Özelleştirilmiş bildirimler: Kira hatırlatıcısı, kira sözleşmesi sona ermesi, sistem doğru zamanda doğru kişilere gönderir.

Özel bildirim sizin için ne yapabilir?

Kiralama yönetimi, 'zamanı gelince bazı kişileri bilgilendirme' görevlerinden oluşur: Kira sözleşmesi sona yaklaştığında meslektaşları yenileme görüşmesi yapmaları konusunda uyarmak, kiracılara bildirmek; poliçe sona erdiğinde yenilemesi gerektiğini hatırlatmak; her yıl sabit bir zamanda kira artış bildirimi göndermek. Özel bildirimlerle bu işleri kurallar haline getirebilirsiniz: Ne zaman gönderileceği (tetikleyici koşullar), kime gönderileceği (bildirim alıcıları ve filtreleme koşulları), ne gönderileceği (değişkenlerle bildirim içeriği). Bir kere ayarlayın, sistem her sözleşmenin tarihini izler ve zamanı gelince otomatik gönderir.

Anahtar nokta, bildirim içeriğinin kişiye özel olmasıdır: İçerikte kiracı adı, nesne adı, sözleşme başlangıç tarihi gibi değişkenler yer alır. Gönderimde, sistem her alıcının kendi sözleşme bilgilerini kullanarak değiştirir. Bir kural yüz kiracıya gönderilebilir ve herkes kendi adı, kendi odası ve kendi tarihiyle yazılmış bir mesaj alır, sanki elle yazılmış gibi ama tamamen otomatik.

Giriş: Sol menüden bildirimlere tıklayın, özel bildirim kurallarını seçin. Listede sistemin yerleşik yaygın kurallarını (yenileme hatırlatmaları, taşınma bildirimleri, sigorta sona erme hatırlatmaları, kira ayarlama bildirimleri vb.) görebilirsiniz, doğrudan etkinleştirilebilir; sağ üstteki yeni ekle seçeneğine tıklayarak kendi kuralınızı oluşturabilirsiniz.

Ne için kullanılabilir? Beş gerçek senaryo

Aşağıdakilerin hepsi yerleşik kurallar veya birkaç dakikada ayarlanabilecek kurallardır:

Kural oluşturmanın dört adımı

Adım 1: Temel Ayarlar

Etkinleştirme anahtarını açın, kurala kolay tanınabilir bir ad verin ve bildirim alacakları seçin: Kiracılar (uygun sözleşmenin kiracılarına gönderilir) veya Çalışanlar (yalnızca ilgili çalışanlara gönderilir, ilgisiz olanların bildiri almasını önler).

Adım 2: Bildirim Koşulları

• Tetikleyici Türü: Olay odaklı (sözleşme tarihine göre tetiklenir, en yaygın) veya sabit döngü (düzenli gönderim).
• Tetikleme Baz Tarihi: Hangi tarih baz alınacak: Sözleşme Başlangıç Tarihi, Kira Bitiş Tarihi, Taşınma Tarihi, Poliçe Başlangıç Tarihi, Poliçe Bitiş Tarihi.
• Zaman Ayarları: Tek seferlik veya yıllık bildirim (baz tarihine göre, her yıl aynı gün gönderilir, yıllık kira ayarlamaları gibi tekrarlayan bildirimler için uygun).
• Gönderim Zamanı: Olaydan önce (ön bildirim), olaydan sonra (geç bildirim) veya olay gününde, yıl, ay, gün bazında ne kadar önce veya sonra gönderileceğini ayarlayın.
• Filtre Koşulları: Bu kurala hangi sözleşmelerin uyacağını daha fazla sınırlandırın, örneğin sözleşme durumu 'Etkin'. Birden fazla koşul ekleyebilirsiniz. Koşullara uymayan sözleşmeler bildirim almaz.

Adım 3: Bildirim İçeriği

Bildirim başlığını ve içeriğini yazın. Sol tarafta kullanılabilir veri alanları listesi var (anlaşma, mülk gibi kategorilere göre). Bir alana tıklamak değişken ekler (çift süslü parantezlerle gösterilir, örneğin: kiracı adı, mülk adı, sözleşme başlangıç tarihi). Değişkenler gönderildiğinde her alıcının kendi bilgileriyle değiştirilir. Başlık ve içerikte değişken kullanılabilir.

Bildirim raporu: Birkaç alan seçildiğinde sistem otomatik olarak bildirim sonuna bir tablo ekler ve bu alanların bilgilerini düzenler, örneğin mülk adı, oda, sözleşme başlangıç tarihi, böylece alıcı bilgileri içeriğe bakmadan görebilir.

Adım 4: Önizleme ve Kaydet

Önizleme sayfası bildirimlerin tamamını gösterir: başlık, içerik ve otomatik oluşturulan rapor tablosu, değişkenler çift süslü parantezle gösterilir. Her şeyin doğru olduğunu doğruladıktan sonra kaydet'e tıklayın.

Kaydettikten sonra kural listeye eklenir, durumu 'Aktif' olarak gösterilir. Listede her kuralın tetikleme koşullarının özeti, bildirim alıcısı ve durumu görülebilir, ardından istediğiniz zaman devre dışı bırakabilir, düzenleyebilir veya silebilirsiniz.

Kiracılara gönderilen bildirim kayıtlarını sorgula

Bildirim gönderildikten sonra her bir bildirim durumu için geriye dönük kontrol yapabilirsiniz. Sol menüden '[ Bildirimler ]' → '[ Kiracı Bildirim Kayıtları ]' seçeneğine gidin.

Sayfa, gönderilen her bildirimi zaman sırasına göre sıralar ve gönderim zamanı, tetikleyici kural özeti (sıklık, hedef, koşullar ve kural durumu) ile birlikte ilgili mülk adı, oda adı ve kiracı bilgilerini içerir. 'Gönderilen Mektubu Görüntüle'ye tıklayarak kiracının aldığı tam mektubu açabilirsiniz.

Kayıtlar fazla olduğunda, üstteki [ Filtre ]yi kullanarak kapsamı daraltabilir, belirli mülk veya kiracıların gönderim kayıtlarını hızla bulabilirsiniz.

Gönderilen e-posta nasıl görünür? Her kişi kendi versiyonunu alır

Kural tetiklendiğinde, sistem her bir sözleşmeyi kontrol eder: tarih ve filtre kriterleri uyanlar için, içerikteki tüm değişkenler o sözleşmenin verileriyle değiştirilir ve ilgili alıcıya gönderilir. Yani, alıcının kim olduğu e-postanın içeriğini belirler.

Örneğin, 'Beş Yıl Kiralama Teşekkür Bildirimi' kuralı: Kiracı Billy, 'Merhaba Billy, Sunny Heights Apartment - Oda 301'de beş yıl kiraladığınız için teşekkür ederiz' şeklinde bir e-posta alır, başka bir kiracı ise kendi adı, mülkü ve odasını alır. Tek bir kural, her kiracı için özel bir e-posta ve siz sadece bir kez ayarladınız.

Sıkça Sorulan Sorular

Yerleşik kurallar ile eklediğim kurallar arasındaki fark nedir?

Esas bir fark yoktur. Yerleşik kurallar, yaygın senaryolar (yenileme hatırlatmaları, taşınma bildirimleri, sigorta bitişi, kira ayarlamaları) için sistem tarafından önceden ayarlanmıştır, hemen etkinleştirilebilir ve değiştirilebilir; ekledikleriniz ise tetikleme koşulları, hedefler ve içerik açısından sıfırdan oluşturulur, özgürlük aynıdır.

Olay tetikleme ve sabit döngü arasındaki fark nedir?

Olay tetikleme, her sözleşmenin kendi tarihine dayanır; örneğin, her kiralama sözleşmesi için bitiş tarihinden 60 gün önce, bu kiralama bildiriminde en yaygın kullanılan modeldir. Sabit döngü ise sözleşme tarihine bağlı olmaksızın belirli aralıklarla gönderilir.

İçerikteki çift köşeli ayraç değişkenleri nedir?

Bunlar, gönderim sırasında değiştirilen veri yer tutucularıdır. Sistem, her alıcının sözleşme bilgilerine göre bunları değiştirir: Kiracı adı alıcının adı ile değiştirilir, nesne ve tarih sözleşmedeki veriler ile değişir. Bu nedenle, aynı kuraldan gönderilen her e-posta, alıcıya özel içeriktedir.

Bildirim alıcısı olarak çalışanları seçtiğimde, tüm çalışanlara mı gönderilir?

Hayır, sadece ilgili varlıkları takip eden çalışanlara gönderilir. Kim hangi varlıktan sorumluysa o bildirimleri alır, ilgisiz çalışanlar rahatsız edilmez. Takip eden üyeler varlık ayarlarından ayarlanabilir.

Kuralları ayarladıktan sonra değişiklik yapabilir miyim? Geçici olarak göndermemek istersem ne olur?

Evet, hepsini yapabilirsiniz. Kural listesine dönerek, her kuralın daha fazla menüsünden içerikleri düzenleyebilir veya silebilirsiniz; geçici olarak göndermemek için durumu 'devre dışı' konumuna getirin, ayarlar korunur ve istediğiniz zaman yeniden etkinleştirilebilir.

Kiracı bildirim almadığını söylüyor, nasıl doğrulayabilirim?

Lütfen "Bildirim" → "Kiracı Bildirim Kayıtları" bölümüne gidin. Kayıt, kiracının her bildirim gönderim zamanını listeler, "E-posta İçeriğini Görüntüle" tıklanarak gönderilmiş e-posta tam metnini görebilirsiniz. Bir gönderim kaydı varsa, kiracıdan spam klasörünü kontrol etmelerini veya kiracı bilgileri içindeki e-posta adresinin doğru olup olmadığını doğrulamalarını isteyebilirsiniz.