedenle ayarlandıktan sonra bu konuyu unutabilirsiniz:

• Belirli saatte bildirim: Bildirim zamanını açılır menüden seçebilirsiniz (örneğin o gün). Zamanı geldiğinde sistem otomatik olarak gönderir. Elektrik kesintisi örneğinde, kesinti günü gönderildiğinde kiracılar en fazla hatırlar ve önceden alıp unutmazlar.
• Bildirim hemen gönder: Kaydedildiğinde sistem hemen bildirim gönderir, kiracıların erken bilmesi ve plan yapması gereken durumlar için uygundur, örneğin 15 gün önce planlı elektrik kesintisi hakkında bilgilendirme.
• Bildirim gönderme: Sadece takvime kaydedilir, hiç bildirim gönderilmez.

Diğer alıcıları bilgilendir

Bu etkinlik kiracılar ve yönetim üyeleri dışında kişilere (örneğin, mülk sahibi, bakım servisleri) bildirilmesi gerekiyorsa, diğer bildirim alıcılarını açarak bu kişileri ekleyebilir, böylece alıcıların hepsi aynı anda bilgilendirilir, ayrı ayrı iletmenize gerek kalmaz.

Düzenli bildirim

Bu etkinlik düzenli olarak gerçekleşiyorsa (örneğin, aylık yangın denetimi, üç ayda bir su deposu temizliği), düzenli bildirimi açarak bir kez ayarlayın, sistem periyodik olarak otomatik hatırlatır, her seferinde yeni etkinlik oluşturmanıza gerek kalmaz.

Ek dosya yükle

Ek dosya bölümüne resim yükleyebilirsiniz (en fazla 2 adet). Örneğin, bir elektrik kesintisi bildirimini, elektrik şirketinin kesinti bildirimini çekip yükleyerek kiracıların orijinal bildirimi görmesini sağlayabilirsiniz. Ayarlar tamamlandıktan sonra kaydet butonuna basarak ekleme işlemini tamamlayabilirsiniz.

Takvimi Görüntüle ve Yazdır

Eklediğiniz etkinlikler takvimde ve sağdaki etkinlik listesinde görünecektir, üzerine tıklayarak görüntüleyebilir veya düzenleyebilirsiniz. Basılı bir duyuru (örneğin, bina panosuna asmak için) gerekiyorsa, mevcut takvim ekranını doğrudan yazdırmak üzere Yazdır butonuna tıklayın.