Notificación personalizada de arrendamiento: Recordatorios de pago de renta y vencimiento de contrato, enviados a la persona correcta en el momento correcto.

¿Qué pueden hacer las notificaciones personalizadas por usted?

La gestión de arrendamientos implica muchas tareas donde 'es el momento de notificar a ciertas personas': recordar la renovación del contrato, avisar a inquilinos, renovar seguros, enviar notificaciones de ajuste de renta anualmente. Las notificaciones personalizadas le permiten definir estas tareas como reglas: cuándo enviar (condiciones de activación), a quién enviar (destinatarios y criterios de selección), qué enviar (contenido con variables). Configure una vez y el sistema supervisa las fechas de cada contrato, enviando automáticamente cuando es necesario.

La clave es que el contenido de las notificaciones está personalizado para cada persona: el contenido incluye variables (como nombre del inquilino, nombre del inmueble, fecha de inicio del contrato) y el sistema las reemplaza según los datos del destinatario. Una regla enviando a cien inquilinos se traduce en un mensaje para cada uno con su propio nombre, su habitación, sus fechas, como si estuviera escrito a mano, pero todo automático.

Acceso: haga clic en notificaciones en el menú de la izquierda y seleccione reglas de notificaciones personalizadas. La lista muestra reglas comunes predefinidas en el sistema (recordatorios de renovación, notificaciones de desalojo, recordatorios de vencimiento de seguro, ajustes de renta, etc.), que puede activar fácilmente. Haga clic en 'Nuevo' en la parte superior derecha para crear sus propias reglas.

¿Para qué se puede utilizar? Cinco escenarios prácticos

Estos son reglas predefinidas o pueden configurarse en minutos:

Cuatro pasos para crear una regla

Paso 1: Configuración básica

Activa el interruptor, da un nombre reconocible a la regla y selecciona los destinatarios: Inquilinos (enviar a inquilinos con contratos que cumplan las condiciones) o Empleados (solo enviar a los empleados relacionados con el inmueble, para evitar notificaciones masivas).

Paso 2: Condiciones de notificación

• Tipo de activación: Basado en eventos (activado según las fechas del contrato, la opción más común) o ciclo fijo (envío regular).
• Fecha base de activación: Elige la fecha de referencia: inicio del contrato, fin del alquiler, día de mudanza, inicio de póliza, fin de póliza.
• Configuración de tiempo: Enviar una vez, o notificación anual (según la fecha de referencia, se envía el mismo día cada año, adecuado para notificaciones anuales como reajustes de alquiler).
• Momento de envío: Antes del evento (notificación anticipada), después del evento (notificación postergada) o en el día del evento, y configurar cuánto tiempo antes o después en años, meses o días.
• Criterios de filtro: Determinar qué contratos aplican esta regla, por ejemplo, si el estado del contrato es activo. Se pueden añadir múltiples condiciones. Los contratos que no cumplen las condiciones no recibirán notificación.

Paso 3: Contenido de la notificación

Escribir el título y el cuerpo de la notificación. A la izquierda hay una lista de campos de datos disponibles (clasificados por contrato, objeto, etc.); al hacer clic en un campo se inserta una variable (mostrada con doble corchete, como nombre del inquilino, nombre del objeto, fecha de inicio del contrato) que se reemplazará por los datos específicos de cada receptor al enviar. Tanto el título como el cuerpo pueden usar variables.

Informe de notificación: selecciona varios campos y el sistema generará automáticamente una tabla al final de la notificación, organizando estos datos como el nombre del objeto, la habitación, la fecha de inicio del contrato en una sola fila, para que el receptor no tenga que buscar la información en el cuerpo del mensaje.

Paso 4: Vista previa y guardar

La página de vista previa muestra el aspecto completo de la notificación: título, cuerpo y tabla de informe generada automáticamente, con variables en doble llaves. Confirme y haga clic en guardar.

Después de guardar, la regla aparece en la lista con el estado activado. En la lista, cada regla muestra un resumen de condiciones de activación, destinatarios y estado, y puede desactivarse, modificar o eliminar en cualquier momento.

Consultar el historial de notificaciones enviadas a inquilinos

Después de enviar una notificación, puede verificar el estado de envío de cada notificación en cualquier momento. Vaya al menú de la izquierda y seleccione [ Notificaciones ] → [ Historial de notificaciones a inquilinos ].

La página enlistará cada notificación enviada por fecha, incluyendo la hora de envío, resumen de reglas activadas (frecuencia, destinatarios, condiciones y estado de reglas), así como el nombre de la propiedad, el nombre de la unidad de habitación correspondiente a la notificación y el inquilino. Haga clic en [ Ver contenido del correo ] para desplegar el texto completo recibido por el inquilino.

Cuando haya muchos registros, use el filtro de arriba para reducir el rango y encontrar rápidamente los registros de envío de una propiedad o inquilino específico.

¿Cómo se ve el correo enviado? Cada persona recibe su propia versión

Cuando se activa la regla, el sistema verifica cada contrato: si la fecha y los criterios coinciden, reemplaza todas las variables del contenido con los datos del contrato y envía al destinatario correspondiente. En otras palabras, quién es el destinatario determina el contenido del correo.

Por ejemplo, una regla de "Notificación de agradecimiento por cinco años de alquiler": el inquilino Billy recibe "Hola, Billy, gracias por alquilar Sunny Heights Apartment - Room 301 durante cinco años", otro inquilino recibe su nombre, propiedad y habitación. Una regla, un correo personalizado para cada inquilino, configurado solo una vez.

Preguntas frecuentes

¿Cuál es la diferencia entre las reglas integradas y las reglas añadidas por el usuario?

No hay diferencia esencial. Las reglas integradas son configuradas previamente por el sistema para escenarios comunes (recordatorio de renovación, notificación de mudanza, expiración de seguro, recordatorio de ajuste de alquiler) y están listas para usar o modificar; las reglas añadidas permiten combinar desde cero condiciones de activación, destinatarios y contenido, con la misma flexibilidad.

¿Cuál es la diferencia entre disparadores por eventos y periódicos?

Los disparadores por eventos se basan en las fechas específicas de cada contrato, por ejemplo, 60 días antes del vencimiento de cada arrendamiento, variando según el contrato. Este es el modo más común para notificaciones de arrendamiento. Los periódicos son envíos regulares sin una fecha de contrato específica.

¿Qué son las variables con doble llave en el contenido?

Son marcadores de posición que se reemplazan al enviar. El sistema los sustituye con los datos del contrato del destinatario: el nombre del inquilino se reemplaza por el nombre del destinatario, y el objeto y fecha se cambian por los datos del contrato específico. Así, cada correo enviado bajo la misma regla es exclusivo para el destinatario.

¿Si selecciono empleados como destinatarios, se enviará a todos ellos?

No, solo se envía a los empleados que están asignados al objeto correspondiente. Quienes trabajen con esos objetos recibirán las notificaciones, los demás no serán molestados. Los miembros asignados pueden modificarse en la configuración del objeto.

¿Se puede modificar la regla una vez configurada? ¿Qué hacer si no quiero enviar temporalmente?

Sí, todo es posible. Vaya a la lista de reglas y use el menú más para editar o eliminar contenido; si no desea enviar temporalmente, cambie el estado a desactivado. La configuración se mantendrá y podrá activarse nuevamente cuando se desee.

El inquilino dice que no recibió la notificación, ¿cómo puedo verificar?

Vaya a "Notificaciones" → "Registro de notificaciones de inquilinos" para consultar. El registro mostrará la hora de envío de cada notificación al inquilino. Haga clic en "Ver contenido del correo" para ver el texto completo del correo enviado. Si el registro confirma el envío, pida al inquilino que revise su carpeta de spam o confirme que el Email en los datos del inquilino es correcto.