Mudança de inquilino e assinatura: configure duração do contrato, depósito, utilidades de uma vez, gerando o ciclo de faturas automaticamente

O que este processo faz por você?

Quando o inquilino estiver pronto para se mudar, clique em Mover/Assinar na unidade do quarto. Um fluxo único completa todas as configurações: dados do inquilino, tipo e duração do contrato, ciclo de pagamento e lembretes, depósito, utilidades, pré-pagamentos, com todo o ciclo de contas gerado automaticamente, sem precisar criar manualmente.

No modo de gerenciamento, há ainda um passo adicional para o ciclo de contas do proprietário: comissões e taxas de gestão são geradas automaticamente conforme configurado, e são marcadas como cobertas ao receber o aluguel. Pode-se então assinar online com o inquilino, com os detalhes do contrato automaticamente preenchidos, até o envio do contrato.

Instruções

Passo 1: Escolha o quarto e preencha os dados do inquilino

Na lista de propriedades à esquerda, encontre a unidade do quarto para mudança, clique no menu adicional do quarto (ícone de três pontos), e escolha Mover/Assinar.

Endereço da propriedade é preenchido automaticamente, preencha o nome e Email do inquilino. Se houver signatários adicionais neste contrato (como garantidores), clique em adicionar signatário extra; caso contrário, ignore.

Passo dois: Definir termos do aluguel

Tipo de contrato (escolha um dos três)

• Prazo fixo: Contrato padrão com datas de início e término definidas. Datas podem ser selecionadas manualmente ou preenchidas rapidamente com 1 ano, 2 anos.
• Contrato mensal: Prazo flexível sem data final, o sistema continua gerar o próximo período de cobrança baseado no ciclo de pagamento do contrato original, podendo ser encerrado por aviso prévio de ambas partes.
• Prazo fixo, após o término, transforma-se em mensal (recomendado pelo sistema): Após o término do contrato, não é necessário renovar, o sistema automaticamente gera os períodos de cobrança. Adequado para situações onde espera-se que o inquilino permaneça, evitando falhas de cobrança devido ao esquecimento de renovação.

Lembrete de Vigência e Renovação de Locação

Depois de definir as datas de início e término do contrato, defina a data de notificação de renovação (por exemplo, 30 dias antes do vencimento): na data, o sistema enviará um email para os membros interessados na propriedade para tratar antecipadamente da renovação ou locação, evitando surpresas com períodos de vacância.

Ciclo de Pagamento e Data de Recebimento

Existem oito frequências de pagamento: semanal, quinzenal, mensal, bimestral, trimestral, quadrimestral, semestral, anual. O sistema gera períodos de conta de acordo com a frequência.

Escolha entre duas regras para a data de recebimento: um dia específico do mês (por exemplo, o primeiro dia do mês) ou alguns dias antes do início do período de conta. Esta é a base para cobrança e avaliação de atrasos.

Email de Alerta de Pagamento

Pode optar por enviar notificações de pagamento aos inquilinos e definir quantos dias antes enviá-las (por exemplo, 5 dias antes da data de recebimento). Faturas com leitura de medidores só serão enviadas após a leitura, e o sistema enviará automáticamente; o sistema também enviará um lembrete de leitura aos membros interessados na propriedade 5 dias antes do alerta para garantir que a leitura seja feita.

Passo Três: Aluguel, Depósito e Despesas de Utilidades

Aluguel e Depósito

Insira o valor do aluguel, o valor do imposto é opcional (pode ser um valor fixo ou uma porcentagem, por exemplo, 500 ou 5%). O depósito pode ser de um número específico de meses (rápida inserção: clique 1 mês, 2 meses). Multa por rescisão antecipada opcional.

Escolha um responsável pelo depósito: escolha a empresa de gestão para registro no sistema ou o proprietário, que o sistema registrará automaticamente na conta fiduciária do proprietário. A conta fiduciária é uma conta virtual que o sistema cria para cada proprietário, onde todos os recebimentos são registrados, funcionando como a conta bancária do proprietário.

Despesas Periódicas de Serviços Públicos

Defina aqui as cobranças regulares além do aluguel (água, estacionamento, internet), para serem geradas automaticamente a cada período. Três métodos de cobrança:

• Custo Fixo: Geração automática de valor fixo a cada período, como água mensal de R$100, taxa de elevador, taxa de internet.
• Cobrança por Medição: Defina preço unitário (ex: R$5 por kWh) e leitura inicial (opcional, pode ser preenchida posteriormente), insira leituras a cada período, o sistema calcula o valor devido com base no consumo.
• Entrada Manual: Insira o valor da fatura recebida por período, como a conta de gás mensal; ao dividir entre vários inquilinos, pode-se fazer média ou proporção para calcular o valor devido de cada um.

O interruptor no topo do diálogo decide a alocação do período da fatura, ou seja, dois métodos de cobrança das contas de serviços: quando ligado, a despesa é incluída na fatura do aluguel (conforme o período do contrato), sendo cobrada junta; quando desligado, o sistema gera período de fatura de serviços separado (diferente do período do aluguel), cobrado de acordo com o ciclo definido e separado do aluguel.

Antecipação (opcional)

Para não antecipar os custos de serviços públicos a cada período para os inquilinos, ative a previsão: escolha uma categoria e defina um valor antecipado por período (por exemplo, cobrar R$ 500 de eletricidade por mês). As despesas reais são deduzidas dessa previsão e contabilizadas quando ocorrer a medição. Esse valor antecipado é registrado como passivo até ser deduzido, tornando-se receita, e saldo remanescente é devolvido ao final do contrato. Mantenha desligado se não for necessário.

Gerar Parcelas do Inquilino

Ao clicar em 'Gerar Parcelas do Inquilino', as configurações convertidas numa pré-visualização: fiança (pode marcar como recebida), parcelas de aluguel com encargos de serviços. Permite ajustar o vencimento, excluir encargos específicos, unir períodos ou adicionar recebimentos únicos.

Passo 4: Parcelas do Proprietário (Comissão e Taxa de Gestão)

Comissão

Taxa de corretagem cobrada de ambas as partes após o aluguel: comissão cobrada do proprietário (selecione 1 mês para preenchimento rápido) e do inquilino (selecione meio mês ou 1 mês para preenchimento rápido). Valores podem ser inseridos manualmente.

Taxa de Gestão

Ative ou desative a geração da Taxa de Gestão. O sistema calcula automaticamente a cada período com base na configuração (por exemplo, aluguel de R$ 15.000, taxa de 10%, resulta em R$ 1.500). Valores e percentuais ajustáveis. Confirme e gere parcelas do proprietário.

Após a geração, você pode ver a lista completa de ciclos de cobrança dos proprietários, e o valor da taxa de administração de cada ciclo pode ser modificado individualmente clicando no ícone de lápis.

Passo 5: Inspeção do Imóvel e Anexos

Registre claramente o estado do imóvel antes da ocupação, para ter provas na entrega final:

• Fotos do imóvel e dos quartos, notas: Envie fotos do imóvel (até 5) e dos quartos (até 10), preencha notas. Ative o botão para incluir fotos e notas no contrato; estes serão anexados ao contrato como prova do estado do imóvel.
• Inventário de Itens Locados: Ao ativar o botão para inclusão no contrato, selecione a quantidade de cada item: móveis (cama, guarda-roupa, mesa etc.), eletrodomésticos (ar-condicionado, máquina de lavar, geladeira etc.), chaves (da porta principal, do quarto, controle remoto). Itens fora da lista podem ser adicionados manualmente. Na entrega, verifique item por item; tudo estará registrado.
• Informações da Seguradora: Se este contrato incluir seguro aluguel, ative a opção para sim, preencha o período de espera, seguradora, datas de início e término da apólice, valor segurado, período de cobertura, etc. Estas informações estarão disponíveis junto com o contrato. Veja detalhes da forma de preenchimento em: Descrição da Função de Seguro Aluguel

Assine online com o inquilino

Clique para editar contrato, escolha o método de assinatura eletrônica. Após a assinatura de todos, o sistema gera automaticamente um PDF do contrato para envio ou download. Quatro opções:

• Inquilino assina via email: O sistema envia uma notificação de assinatura para o email do inquilino, o qual pode assinar online ao abrir o email.
• Inquilino assina via link: O sistema gera um link de assinatura, que pode ser copiado e enviado ao inquilino por aplicativo de mensagens.
• Inquilino assina no local: Use esta opção quando o inquilino estiver presente fisicamente, ajudando-o a assinar diretamente em seu dispositivo.
• Não assinar contrato, apenas registrar informações de mudança: Escolha esta opção quando só precisar registrar informações do contrato, sem assinatura eletrônica, como nos casos de contratos em papel já assinados.

Selecionar modelo de contrato

Selecione um modelo do menu suspenso: modelo de locação padrão embutido no sistema ou seu modelo personalizado (exemplo: locação curta, locação longa, contrato para inquilinos estrangeiros), também é possível criar um novo modelo ou clicar em editar modelo de contrato para ajustar os termos.

Após escolher o modelo, os dados preenchidos nas etapas anteriores são automaticamente inseridos nos campos variáveis do contrato: nome do inquilino e proprietário, endereço, quarto, campo de assinatura e data de assinatura, eliminando a necessidade de redigitar; as informações pessoais do inquilino ficarão para ele preencher na hora da assinatura.

Quando for sua vez de assinar, você pode desenhar à mão, enviar um arquivo de assinatura ou usar uma assinatura salva anteriormente. Antes de assinar, é necessário confirmar que o contrato foi lido completamente e assinado voluntariamente; ao finalizar, clique para adicionar a assinatura ao contrato.

Depois de revisar o contrato e confirmar que está correto, clique para enviar o contrato ao inquilino. Após o inquilino assinar, o sistema gerará automaticamente um PDF completo do contrato para ambas as partes guardarem.

Após concluir: o período de faturamento já foi gerado automaticamente, sem necessidade de inserção manual

Após a conclusão da mudança, acesse a interface de Ciclos de Cobrança do Inquilino no gerenciamento de unidades. Na aba de contas do inquilino, você verá todos os ciclos de cobrança gerados automaticamente pelo sistema: Ciclos de Aluguel (com base no período do contrato, incluindo utilidades cobradas em conjunto) e Ciclos de Utilidades (para despesas com ciclo diferente do aluguel). Os ciclos são gerados automaticamente sem necessidade de entrada manual. Itens de leitura de medidor serão marcados como não lidos antes da leitura e os valores serão automaticamente incluídos na fatura após a leitura.

Na aba de contas da empresa de gestão, você verá os ciclos de cobrança de taxas de administração periódicas gerados pelo contrato, com valores e datas de vencimento já definidos. Os ciclos são gerados automaticamente sem necessidade de entrada manual, basta aguardar o recebimento e a conciliação.

Visualizar/Modificar Contrato: Aluguel, Período de Pagamento, Depósito e Cobranças Periódicas podem ser ajustados a qualquer momento

Após a conclusão do contrato, se precisar ajustar o aluguel, o período de pagamento, o depósito ou cobranças periódicas, clique no menu de mais opções da unidade (ícone de três pontos), selecione Visualizar Contrato. Os termos do aluguel, ciclos de pagamento, depósito e cobranças de utilidades periódicas podem ser modificados diretamente nesta tela, sem a necessidade de refazer o contrato. Atenção: contratos eletrônicos não assinados serão temporariamente bloqueados para edição e devem ser finalizados antes de qualquer ajuste.

Perguntas Frequentes

Como escolher entre os três tipos de contrato de locação?

Para contratos com datas de início e término claras, escolha Prazo Fixo. Para leasing flexível que pode ser encerrado a qualquer momento, escolha Mensal. Se espera que o inquilino continue após o término, escolha Prazo Fixo mudando para Mensal (recomendado pelo sistema): não é necessário renovar, os ciclos são gerados automaticamente sem faltas.

É obrigatório preencher o Email do inquilino?

É altamente recomendável preencher. Se não preenchido, o sistema não enviará notificações de pagamentos ao inquilino e também não poderá enviar notificações de assinatura eletrônica. Se o inquilino realmente não tiver Email, o contrato pode ser assinado com link ou presencialmente.

Qual a diferença entre o depósito ser mantido pela administradora ou pelo proprietário?

A diferença está em qual conta o dinheiro é registrado. Se escolher o proprietário, o sistema automaticamente credita o depósito na conta fiduciária do proprietário (uma conta virtual criada pelo sistema, onde todos os fundos coletados são registrados), e é liquidado junto com outras transferências do proprietário; escolher a administradora registra isso na conta da empresa. Escolha de acordo com o contrato com o proprietário.

O que são recebimentos antecipados? São iguais ao depósito?

Não, são diferentes. O depósito é uma garantia de cumprimento e geralmente é reembolsado integralmente no término do aluguel; os recebimentos antecipados são quantias cobradas antecipadamente para deduzir custos reais, como cobrar antecipadamente R$ 500 de conta de eletricidade mensalmente, com custos reais deduzidos desse valor, evitando o proprietário ter que adiantar fundos e lidar com ajustes mensais; enquanto o saldo remanescente é reembolsado na desocupação. Ambos são considerados passivos no balanço, não rendimentos.

É possível modificar após a geração do período de cobrança?

Sim. A tela de geração é apenas uma pré-visualização, permitindo ajustar datas de recebimento, excluir itens, combinar com o próximo período ou adicionar cobranças avulsas; após criar o período, é possível ajustar acessando a unidade na gestão de propriedades e modificando na página do inquilino.

Quando a comissão do proprietário e a taxa de administração serão marcadas como recebidas?

Acompanham o aluguel. Quando o período de aluguel é marcado como recebido, o sistema automaticamente deduz e marca a taxa de administração e comissão do proprietário dessa mesma fase como recebidas, sem necessidade de compensar manualmente.

É obrigatório assinar online?

Não. A última opção de assinatura é não assinar, apenas registrar os dados de mudança, ideal para contratos já assinados fisicamente, sem afetar o período e funções de gestão.