Cómo usar el calendario para notificar a los inquilinos: Ejemplo con aviso de corte de energía.
Enlaces rápidos
¿Qué es el calendario?
Si la compañía eléctrica le notifica que en 15 días habrá un corte de energía por mantenimiento de líneas, puede que esté ocupado en ese momento y podría olvidar recordárselo a los inquilinos 15 días después. Use el calendario para crear un evento al recibir la notificación, configure la fecha, y el sistema notificará automáticamente a los inquilinos cuando llegue el momento. No necesita recordarlo usted mismo ni llamar o enviar mensajes uno por uno. Lo mismo aplica para cortes de agua, inspecciones de bomberos, verificaciones de salida, etc.
Cómo abrir el calendario
Haga clic en el ícono del calendario en la esquina superior derecha de la pantalla (marcado en rojo en la imagen a continuación) para acceder a la página del calendario.
El calendario se puede ver en modo mensual, semanal o diario, y puede cambiar de mes con las flechas. El lado derecho de la pantalla enumerará todos los eventos del mes por fecha, permitiéndole ver de un vistazo los asuntos a tratar próximamente.
Cómo añadir un evento
Haga clic en el botón de agregar calendario en la esquina superior derecha o haga clic en una fecha en el calendario para abrir la ventana de añadir (como se muestra a continuación).
El asunto es un campo obligatorio. Ingrese el contenido de este evento, por ejemplo: Corte de energía por mantenimiento de líneas el 22/7 de 9 a.m. a 12 p.m. El asunto se mostrará en el calendario y se enviará como contenido de notificación a los inquilinos, por lo que es recomendable escribir claramente el tiempo y la razón. Así, los inquilinos lo entenderán sin tener que preguntarle.
¿Desea que este evento sea público para los inquilinos?
En el área de propiedad, puede decidir si desea que este evento sea público:
- Público: Los inquilinos del inmueble (o habitación) seleccionado podrán ver este evento en su portal y recibirán notificaciones. Para anuncios importantes como cortes de energía, elija 'Público' y el sistema notificará a todos los inquilinos afectados.
- No Público: Solo visible en el portal de administración, ideal para operaciones internas como coordinar proveedores de mantenimiento o auditorías internas.
Luego seleccione el nombre del inmueble y la habitación correspondiente a este evento. Para un corte de energía, generalmente toda la propiedad se verá afectada, solo elija el inmueble; si afecta solo a una habitación específica (por ejemplo, reparación de tuberías en una sola unidad), seleccione la habitación para notificar solo a ese inquilino.
Configure fecha y método de notificación
La fecha es un campo obligatorio; seleccione la fecha y hora del evento. Para un aviso de corte de energía, ingrese la fecha del corte, por ejemplo, en 15 días.
Hay tres métodos de notificación, el sistema las enviará automáticamente según su elección. Una vez configurado, no tendrá que recordarlo.
- Notificación a hora específica: Puede seleccionar el momento de la notificación desde el menú desplegable (por ejemplo, el mismo día del evento). En un corte de energía, elegir el mismo día asegurará que los inquilinos lo recuerden sin recibirlo demasiado anticipadamente y olvidarlo.
- Enviar notificación inmediatamente: Tras guardar, el sistema enviará la notificación de inmediato, adecuada para eventos que los inquilinos deben conocer con anticipación, como informar sobre planes de corte de energía con 15 días de antelación.
- No notificar: Solo registrar en el calendario, no enviar notificación.
Notificar a otros destinatarios
Si este evento necesita notificar a personas que no sean inquilinos o miembros del equipo de gestión (por ejemplo, propietario, proveedores de mantenimiento), puede activarse la opción de otros destinatarios para agregar personas a la lista de notificación, asegurando que reciban el mensaje simultáneamente, sin necesidad de reenvío.
Notificación periódica
Si este evento ocurre regularmente (por ejemplo, inspección mensual de incendios, limpieza trimestral de tanques de agua), puede activarse la notificación periódica para que el sistema recuerde automáticamente según el ciclo, sin necesidad de crear el evento cada vez.
Subir imágenes adjuntas
Puede subir imágenes (hasta 2) en la sección de adjuntos. Por ejemplo, para una notificación de apagón, puede tomar una foto del anuncio del corte de energía de la compañía eléctrica y subirla para que los inquilinos vean el aviso original, brindando información completa y ahorrando tiempo de escritura. Una vez configurado, haga clic en guardar para finalizar la adición.
Ver e imprimir calendario
El evento añadido aparecerá en el calendario y en la lista de eventos a la derecha; haga clic para ver o editar. Si necesita publicar un aviso impreso (por ejemplo, en el tablón de anuncios del edificio), haga clic en el botón de imprimir para imprimir la vista actual del calendario.