RentPackage gestão de funcionários: equipes de corretores e administradoras de imóveis trabalhando juntas

A equipe de imobiliárias e administradoras passa boa parte do dia fora, em visitas e reparos, enquanto os dados ficam em planilhas Excel ou papéis no escritório. A cada pergunta do cliente, é preciso ligar para o escritório. Com a gestão de funcionários do RentPackage, toda a equipe trabalha em um só sistema: depois de adicionar os funcionários em [Configurações] > [Gestão de funcionários], cada funcionário vê apenas os imóveis pelos quais é responsável e só pode usar os recursos liberados pela sua função.

Por que usar a gestão de funcionários

• Fluxo de trabalho simples, equipe mais produtiva
  Cada funcionário vê só os seus imóveis, e a função libera só os recursos de que ele precisa. Menos tempo procurando dados e menos erros.
• Um escritório móvel virtual
  Tudo fica na nuvem. Os funcionários entram pelo celular ou computador para consultar cobranças e contratos, sem voltar ao escritório para procurar papéis ou planilhas.
• Equipe externa sempre conectada
  O corretor na visita e o financeiro no escritório usam os mesmos dados. Quando o responsável por uma ordem de manutenção muda, o sistema avisa os funcionários que acompanham aquele imóvel.
• Responda o cliente a qualquer hora e ganhe confiança
  Quando um cliente pede um reparo ou faz uma pergunta à noite, o funcionário responsável consulta o imóvel, o contrato e as cobranças pelo celular e responde na hora.

1. O que a gestão de funcionários faz

O que um funcionário pode fazer é definido por duas configurações:

• [Imóveis acompanhados]: define quais imóveis o funcionário pode administrar.
• [Papel]: define quais recursos o funcionário pode usar, como cobranças, contratos e relatórios.

No topo da página há duas abas, [Funcionário] e [Papel]: [Funcionário] lista a função, a quantidade de imóveis sob responsabilidade e o status de cada funcionário; [Papel] lista as funções criadas pela empresa e quantas pessoas usam cada uma.

2. Adicionar um funcionário

Passo 1: informe o e-mail do funcionário

Clique em [Adicionar funcionário] no canto superior direito e digite o e-mail do funcionário. O sistema enviará um convite para esse endereço.

Passo 2: escolha os imóveis acompanhados

Marque os imóveis pelos quais este funcionário será responsável. Ao marcar [Todos os imóveis], os imóveis atuais e os adicionados depois entram automaticamente.

Passo 3: escolha a função

Escolha a função do funcionário. Logo abaixo aparecem os recursos que essa função pode usar. Se ainda não houver uma função adequada, clique em [Ver papéis] para criar uma na aba [Papel].

Passo 4: envie o convite

Clique em [Enviar convite]. O funcionário aparece na hora na lista de funcionários com o status [Convite pendente]. Depois que ele entrar pelo e-mail de convite e aceitar, o status muda para [Ativado].

No primeiro acesso do funcionário, o sistema mostra vídeos tutoriais de acordo com a função escolhida, para que ele aprenda a usar o sistema rapidamente.

3. Imóveis acompanhados

Somente os funcionários que estão na lista de acompanhamento de um imóvel podem administrá-lo em conjunto. O funcionário não vê os imóveis que não acompanha.

Se você tem muitos imóveis, divida-os por região ou por equipe. Assim, cada funcionário vê só os imóveis pelos quais é responsável, e fica mais difícil errar.

4. Funções e permissões

Na aba [Papel], clique em [Adicionar papel], digite o [Nome do papel] e marque os recursos que essa função pode usar. Por exemplo, crie funções como “Vendas”, “Contabilidade” e “Supervisor de manutenção” e atribua uma função a cada funcionário.

Além das funções que você cria, há mais duas opções:

• [Administrador principal]: pode usar todos os recursos.
• [Nenhum]: nenhuma função é aplicada; o funcionário só pode usar recursos básicos que não exigem permissão.

Para alterar os recursos de uma função, clique em “⋯” > [Alterar permissões] nessa função. Todos os funcionários com essa função passam a usar as novas configurações.

Uma função que ainda está sendo usada por funcionários não pode ser excluída. Primeiro mude esses funcionários para outra função.

5. Editar um funcionário

Na lista de funcionários, clique em “⋯” > [Editar papel] no funcionário para alterar os imóveis acompanhados e a função dele.

As permissões do [Comprador] (a conta que comprou o plano) não podem ser alteradas.

6. Excluir um funcionário

Na lista de funcionários, clique em “⋯” > [Excluir] no funcionário. A janela mostra primeiro o que acontece após a exclusão:

• O funcionário não poderá mais administrar os imóveis da empresa.
• Os modelos de contrato criados por esse funcionário também são excluídos.
• Se esse funcionário também for inquilino ou proprietário, esse perfil não é afetado.
• Você pode convidá-lo novamente depois.

Se o funcionário for responsável por anúncios ou ordens de manutenção, escolha um novo responsável antes de excluir. O padrão é o [Comprador]. Ao trocar o responsável pela ordem de manutenção, o sistema envia uma notificação e um e-mail aos funcionários que acompanham esse imóvel.

Não é possível excluir um funcionário que ainda tem contratos em reserva ou em assinatura não concluídos. Exclua-o depois que esses contratos forem finalizados.

7. Status do funcionário

Na lista, o funcionário pode ter três status:

• [Convite pendente]: o convite foi enviado, mas o funcionário ainda não entrou para aceitá-lo.
• [Ativado]: o funcionário já entrou e pode começar a administrar os imóveis.
• [Excluído]: o funcionário foi excluído.

Acima da lista, você pode filtrar por [Ativado] ou [Excluído]. Os funcionários com status [Convite pendente] aparecem em [Ativado]. Também é possível filtrar por função.

8. Perguntas frequentes

O que fazer se o funcionário não recebeu o e-mail de convite?

Peça ao funcionário que verifique primeiro a pasta de spam. Se não estiver lá, clique em “⋯” > [Reenviar convite] nesse funcionário na lista.

Apareceu “O proprietário deste email já é funcionário ou já foi convidado” depois de digitar o e-mail?

Esse e-mail já está na lista de funcionários. Se a pessoa ainda não aceitou o convite, use [Reenviar convite] para enviá-lo de novo.

Um funcionário excluído pode ser adicionado de novo?

Sim. Basta adicionar o funcionário novamente com o mesmo e-mail.

A mesma pessoa pode ser funcionário e inquilino ao mesmo tempo?

Sim. Excluir o funcionário não afeta o perfil de inquilino ou proprietário dessa pessoa.

Resumo

Se continuar do jeito atual, no próximo mês sua equipe ainda vai precisar ligar para o escritório para consultar dados durante visitas ou reparos, e quem cuida de cada imóvel continuará sendo combinado só de boca. Depois de configurar funcionários, imóveis acompanhados e funções no RentPackage, cada funcionário consulta pelo celular seus imóveis, contratos e períodos de cobrança, e incluir um novo colega exige apenas um convite.

Convide um colega e atribua a ele um imóvel para experimentar.

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