Cómo generar un libro mayor en RentPackage, resumen automático de rentas y cuentas de la propiedad

¿Sigue registrando los ingresos y egresos de renta en Excel manualmente? RentPackage tiene un motor de contabilidad por partida doble completo. Solo necesita cobrar rentas y registrar transacciones normalmente, el sistema acumula automáticamente los asientos contables. Cuando quiera revisar las cuentas, seleccione el período y presione un botón, el libro mayor equilibrado se genera de inmediato, sin necesidad de conocimientos contables ni sumas manuales.

1. ¿Qué es un libro mayor?

El libro mayor (General Ledger) clasifica y resume todas las transacciones en un período según cuentas contables (activos, pasivos, patrimonio del propietario, ingresos, gastos), mostrando el total del debe, el total del haber y el saldo de cada cuenta. Es la base del estado de resultados y del balance general, y es el informe más solicitado en auditorías. Cuando necesite rendir cuentas al contador, propietario o autoridades fiscales, este es su documento de base.

2. Fuente de los datos del informe

Las cifras del libro mayor provienen de dos lugares, que se combinan automáticamente:

• Asientos generados automáticamente por período contable: Una vez creado el contrato, el sistema genera automáticamente asientos para renta, depósito, tarifas de administración, etc., según el período contable. Cuando se registra un cobro, se completan los asientos correspondientes sin necesidad de intervención manual.
• Asiento manual: Las transacciones fuera del ciclo de facturación (como gastos de reparación, saldos iniciales, distribuciones al propietario) pueden ingresarse manualmente con la función de asiento manual. Consulte el procedimiento en: Tutorial de asientos manuales

3. Generar libro mayor

Paso 1: Acceder a la página de reportes

En el menú lateral, haga clic en "Reportes" → "Reportes".

Paso 2: Configurar condiciones del reporte

• Tipo de reporte: Seleccione "Mayor General".
• Propiedad/Propietario/Compañía: Seleccione el sujeto de consulta. La misma cuenta puede emitir informes para diferentes propietarios por separado. Esto es especialmente importante para las empresas de gestión.
• Período del informe: Selecciona las fechas de inicio y fin del informe, por ejemplo, 2026/01/01 – 2026/07/24.
• Base contable:
  • Base de efectivo: Reconoce cuando se recibe el pago en efectivo, el ingreso se cuenta solo cuando el dinero entra. Adecuado para propietarios individuales y pequeñas declaraciones.
  • Base de acumulación: Reconoce en la fecha de cuentas por cobrar, se registra el ingreso cuando vence el alquiler sin importar si se ha recibido. Adecuado para empresas que requieren informes financieros formales.

Después de configurar, presiona «Generar informe».

Paso tres: Revisa el informe

4. Cómo leer este informe

El informe se divide en cinco secciones principales según el tipo de cuenta, explicado con números de ejemplo:

• Activo: El saldo de la 'Cuenta Bancaria en Fideicomiso' es 443,579, representando el balance real de fondos manejados durante el período; el saldo de 'Cuentas por Cobrar' es 402,695, representando montos vencidos pero aún no recibidos; además, hay cuentas como 'Cuenta Bancaria de Depósitos' que muestran los fondos de cuentas de depósito por separado.
• Pasivos: Saldo de 'Depósitos' 577,332, y saldo de 'Pagos Anticipados' 13,685. Los depósitos y pagos anticipados no son ingresos, sino que son montos que se deben devolver a los inquilinos o pertenecen a períodos futuros. El sistema los categoriza correctamente para evitar errores comunes de contar los depósitos como ingresos.
• Patrimonio del Propietario: 'Transferencia Inicial' crédito 4,523, es el patrimonio inicial transferido al crear la cuenta; 'Distribución al Propietario' son los fondos distribuidos al propietario durante el período, una deducción de patrimonio, mostrada en rojo. Las transacciones diarias de cobro de alquiler y pago de gastos rara vez generan asientos de patrimonio. Este bloque generalmente proviene de transferencias iniciales, aportes o distribuciones al propietario, y no se muestra si no hay tales asientos en el período.
• Ingresos: Además de 'Ingresos por Alquiler' 222,818, se enumeran por separado por cuenta ingresos como tarifas de limpieza, agua, internet, y depósito para retener habitación. Total de ingresos es 243,849, claramente mostrando la fuente de cada tipo de ingreso.
• Gastos: Gastos incurridos en el período como 'Gasto de Administración de la Compañía', 'Gasto de Alquiler', 'Gasto de Comisiones', con un total de débitos de 30,015.

5. Imprimir y guardar

El icono de imprimir en la esquina superior derecha del reporte permite imprimir directamente o guardar como PDF sin tener que reorganizar el formato para presentar al contable o al propietario.

6. Preguntas frecuentes

¿Por qué los números en base de efectivo y base de acumulación son diferentes?

La diferencia radica en el momento de reconocimiento. La base de acumulación reconoce los ingresos en la "fecha de cuenta por cobrar", se consideran ingresos cuando el alquiler vence; la base de efectivo los reconoce en la "fecha de recepción", se consideran ingresos solo cuando se recibe el dinero. Si un inquilino paga tarde, los ingresos actuales de las dos bases serán diferentes, lo cual es normal.

¿Las entradas manuales aparecen en el libro mayor?

Sí. Las entradas manuales se combinan y resumen con las generadas automáticamente, no se necesita configuración adicional.

¿Se puede ver solo las cuentas de una propiedad específica?

Sí. Seleccione la propiedad específica en el menú desplegable "Propiedad/Propietario/Empresa" y el sistema resumirá solo las entradas de esa propiedad.