Notificações personalizadas: lembretes de aluguel, vencimento de contrato, enviados automaticamente para a pessoa certa no momento certo

O que as notificações personalizadas podem fazer por você?

A gestão de locações tem muitos trabalhos de 'notificar alguém quando o tempo chegar': lembrar a equipe de renegociar um contrato próximo do vencimento, notificar inquilinos, alertar sobre renovação de seguro, enviar aviso de reajuste anual nas datas fixas. Notificações personalizadas permitem que você crie regras para essas tarefas: quando enviar (condição de gatilho), para quem (destinatários e critérios de seleção) e o que enviar (conteúdo da notificação com variáveis). Defina uma vez e o sistema monitora automaticamente cada contrato, enviando a notificação na data correta.

A chave é que o conteúdo da notificação é personalizado para cada pessoa: o conteúdo inclui variáveis (como nome do inquilino, nome da propriedade, data de início do contrato) que o sistema substitui com os dados do contrato de cada destinatário. Uma regra para cem inquilinos, mas cada um recebe um e-mail com seu próprio nome, quarto e data, como se fosse feito à mão, mas tudo automatizado.

Entrada: clique em 'Notificações' no menu à esquerda e selecione 'Regras de Notificação Personalizada'. A lista mostra as regras comuns predefinidas no sistema (lembrente de renovação, aviso de desocupação, lembrante de vencimento de seguro, aviso de reajuste de aluguel, etc.), que podem ser ativadas diretamente. Clique em 'Novo' no canto superior direito para criar suas próprias regras.

Para que pode servir? Cinco cenários práticos

Aqui estão regras predefinidas ou que podem ser configuradas em poucos minutos:

Quatro etapas para criar uma regra

Etapa um: Configuração básica

Ative o interruptor, dê um nome identificável à regra e escolha os destinatários: inquilinos (envie para inquilinos com contratos qualificados) ou funcionários (envie apenas para funcionários interessados na propriedade, evitando notificações irrelevantes para outros).

Etapa dois: Condições de notificação

• Tipo de disparo: Baseado em eventos (acionado por datas específicas no contrato) ou em ciclos fixos (envio regular).
• Data de Referência: Escolha qual data será a base: início do contrato, término do arrendamento, data de mudança, início da apólice, término da apólice.
• Configuração de Tempo: Enviar uma vez ou notificações anuais (baseado na data de referência, enviado no mesmo dia todos os anos, ideal para notificações anuais de ajustes de aluguel).
• Timing de Envio: Antes do evento (notificação antecipada), após o evento (notificação atrasada) ou no dia do evento, configure quanto tempo antes ou depois em anos, meses, dias.
• Critérios de Filtro: Defina quais contratos se aplicam à regra, por exemplo, status do contrato igual a ativo. Podem ser adicionados múltiplos critérios. Contratos que não atendem aos critérios não receberão notificações.

Etapa três: Conteúdo da notificação

Escreva o título e o conteúdo da notificação. À esquerda está a lista de campos de dados disponíveis (classificados por contrato, propriedade, etc.). Clique em um campo para inserir uma variável (exibida em chaves duplas, por exemplo, nome do inquilino, nome da propriedade, data de início do contrato), que será substituída pelos dados específicos de cada destinatário no envio. Tanto o título quanto o conteúdo podem usar variáveis.

Relatório de notificação: Marque alguns campos, o sistema gerará automaticamente uma tabela no final da notificação, organizando esses dados, como nome da propriedade, sala, data de início do contrato, para que o destinatário não precise procurar essas informações no conteúdo.

Etapa quatro: Pré-visualizar e Salvar

A página de pré-visualização exibirá a aparência completa da notificação: título, conteúdo e tabela de relatório gerada automaticamente, com variáveis mostradas em chaves duplas. Depois de confirmar que está correto, clique em Salvar.

Após salvar, a regra aparecerá na lista, com status mostrado como ativado. Cada regra na lista mostra um resumo das condições de disparo, destinatários e status, podendo ser desativada, modificada ou excluída a qualquer momento.

Consultar registros de notificações enviadas aos inquilinos

Após o envio das notificações, é possível verificar o status de cada uma a qualquer momento. No menu à esquerda, acesse [ Notificações ] → [ Registros de Notificações de Inquilinos ].

A página lista cada notificação enviada cronologicamente, incluindo horário de envio, resumo da regra desencadeadora (frequência, destinatário, condição e status da regra) e os nomes da propriedade, unidade e inquilino associados. Clique em [ Ver conteúdo da mensagem ] para expandir o conteúdo completo da notificação recebida pelo inquilino.

Quando houver muitos registros, use o [ filtro ] acima para restringir o escopo e encontrar rapidamente registros de envio específicos de propriedades ou inquilinos.

Como é o e-mail enviado? Cada um recebe sua versão personalizada

Quando a regra é disparada, o sistema verifica cada contrato: se as datas e os critérios de filtragem correspondem, os dados desse contrato substituem todas as variáveis no conteúdo e são enviados ao destinatário correspondente. Ou seja, quem é o destinatário determina o conteúdo do e-mail.

Por exemplo, uma regra de "Notificação de agradecimento por cinco anos de locação": o inquilino Billy recebe "Oi, Billy, agradecemos por alugar Sunny Heights Apartment - Sala 301 por cinco anos", enquanto outro inquilino recebe um e-mail com seu próprio nome, propriedade e sala. Uma regra, um e-mail personalizado para cada inquilino, e você configurou tudo de uma vez.

FAQ

Qual é a diferença entre as regras incorporadas e as criadas pelo usuário?

Não há diferença essencial. As regras incorporadas são pré-configuradas pelo sistema para cenários comuns (lembretes de renovação, avisos de desocupação, vencimento de seguro, lembretes de reajuste de aluguel), e podem ser ativadas diretamente ou modificadas; as criadas por você combinam condições, destinatários e conteúdo do zero, com a mesma liberdade.

Qual é a diferença entre acionado por evento e ciclo fixo?

O acionado por evento é baseado na data de cada contrato individual, por exemplo, 60 dias antes do vencimento de cada contrato de locação, o momento varia por contrato, esse é o modo mais comum para notificações de aluguel. O ciclo fixo é o envio periódico não vinculado a datas de contrato.

O que são variáveis entre chaves duplas nos conteúdos?

São placeholders de dados substituídos no envio. O sistema troca de acordo com os dados do contrato de cada destinatário: o nome do inquilino é substituído pelo do próprio destinatário, os detalhes do imóvel e data são trocados pelos dados do contrato. Portanto, cada e-mail enviado pela mesma regra é personalizado para o destinatário.

Quando o destinatário da notificação é selecionado como funcionário, será enviado para todos os funcionários?

Não, será enviado apenas para os funcionários associados ao imóvel em questão. Responsáveis por determinados imóveis receberão os avisos correspondentes, colegas não relacionados não serão incomodados. Membros associados podem ser ajustados nas configurações do imóvel.

Posso alterar as regras depois de configuradas? E se eu não quiser enviá-las por enquanto?

Sim, você pode. Volte à lista de regras e utilize o menu mais de cada regra para editar o conteúdo ou excluir; se não quiser enviá-las temporariamente, altere o status para inativo, as configurações serão preservadas e poderão ser ativadas posteriormente.

O inquilino disse que não recebeu a notificação. Como posso confirmar?

Vá para "Notificações" → "Registro de notificações de inquilinos" para verificar. O registro listará o horário de envio de cada notificação para o inquilino. Clique em "Ver conteúdo do e-mail" para ver o e-mail enviado completo. Se houver envio registrado, peça ao inquilino para verificar a caixa de spam ou confirmar se o e-mail nos dados do inquilino está correto.