Hvordan generere en hovedbog i RentPackage, automatisk opsummering af husleje og ejendomsregnskaber

Er du stadig ved at taste indtægter og udgifter i Excel manuelt? RentPackage har en indbygget fuld dobbelt bogføringsmotor. Ved normal lejebetaling og bogføring akkumulerer systemet automatisk regnskabsposter. Når du vil se konti, vælger du blot perioden og trykker på en knap, så genereres der straks en balanceret hovedbog – uden behov for regnskabsmæssig baggrund eller manuel sum.

1. Hvad er en hovedbog?

Hovedbogen (General Ledger) opsummerer alle transaktioner i en periode efter regnskabskonti (aktiver, passiver, ejendomsegenkapital, indkomst, omkostninger), og viser samlet debet, kredit og saldo for hver konto. Den danner grundlag for resultatopgørelse og balance, og er den rapport, der oftest kræves ved revisorkontrol. Når du skal rapportere til revisor, udlejer eller skattemyndighederne, er denne rapport dit udgangspunkt.

2. Datakilder til rapporten

Tallene i hovedbogen kommer fra to kilder, som automatisk kombineres:

• Poster genereret automatisk fra fakturering: Efter oprettelse af kontrakt genererer systemet automatisk poster for leje, depositum, administrationsgebyr osv. Når betalingen er bogført, fuldendes de tilsvarende poster, uden manuel bogføring.
• Manuel postering: Indtægter og udgifter uden for regnskabsperioden (såsom reparationer, åbningsbalancer, ejerudbytter) kan indtastes manuelt ved hjælp af manuel postering. For hjælp, se: Manual for manuel postering

3. Generer hovedbogen

Trin 1: Gå til rapportside

Gå til venstre menu og klik på "Rapporter"→"Rapporter".

Trin 2: Angiv rapportbetingelser

• Rapporttype: Vælg "Hovedbog".
• Ejendom/Ejer/Firma: Vælg den enhed, du vil forespørge om. Samme konto kan fakturere forskellige ejere separat, uden at ejernes regnskaber bliver blandet, hvilket er særligt vigtigt for administratorer.
• Rapporteringsperiode: Vælg forespørgslens start- og slutdato, f.eks. 2026/01/01 - 2026/07/24.
• Regnskabsgrundlag:
  • Kontantprincip: Indregnet som "modtagelsesdato", hvor indtægten kun tælles, når pengene faktisk modtages. Velegnet til individuelle udlejere og småskala indberetning.
  • Periodiseringsprincip: Indregnet som "forfaldsdato", hvor indtægt registreres ved forfald, uanset om betaling er modtaget. Velegnet til virksomheder, der kræver formelle regnskaber.

Når indstillet, tryk "Generer rapport".

Trin 3: Gennemgå rapport

4. Sådan læses rapporten

Rapporten er opdelt i fem hovedkategorier efter kontotype, forklaret med eksempler:

• Aktiver: "Fiduciary Bank Account" saldo 443.579 repræsenterer den faktiske fonds balance i perioden; "Kundefordringer" saldo 402.695 repræsenterer forfaldne beløb endnu ikke modtaget; andre konti som "Deposit Bank Account" viser midler fra depositumskonti separat.
• Passiver: "Depositum" saldo 577.332, "Forudbetalinger" saldo 13.685. Depositum og forudbetalinger er ikke indkomst, men skal refunderes til lejere eller for fremtidige perioder; systemet kategoriserer dem korrekt for at undgå fejl såsom at beregne depositum som indkomst.
• Ejendomskapital: "Åbningsbalance" kredit 4.523 er balanceført ejendomskapital ved start; "Ejeruddeling" er midler fordelt til ejeren i perioden, og viser et fradrag i kapitalen markeret med rødt. Daglige leje- og betalingsposter genererer sjældent kapitalposter; dette område stammer normalt fra åbningsbalancer, investeringer eller ejeruddelinger, og vises ikke, hvis der ikke er sådanne poster i perioden.
• Indkomst: Udover "Lejeindkomst" 222.818 er rengøringsgebyrer, vandregninger, internetgebyrer, depositum for reservationer og andre indtægter listet separat pr. konto, indkomst subtotal 243.849, med klarhed over hver indkomstkilde.
• Udgifter: "Virksomhedsadministrationsudgifter" "Lejeudgifter" "Gebyrudgifter" og andre udgifter i perioden, debetsamlet 30.015.

5. Udskriv og gem

Printerikonet i øverste højre hjørne af rapporten giver mulighed for at udskrive direkte eller gemme som PDF, uden behov for yderligere formatering ved aflevering til revisorer eller ejere.

6. Ofte stillede spørgsmål

Hvorfor er tal for kontant- og periodiseringsprincippet forskellige?

Forskellen ligger i tidspunktet for indregning. Periodisering indregner ved 'forfaldsdato'; indtægter tælles når lejen forfalder. Kontantprincip indregner ved 'modtagelsesdato'; indtægter tælles først, når pengene modtages. Hvis lejere betaler sent, vil indtægterne for de to metoder variere i perioden, hvilket er normalt.

Vises manuelle poster i hovedbogen?

Ja. Manuelle poster kombineres altid med periodesløbne poster og kræver ingen ekstra opsætning.

Kan jeg se regnskabet for en enkelt ejendom?

Ja. Vælg den specifikke ejendom i dropdown-menuen 'Ejendom/Ejer/Virksomhed', så vil systemet kun sammenfatte poster for den ejendom.